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Comunicación electrónica de nacimientos desde centros sanitarios

Comunicación electrónica de nacimientos desde centros sanitarios

La Ley 19/2015, de 13 de julio, de medidas de reforma administrativa en el ámbito de
la Administración de Justicia y del Registro Civil modifica la Ley 20/2011, de 21 de julio, del
Registro Civil con la intención de que, a partir de la entrada en vigor de la citada Ley, el 15
de octubre de 2015, la comunicación para la inscripción de los recién nacidos se realice
directamente desde los centros sanitarios, a modo de «ventanilla única» donde los padres
firmarán el formulario oficial de declaración al que se incorporará el parte facultativo
acreditativo del nacimiento, y los documentos acreditativos preceptivos, que se remitirán
telemáticamente desde el centro sanitario al Registro Civil competente, amparado con
sistemas de autenticación seguros del personal del centro. Asimismo se remitirán los datos
necesarios para el Instituto Nacional de Estadística a efectos de las competencias
asignadas por la Ley a dicho Instituto. Por tanto, no será necesario, como norma general,
acudir personalmente a la Oficina de Registro Civil para realizar la inscripción del nacido.
Considerando la nueva «vacatio legis» de la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro
Civil, el nuevo modelo de Registro Civil no se implantará hasta el 30 de junio de 2017. No
obstante lo anterior, la vigencia del nuevo sistema de comunicación electrónica de
nacimientos se anticipa al 15 de octubre de 2015, por lo que procede aplicar las normas de
la Ley 20/2011 en los Registros Civiles actualmente existentes y regidos por la Ley de 8 de
junio de 1957, sobre el Registro Civil, practicándose en la sección de nacimientos las
oportunas inscripciones, tal y como contempla la disposición transitoria segunda de la
Ley 19/2015 de 13 de julio. Es por ello que ciertas previsiones de los artículos de la
Ley 20/2011, de 21 de julio que entran en vigor el 15 de octubre de 2015 no serán aplicables
dado que se refieren al modelo de Registro Civil que en la misma se establece: en particular
no procederá la apertura de registro individual ni la asignación de código personal a que se
refiere el último párrafo del artículo 44.3 de la citada Ley, ni la constancia en la inscripción de
la realización de pruebas biométricas (artículo 46).
El carácter electrónico del modelo de tramitación de la inscripción de nacimientos
desde centros sanitarios está concebido para, entre otras funciones, permitir al ciudadano
tramitar sus peticiones a la Administración a través de medios telemáticos. Por tanto, la
adecuada prestación del servicio debe garantizar la seguridad no solo del sistema, sino
también de los datos, las comunicaciones y los servicios electrónicos, cumpliendo los
requisitos y medidas de aplicación según la normativa de seguridad en vigor.
Es objeto de esta Instrucción establecer los procedimientos y requisitos técnicos para
hacer efectiva dicha remisión con pleno respeto al Esquema Nacional de Seguridad,
aprobado por Real Decreto 3/2010, de 8 de enero y a la normativa de Protección de Datos
de Carácter Personal (Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos
de carácter personal y Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre).
II
La comunicación de la solicitud de inscripción se realizará por personal del Centro
Sanitario autorizado, y sólo en aquellos Centros Sanitarios previamente registrados y
autorizados por esta Dirección General. A tal efecto la Gerencia de los Centros Sanitarios
Públicos, por sí o a través de la autoridad de la Comunidad Autónoma correspondiente con
competencia sobre la Dirección de Centros Sanitarios Públicos o el representante de la
empresa titular del Centro Sanitario Privado podrá dirigir una solicitud a este Centro
Directivo, designando a las personas que actuarán en representación del Centro sanitario
como responsables de la gestión de los usuarios administrativos de la aplicación
informática a través de la cual se efectuarán las comunicaciones. Las personas así
designadas realizarán esta gestión de usuarios en la propia aplicación informática,
debiendo autenticarse para ello mediante certificado de firma electrónica reconocida.
El acceso al sistema por el personal administrativo previamente autorizado también
debe realizarse con las debidas garantías de confidencialidad de la información y las
comunicaciones. Para ello se deberá utilizar el cifrado de la comunicación mediante la
conexión https y se deberá controlar el acceso mediante autenticación con cualquier medio
válido permitido por Cl@ve, plataforma común del Sector Público Administrativo Estatal
para la identificación, autenticación y firma electrónica, denominada, mediante el uso de
claves concertadas, aprobada por Orden PRE/1838/2014, de 8 de octubre, por la que se
publica el Acuerdo de Consejo de Ministros de 19 de septiembre de 2014.
