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Los sistemas de minutación aplicados por los abogados

Los sistemas de minutación aplicados por los abogados

Oscar Fernández de León. Socio Director de Leonolarte Abogados

Los sistemas de minutación, considerados como la forma en la que los abogados perciben la compensación económica de sus clientes por los servicios prestados, constituyen una herramienta esencial para el crecimiento de los despachos, estando íntimamente vinculados a la política de precios de la firma y, cómo no, a la implementación de sus decisiones estratégicas, máxime si tenemos en consideración que la adecuada elección de uno u otro sistema repercutirá en los procesos de captación y fidelización del cliente y de rentabilidad del despacho.

1.    Introducción

Con fundamento en los artículos 44 del Estatuto General de la Abogacía Española y artículo 16 del Código Deontológico de la Abogacía Española[1], los abogados han ido desarrollando diversas modalidades que trataremos en este artículo, si bien a modo de introducción señalaremos los tres presupuestos que deben condicionar la puesta en práctica de todo sistema de minutación:

1º.-  Para la determinación lo más aproximada posible de los honorarios que serán objeto de minutación es fundamental que el despacho establezca a priori, y a través de su política de precios, el coste de producción del servicio y el beneficio que pretendemos obtener con la percepción de dichos honorarios.

2º.- Sea cual sea la modalidad empleada, es fundamental que el pacto por el que se establezca se materialice a través de la correspondiente hoja de encargo.

3º.- Todo sistema deberá respetar los principios de transparencia y previsibilidad que informan el proceso de fijación de los honorarios.

Expuesto lo anterior, examinaremos a continuación las modalidades más frecuentes existentes en el mercado de los servicios legales (honorarios fijos, por horas, iguala y pacto de cuota litis), para lo que seguiremos un esquema uniforme: concepto, características, beneficios e inconvenientes.

2.    Sistema de tarifación horaria

El sistema, conocido como facturación por horas, consiste en la minutación de los honorarios en una cuantía equivalente al resultado de multiplicar número de horas realizadas durante la prestación del servicio por el precio asignado a la hora de trabajo del profesional.

Este sistema, importado de las firmas anglosajonas y empleado habitualmente por los medianos y grandes despachos, se caracteriza por las siguientes notas:

–       Las tarifas horarias se fijan en función del profesional que va a intervenir en el asunto, de manera que la tarifa de un socio no será la misma que la de un asociado, ni esta igual que la de un junior. La categoría profesional, veteranía y experiencia son aquí determinantes para determinar el importe de la tarifa, lo cual es absolutamente lógico y coherente, pues a mayor experiencia y prestigio más altos serán los honorarios tarifados y viceversa.

–       Si bien es una cuestión discutible, en mi opinión, el tiempo dedicado a un asunto por el abogado no equivale en todos los casos a la eficacia o calidad exigida por el cliente, por lo que dependiendo de diversas circunstancias un profesional puede ser más eficaz en una hora de trabajo que en un número superior.

–       El despacho deberá disponer de un protocolo de control de horas, de modo que todos los abogados que intervengan en el asunto, deberán anotar con el debido rigor todas y cada una de las horas y fracciones que empleen durante su prestación. Actualmente, existen aplicaciones tecnológicas muy desarrolladas para tal fin.

–       Herramienta fundamental de este sistema lo constituye la factura profesional, en la cual el despacho habrá de realizar un pormenorizado desglose en el que se identifique el servicio prestado, el abogado que lo ha realizado, el tiempo dedicado (por horas), el valor de la hora y el precio final resultante al que se aplicarán los impuestos preceptivos (algunos despachos no especifican las horas por cada servicio, sino el total, a fin de evitar controversias con los clientes)

–       Este sistema de minutación tiene escasa implantación en los despachos pequeños, y ello debido a que los clientes que se sienten más atraídos por el mismo son aquellos que disponen de un elevado volumen de negocio, lo que los hace acreedores a recibir el asesoramiento de grandes firmas.

Como beneficios de este sistema para el abogado, podemos destacar que es un sistema neutro, en el que existe una absoluta equivalencia entre lo que se trabaja y lo que se percibe como remuneración, máxime cuando, como hemos expuesto anteriormente, el despacho, anteriormente a la minutación, ha establecido las bases de cálculo del coste de la hora de trabajo del abogado y el beneficio correspondiente, lo que supone evitar el riesgo de las desviaciones entre el coste y la retribución.

Por el contrario, el sistema exige un mayor esfuerzo a los profesionales implicados, quienes deberán realizar un metódico trabajo de control y comunicación de horas de trabajo, si bien como ya anticipamos con los últimos avances tecnológicos este inconveniente se ha suavizado sobremanera.

En cuanto al cliente, el principal beneficio es la neutralidad del sistema, ya que éste, a través de la factura dispondrá de una información muy completa sobre las tareas y el tiempo de dedicación del despacho. No obstante, el inconveniente reside en que el cliente, al comenzar con la relación profesional, desconoce la suma que finalmente va a tener que pagar al despacho, pues no existe estimación previa alguna, lo que suele mitigarse con la solicitud de una estimación previa de horas a realizar en el encargo. Por otro lado, el cliente es consciente de que el tiempo dedicado a un asunto por el abogado no equivale en todos los casos a la eficacia o calidad requerida.

