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Guía para las empresas sobre la nueva obligación de elaborar y presentar el estado de información no financiera

Guía para las empresas sobre la nueva obligación de elaborar y presentar el estado de información no financiera

BDO, una de las mayores organizaciones globales de servicios profesionales, ha elaborado una guía para las empresas sobre cómo deben elaborar y presentar el estado de información no financiera en relación con sus actividades.

La aprobación e implementación de esta nueva normativa (Ley 11/2018 aprobada el pasado mes de diciembre) introduce importantes novedades a través de las que España pasará a ser un referente en Europa en materia de divulgación de información no financiera. La implantación de esta Ley supone un gran paso para las empresas en la mejora de la transparencia y así aumentar la confianza de los inversores, los consumidores y la sociedad en su conjunto con la divulgación de información sobre temas de gran relevancia: sostenibilidad, medioambiente, diversidad, asuntos sociales,…).

Los Objetivos de Desarrollo Sostenible de Naciones Unidas promueven nuevos modelos de gestión y su cumplimiento exige determinados compromisos. De acuerdo con el estudio de Expectativas y tendencias en la empresa española en 2019, realizado por BDO, la asunción de mayores compromisos del entorno social y ambiental tienen un mayor peso en la agenda de las empresas para este año. En concreto, el 78 % las compañías están interesadas en cumplir la normativa vigente (Compliance); el 74 % en mantener buenas relaciones con los agentes sociales; el 73 % en fortalecer la ética dentro de la empresa y el 71 % en desarrollar una gestión transparente.

Si bien la entrada en vigor de esta Ley es inmediata y debe aplicarse ya en las cuentas de 2018, a partir de 2022 se ampliará su ámbito de aplicación y las empresas con más de 250 trabajadores consideradas de interés público tendrán la obligación de presentar el estado de información no financiera. A día de hoy, las compañías con un número de trabajadores superior a 500 empleados y que hayan alcanzado durante dos ejercicios consecutivos 20 millones de euros de activos o 40 millones de euros netos de cifra de negocio están sujetas a su presentación.

El estado de información no financiera (EINF) incluirá la información necesaria para comprender la evolución, los resultados y la situación de la sociedad o grupo de sociedades, y el impacto de su actividad respecto, al menos, a cuestiones medioambientales y sociales, al respeto de los derechos humanos y a la lucha contra la corrupción y el soborno, así como relativas al personal.

Pasos a dar para cumplir con la Ley y agentes implicados

BDO, que ha diseñado una guía con ocho pasos básicos, recomienda crear un modelo de gobierno que aúne a las personas encargadas de elaborar el informe para que centralicen los datos necesarios mediante su recopilación, consolidación y control. En paralelo, es conveniente realizar un análisis de materialidad, es decir, estudiar aquellos temas de la empresa que no estén vinculados a los aspectos financieros y que puedan ser incluidos en el estado de información, lo que permitirá definir los indicadores clave para la gestión y mitigación de los riesgos asociados. A partir de esto, la sociedad deberá determinar qué materias relacionadas con aspectos sobre el medioambiente, el personal, los derechos humanos, las medidas contra la corrupción y el soborno, el desarrollo sostenible y las políticas de diversidad deberán incluir en su informe. Será conveniente también elaborar un análisis para determinar cómo se están gestionando los riesgos y la normativa interna (políticas, procedimientos…) con el objetivo de determinar un proceso de mejora.

En base a ello, la tarea de solicitud y recopilación de datos de las áreas identificadas será mucho más ágil. No obstante, en este punto es aconsejable, con el fin de conseguir una homogeneidad de la información y un mayor control de magnitudes cuantitativas, establecer un modelo común de recopilación de la información.

Con toda la documentación, el siguiente paso será analizar la información y valorar su adecuación, integridad y suficiencia para elaborar el reporte definitivo. La Ley establece que la información incluida en el estado de información no financiera deberá ser verificada por un prestador independiente de servicios de verificación, y será aprobada por parte de todos los administradores de la sociedad.  En opinión de BDO, el papel de la firma que verifica la información es fundamental para dar credibilidad a la información aportada, incrementar la confianza de los distintos agentes y grupos de interés, y potenciar la divulgación de esta información.

Adicionalmente, el auditor de cuentas anuales deberá comprobar que el estado de información no financiera se encuentra incluida en el informe de gestión o, en su caso, se haya incorporado en este la referencia correspondiente al informe separado. En el caso de que no fuera así, lo indicará en el informe de auditoría. El papel del auditor interno en todo este proceso, también resulta fundamental para aportar un enfoque estratégico y en la definición de controles.

El cómo y el cuándo

La Ley prevé dos opciones mediante las cuales las sociedades sujetas a la elaboración del estado de información puedan presentar el informe final: por una parte, este podrá ser incluido en el Informe de Gestión, o bien, se puede emitir un informe independiente en el que se indique de manera expresa que se trata de información no financiera y de diversidad ligado al Informe de Gestión. Sea cual fuere la opción escogida para su presentación, todas las empresas están sujetas a los mismos criterios de aprobación, depósito y publicación.

Sobre este último aspecto, las compañías disponen de un plazo máximo de tres meses, desde el cierre del ejercicio fiscal, para presentar las cuentas anuales, el informe de gestión y el estado de información que deberá ser publicado de forma gratuita y de fácil acceso en la propia web de la empresa dentro de los seis meses posteriores a la fecha de finalización del año financiero y por un periodo de cinco años. 

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