III
A pesar de la vocación de universalidad con la que se manifiesta la Ley 19/2015, de 13
de julio, existen ciertos supuestos que quedan excluidos de la posibilidad de remisión
desde Centros Sanitarios. En primer lugar, cuando se haya superado el plazo legal de
setenta y dos horas desde el nacimiento contemplado para efectuar la comunicación en el
artículo 46 de la Ley 20/2011. En estos casos la solicitud de inscripción podrá formularse
de forma presencial en el plazo de los diez días siguientes al nacimiento (artículo 47
Ley 20/2011). No obstante, este plazo podría llegar a los 30 días cuando se acredite justa
causa conforme al artículo 166 del Reglamento del Registro Civil.
Además, desde el punto de vista jurídico, no puede efectuarse la comunicación del
acto inscribible en aquellos supuestos que requieren declaración o expediente tramitado
ante el Encargado del Registro Civil conforme a la legislación vigente. De este modo, no
podrán comunicarse electrónicamente desde los Centros Sanitarios los nacimientos
cuando la declaración sea contraria a la presunción de paternidad (artículos 116 del Código
Civil, 44.4.b) de la Ley 20/2011, y 184 RRC); cuando alguno de los progenitores sea menor
de edad (artículo 121 del Código Civil) o tenga la capacidad modificada judicialmente;
cuando se trate de nacimientos de hijos no matrimoniales en el caso de ausencia,
fallecimiento o incapacidad del padre, la madre o ambos (artículos 120.1 y 122 del Código
Civil); cuando los dos progenitores sean extranjeros de distinta nacionalidad; o cuando la
madre haya renunciado al hijo (artículo 45.3 de la Ley 20/2011).
Igualmente quedan excluidos sin que quepa la personación en el Registro Civil, los
nacimientos en el caso de que se pretenda inscribir como progenitores a dos mujeres no
legalmente casadas (artículo 44.5 de la Ley 20/2011 y artículo 7 de la Ley 14/2006, de 26
de mayo, sobre técnicas de reproducción humana asistida), ya que la Ley no contempla
que la filiación con el segundo progenitor pueda establecerse en la inscripción del
nacimiento en el Registro Civil. En estos casos se podrá efectuar la comunicación
únicamente respecto de la filiación correspondiente al progenitor gestante.
IV
Como dispone el artículo 46 párrafo segundo de la Ley 20/2011, la comunicación se
realizará mediante la remisión electrónica del formulario oficial de declaración debidamente
cumplimentado por el centro sanitario y firmado por la persona o personas que tengan la
obligación de comunicar el nacimiento.
Los anexos de esta Instrucción detallan el contenido del formulario electrónico que
comprenderá la identificación y nacionalidad de los declarantes, y sus declaraciones
relativas al nombre elegido para el recién nacido, el orden de sus apellidos y su filiación
paterna. Se prevén distintas variantes del formulario para comprender diversos supuestos,
según exista o no matrimonio, se trate de madre soltera o se haya solicitado cambio en el
orden de los apellidos.
A este formulario se incorporará el parte acreditativo del nacimiento firmado por el
facultativo que hubiese asistido al parto. Tal y como prevé la disposición transitoria tercera
de la Ley 19/2015, la firma del facultativo podrá realizarse de forma manuscrita o
electrónica. Los documentos identificativos de los progenitores deben remitirse
digitalizados al Registro Civil competente, a efectos de que pueda verificarse que se ha
llevado a efecto la identificación según dispuesto sobre este punto en los artículos 44 y 46
de la Ley 20/2011. Los documentos necesarios para proceder a la tramitación deberán ser
digitalizados con una calidad suficiente para garantizar su uso esperado y su fidelidad
respecto al original. Por ello y siguiendo el criterio de la Resolución de 19 de julio de 2011,
de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma
Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos, se establece una resolución
mínima para la digitalización de documentos, que será de, al menos, 200 píxeles por
pulgada (dpp).
Para dar cumplimiento a la previsión del párrafo tercero del artículo 46 de la
Ley 20/2011, simultáneamente a la presentación de los citados formularios oficiales, la
aplicación informática permitirá remitir al Instituto Nacional de Estadística los datos
requeridos a efectos de las competencias asignadas por la Ley a dicho Instituto.
