Una Extranet para los clientes del Despacho ¿Qué es una Extranet?

Se trata de una red privada vía Internet abierta a una red de personas o usuarios más allá de los miembros del Despacho. Sería el segmento de una red interna o Intranet a la que pueden acceder clientes y personas externas al Bufete.

Normalmente se utiliza para procesos de gestión y de tipo comercial. El principal valor añadido que una Extranet presenta para el Despacho es la posibilidad de ofrecer servicios e información a los clientes. También puede agilizar y facilitar la relación con proveedores o colaboradores del Despacho.

Una Extranet puede permitir además el intercambio de información con los diferentes despachos de la red de abogados, nacional o internacional, a la que se pertenece.

¿Que tipo de servicios se pueden ofrecer a los clientes desde una Extranet?

Consultas de expedientes, de su estado y evolución; información asociada a temas de contabilidad y facturación y contenidos de interés de tipo genérico e específicos para cada cliente.

Desde la Extranet, los clientes también pueden realizar consultas y solicitudes de información directamente a sus abogados o asesores y, si es necesario, enviar determinado tipo de documentación para agilizar gestiones.

Autenticación y autorización

Uno de los elementos principales a tener en cuenta es la seguridad de la Extranet, la red debe estar convenientemente protegida. Sólo han de poder acceder personas autorizadas que deben identificarse mediante la introducción de una clave.

La Extranet permite establecer diferentes perfiles de acceso a los distintos contenidos y prestaciones. De esta manera, cada cliente ve únicamente la información que le corresponde.

Teniendo en cuenta la privacidad de la información y servicios ofrecidos, es muy importante proteger la confidencialidad de los datos y la definición de los criterios y perfiles de acceso a la información.

Control de accesos a la Extranet

Una vez organizada la plataforma externa de servicios y los perfiles de acceso pueden controlarse, por ejemplo, las estadísticas de acceso a la Extranet agrupadas por clientes o por servicios más solicitados. Los datos estadísticos obtenidos serán de gran interés para un análisis estratégico y comercial del Despacho.

Las ventajas indudables que ofrece Internet en este tipo de usos es la rápida difusión de la información que permite el medio y la reducción de costes, además de la comodidad que resulta consultar los datos en cualquier momento y desde cualquier ordenador conectado a Internet.

La integración de las nuevas tecnologías en la gestión interna es algo habitual en la mayoría de los despachos y no debe temerse, por tanto, su aplicación en la oferta de servicios a clientes. El éxito progresivo de la banca online, por ejemplo, o de iniciativas institucionales como las de Hacienda, deben hacernos reflexionar sobre el hecho que los usuarios cada vez más prefieren disfrutar la comodidad de Internet en sus gestiones personales y profesionales.