La tendencia actual respecto a la aplicación del sistema de tarifación horaria viene representada por un notable descenso en la aplicación del mismo, pues los clientes, acuciados por los recortes presupuestarios en servicios jurídicos, consideran que a través del mismo no se tiene la suficiente certeza sobre el coste final, y por tanto no se adapta a los criterios de control financiero vigentes, emigrándose a otros sistemas que favorezcan la necesaria transparencia y previsibilidad.

3. Sistema de honorarios fijos o por precio determinado

A través de este sistema el despacho pacta con el cliente un precio fijo invariable por la prestación de unos servicios cuyo ámbito de actuación queda perfectamente determinado en la hoja de encargo.

Este sistema, de gran predicamento entre los abogados, y heredero directo de los ya extintos baremos mínimos y orientadores de los Colegios de Abogados, se caracteriza por los siguientes elementos:

–       Es un sistema muy empleado en la presupuestación de los asuntos judiciales, aunque es plenamente aplicable a supuestos de encargos extrajudiciales (elaboración de un contrato, constitución de una sociedad, etc…)

–        El precio presupuestado y aceptado por el cliente suele mantenerse invariable durante la relación profesional.

–       Para la estimación de los honorarios fijos, el despacho deberá emplear una correcta política de precios a través de un adecuado análisis del trabajo a realizar, los profesionales que intervendrán en el asunto, o el tiempo previsto de dedicación y, con esta información, realizar una estimación previa del coste de los honorarios.

Para el abogado, este sistema tiene como beneficio principal la seguridad que le proporciona el conocer los honorarios que va a percibir por el encargo y la forma de pago del mismo, lo que facilitará la gestión financiera y presupuestaria del despacho, pues dispondrá de unos ingresos establecidos desde el principio y con una previsión de cobro a futuro, que favorecerá, junto con otros casos similares, la gestión de su tesorería.

Sin embargo, la fijación de honorarios determinados se caracteriza por su incertidumbre, puesto que en la mayoría de los casos el abogado no estará en condiciones de poder cerrar ab initio y con la debida seguridad un precio por sus servicios, y ello debido a la dificultades de conocer las incidencias futuras del proceso, por lo que en ocasiones la estimación será defectuosa y posteriormente el trabajo, muy superior al previsto, se tornará irrentable.

Por el contrario, para el cliente, este sistema genera mucha seguridad y certidumbre, puesto que desde el principio conocerá el importe y forma de pago de los honorarios, lo que facilitará su gestión presupuestaria.

Concluir señalando que, en la actualidad, es un sistema muy empleado en los despachos profesionales, especialmente medianos y pequeños, y cuyo uso, a resultas de la crisis económica, se está incrementando en los grandes despachos.

4.    La iguala de servicios profesionales

La iguala de servicios[2] es una modalidad del contrato típico de arrendamiento de servicios previsto en el artículo 1.544 del Código Civil, por el que el despacho se compromete durante un cierto tiempo a prestar un servicio a cambio de un precio cierto, concreto y determinado de antemano, que el cliente abonará por períodos establecidos; precio que no será objeto de modificación (salvo exclusiones pactadas), y se abonará con independencia del contenido, importancia o complejidad concreta de los problemas que se planteen dentro de la órbita de los servicios pactados; resultando indiferente la mayor o menor complejidad de los trabajos, que se remuneran con un precio único (la “iguala”), al margen de la complejidad o falta de complejidad de los trabajos, e incluso de si éstos llegan a producirse. Más que la efectiva prestación de un servicio concreto, es la disposición y obligación de prestarlo a requerimiento del arrendador.

Atendiendo a esta definición, la iguala de servicios, que puede por tanto considerarse una modalidad de honorarios fijos, está revestida de las siguientes características:

–       Los honorarios son fijos y determinados al formalizar el contrato (salvo exclusiones pactadas)

–       El pago de los honorarios suele ser periódico, normalmente de carácter mensual o trimestral.

–       Si bien los encargos concretos a realizar por el abogado no están concretados ab initio, el abogado deberá prestar sus servicios una vez estos se produzcan (siempre dentro del marco del tipo de servicios pactado) sea cual sea el nivel de su complejidad.

–       En cuanto al alcance de los servicios, la iguala permite discriminar a través de su objeto los servicios contratados, lo que permitirá buscar fórmulas mixtas de minutación (por ejemplo, iguala por servicios de asesoramiento extrajudicial y bonificación del X % en litigios)

En cuanto a los inconvenientes de la iguala para el abogado, estos pueden circunscribirse a tres situaciones bien conocidas por quienes emplean este sistema:

1º. Una deficitaria política de precios o una mala negociación puede motivar que se pacte la prestación de un servicio a un precio inferior a los costes que se van a devengar, hipotecándose con ello la relación puesto que, sin ningún género de dudas, terminarán produciéndose conflictos en un contexto deficitario de la misma.

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