La comunicación de la información y documentos digitalizados al Registro Civil se
realizará con garantías de autenticidad e integridad mediante la utilización del sello de órgano
de esta Dirección General y constando en todo caso el valor HASH de cada documento.
Asimismo se aclara en esta Instrucción el carácter gratuito de todas las actuaciones
necesarias para esta remisión, en cumplimiento de la Ley 25/1986, de 24 de diciembre, por
la que se suprimieron las tasas que se devengaban por las actuaciones del Registro Civil.
V
El Registro Civil competente, una vez recibida y examinada la documentación, debe
practicar de modo inmediato la inscripción de nacimiento y expedir certificación literal
(preferentemente electrónica) de la inscripción de nacimiento. Los Registros Civiles deben
dar cumplimiento al mandato legal contenido en el artículo 44.3 de la Ley 20/2011, en la
misma línea que ya dispusiera el artículo 28 de la Ley de 8 de junio de 1957, y practicar
las operaciones de modo inmediato y sin demora alguna, lo que resulta esencial para el
mejor servicio al ciudadano.
De conformidad con las previsiones del artículo 46 de la Ley 20/2011, los documentos
digitalizados y remitidos electrónicamente al Registro Civil son título suficiente para la
práctica de la inscripción de nacimiento. Dichos documentos quedan archivados en los
sistemas informáticos del Registro Civil y servirán como antecedente para cualquier trámite
o expediente posterior que pudiera precisarse en relación con la inscripción. De este modo
resultará improcedente exigir al ciudadano la aportación de copia de los mismos para su
cotejo o consideración en cualquier expediente referido a la inscripción practicada.
La expedición de la certificación de nacimiento tiene gran relevancia ya que conforme
a la disposición adicional tercera de la Ley 19/2015, no será necesario actualizar el
contenido del Libro de Familia cuando se acompañe de esta certificación literal electrónica
acreditativa del nacimiento.
Esta certificación se pondrá a disposición para su descarga por el interesado en la
sede electrónica del Ministerio de Justicia. En el caso en el que el declarante no haya
proporcionado una dirección de correo electrónico en el formulario, la remisión de dicho
certificado se realizará por correo postal.
En su virtud, dispongo:
Primero. Alta en la aplicación para la tramitación de las comunicaciones desde Centros
Sanitarios.
1. Para poder realizar comunicaciones de actos inscribibles a los Registros Civiles,
con carácter previo se dará de alta a los Centros Sanitarios en el sistema informático que
pondrá a su disposición la Dirección General de los Registros y del Notariado para la
realización de tales comunicaciones. La solicitud de alta se podrá formular por la Gerencia
del Centro Sanitario Público o por el representante de la empresa titular del Centro
Sanitario Privado.
La autoridad de la Comunidad Autónoma con competencia sobre la Dirección de
Centros Sanitarios Públicos podrá remitir conjuntamente las solicitudes formuladas por las
Gerencias de los Centros Sanitarios de su ámbito territorial.
Esta solicitud se dirigirá a la Dirección General de los Registros y del Notariado por
cualquiera de los medios previstos en la legislación reguladora del procedimiento
administrativo, según el formulario que consta en el anexo I de esta Instrucción y contendrá
los siguientes datos:
a) Denominación del centro hospitalario.
b) Código asignado en el catálogo nacional de centros sanitarios.
c) Oficinas de atención al paciente desde las que se prestará el servicio de
comunicación al Registro Civil y, para cada una de ellas, nombre, apellidos, número de
documento identificativo, dirección de correo electrónico y teléfono de aquellas personas
que actuarán en representación del Centro sanitario y serán responsables de la gestión de
los usuarios administrativos de dicha oficina.
2. El mismo procedimiento expresado en el apartado anterior se utilizará para solicitar
la baja o modificación de datos de centros sanitarios en la aplicación informática.
3. El personal del Centro sanitario autorizado para realizar comunicaciones al Registro
Civil deberá ser dado de alta o baja en la aplicación informática por la persona designada para
representar al Centro Sanitario conforme al apartado 1. La solicitud de alta deberá hacerse
informáticamente, con certificado de firma electrónica reconocida y conforme al formulario que
figura en el anexo II de esta Instrucción. Deberá contener los siguientes datos:
a) Nombre, apellidos y número de documento de identidad del miembro del personal
del Centro que se va a autorizar.
b) Identificador de la oficina de atención al paciente al que pertenece.
c) Periodo de validez del usuario creado, que no podrá ser superior a un año.
Segundo. Acceso al sistema por el personal de centros sanitarios.
1. Todo acceso al sistema se realizará a través de Hypertext Transfer Protocol Secure
(Protocolo seguro de transferencia de hipertexto), conocido por sus siglas HTTPS.
2. El personal administrativo de los Centros Sanitarios se autenticará por cualquiera
de los medios válidos permitidos por Cl@ve, plataforma común del Sector Público
Administrativo Estatal para la identificación, autenticación y firma electrónica, denominada
mediante el uso de claves concertadas.
Tercero. Supuestos excluidos de la remisión de información.
1. No será aplicable la remisión de información para la práctica de inscripciones
desde centros sanitarios, por motivos técnicos, en los siguientes supuestos:
1.º Cuando el Registro Civil competente para inscribir el acto no se encuentre
informatizado o no utilice la aplicación informática de gestión de inscripciones registrales
del Ministerio de Justicia (INFOREG), salvo que por otros medios técnicos se hubiera
habilitado la recepción de comunicaciones a los Registros informatizados que no utilicen
dicha aplicación.
2.º Cuando el Centro Sanitario no esté registrado en la aplicación informática del
Ministerio de Justicia.
3.º Cuando por motivos técnicos no pudiera accederse la aplicación informática del
Ministerio de Justicia.
2. No será aplicable la remisión de información para la práctica de inscripciones
desde centros sanitarios en todos los casos que requieran declaración o expediente
tramitado ante el Encargado del Registro Civil conforme a la legislación vigente, y en
especial los siguientes:
1.º Cuando se requiera la destrucción previa de la presunción de paternidad.
2.º Cuando alguno de los progenitores sea menor de edad o tenga la capacidad
modificada judicialmente.
3.º Cuando se trate de nacimientos de hijos no matrimoniales en el caso de ausencia,
fallecimiento o incapacidad del padre, la madre o ambos progenitores.
4.º Cuando los dos progenitores sean extranjeros de distinta nacionalidad.
5.º Cuando la madre haya renunciado al hijo.
3. La remisión de la documentación y de la solicitud de inscripción por el Centro
Sanitario deberá efectuarse en el plazo máximo de setenta y dos horas siguientes al
nacimiento. Transcurrido este plazo, la inscripción de nacimiento podrá declararse en el
plazo de 10 días en el Registro Civil competente, sin perjuicio de que pueda ampliarse este
plazo hasta 30 días cuando se acredite justa causa conforme al artículo 166 del
Reglamento del Registro Civil.
Cuarto. Documentación a remitir a los Registros civiles.
1. La identificación por el personal del centro sanitario del progenitor o progenitores
y del declarante, según los casos, se efectuará mediante la aportación de documento
acreditativo de identidad válido y vigente según la Ley que deberá digitalizarse por
completo para su remisión al Registro Civil competente.
2. Los declarantes entregarán al personal del centro sanitario encargado de la
remisión el parte acreditativo del nacimiento firmado por el facultativo que hubiese asistido
al parto para su digitalización. Los facultativos que dispongan de firma electrónica
reconocida podrán firmar digitalmente este parte.
3. El personal del centro sanitario cumplimentará en la aplicación informática el
formulario con los datos facilitados por el declarante o declarantes, según los campos
contenidos en el anexo III de esta Instrucción. Asimismo el formulario contendrá los datos
necesarios para la declaración al Instituto Nacional de Estadística. En todo caso el
formulario deberá contener:
a) La declaración firmada de los progenitores. La firma del formulario por el padre
implica reconocimiento de paternidad conforme al artículo 120.1.º del Código Civil.
b) La advertencia que, bajo la responsabilidad del declarante, no se ha promovido ni
se promoverá la inscripción del recién nacido en otro Registro Civil.
c) La conformidad de los progenitores en caso de alterar el orden habitual de los
apellidos del recién nacido, firmada por ambos. En la declaración debe constar de forma
clara la obligatoriedad de respetar el orden de los apellidos en la inscripción de todos los
hijos de la pareja.
d) La solicitud expresa de inscripción en el Registro Civil correspondiente al domicilio
de ambos progenitores, en caso de hacerse uso de esta facultad.
4. Este formulario será firmado de forma manuscrita por los declarantes. Se considera
declarante a efectos de la inscripción en el Registro Civil al firmante o firmantes del
formulario, sin perjuicio de que pueda hacerse constar en las observaciones a la inscripción
que el modo de remisión ha tenido lugar a través del Centro Sanitario, identificando éste.
5. El formulario deberá ser firmado necesariamente por ambos progenitores a los
efectos de reconocer la paternidad en el caso de no existir vínculo matrimonial, o por
ambos cónyuges cuando no se aporte el documento acreditativo de la existencia del
vínculo matrimonial. La solicitud de inscripción podrá formularse por un declarante
diferente al progenitor en los siguientes casos:
a) Cuando se trate de hijos matrimoniales y se acredite el matrimonio mediante libro
de familia o certificado de matrimonio.
b) Cuando se determine únicamente la filiación materna, sin que se establezca
filiación con un segundo progenitor y se respete el orden de los apellidos de la madre.
Quinto. Remisión por el Centro Sanitario.
1. Una vez digitalizados los documentos expresados en el punto anterior, se
procederá a su remisión electrónica al Registro Civil. Para garantizar la autenticidad e
integridad de los datos transmitidos se usarán mecanismos de sellado digital mediante
firma con el sello de órgano de la DGRN. Asimismo deberá constar el valor HASH de cada
documento remitido al Registro Civil.
2. Para la remisión de documentos digitalizados a que se refiere esta Instrucción, se
utilizará el formato de documento portátil (en el original inglés, Portable Document Format,
en acrónimo PDF). Los documentos deberán ser digitalizados con una resolución mínima
que permita su legibilidad, en ningún caso inferior a 200 píxeles por pulgada (dpp), y no
podrán superar los 2 MB de tamaño.
3. El sistema generará un acuse de recibo de la solicitud de inscripción que se
entregará a los declarantes junto con el formulario original firmado por ellos y el certificado
médico aportado, en el que deberá constar sello indicativo del procedimiento en el que se
ha utilizado.
4. En la toma de datos y recepción de documentos de los interesados y en su
remisión deberán respetarse las prescripciones de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de
diciembre, de Protección de Datos de carácter personal.
5. Todas las actuaciones necesarias para esta remisión tendrán carácter gratuito.
Sexto. Operaciones a realizar por los Registros civiles.
1. El Registro Civil competente, una vez recibida y examinada la documentación,
practicará inmediatamente la inscripción de nacimiento si procede. A tal efecto se
considerarán documentos auténticos susceptibles de causar las inscripciones
correspondientes los digitalizados y remitidos por los centros sanitarios en los términos
señalados por el artículo 46 de la Ley 20/2011, y las normas de desarrollo. Dichos
documentos serán objeto de archivo en los sistemas informáticos del Registro Civil como
antecedente para cualquier trámite o expediente posterior que pudiera precisarse en
relación con la inscripción, sin que pueda exigirse al ciudadano aportar copia de los
mismos.
2. Una vez practicada la inscripción, el Encargado expedirá certificación literal
electrónica de la inscripción de nacimiento y la pondrá a disposición del declarante o
declarantes. Esta certificación podrá descargarse en la sede electrónica del Ministerio de
Justicia, lo que se comunicará al declarante o declarantes en la dirección de correo
electrónico que a tal efecto se haya indicado en el formulario.
3. En caso de que el declarante no haya proporcionado una dirección de correo
electrónico para la puesta a disposición de la certificación, la remisión se realizará por
correo postal.
4. Cuando no procediese practicar la inscripción por existir algún impedimento legal,
el Registro Civil lo comunicará al interesado por los mismos medios señalados en los
apartados anteriores.
Séptimo. Entrada en vigor.
Las disposiciones de esta Instrucción entrarán en vigor al mismo tiempo que la
Ley 19/2015, de 13 de julio, y los artículos 44, 45, 46, 47, 64, 66, los apartados 1 y 4 del
artículo 49, el apartado 3 del 67 y la disposición adicional novena de la Ley 20/2011, de 21
de julio, que son de aplicación parcial según la misma, es decir, el 15 de octubre de 2015.
Madrid, 9 de octubre de 2015.–El Director General de los Registros y del Notariado,
Francisco Javier Gómez Gálligo.

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