Cómo evitar problemas de legibilidad, tamaño o formato que pueden hacer que tus escritos sean rechazados por LexNET
Errores frecuentes al escanear documentos para juicio
(Imagen: E&J)
Cómo evitar problemas de legibilidad, tamaño o formato que pueden hacer que tus escritos sean rechazados por LexNET
Errores frecuentes al escanear documentos para juicio
(Imagen: E&J)
Escanear documentos parece una tarea sencilla, casi rutinaria, pero en el contexto de la práctica jurídica, hacerlo mal puede tener consecuencias serias. Muchos despachos todavía subestiman la importancia de contar con copias digitales de calidad, y eso se traduce en incidencias que van desde la inadmisión de escritos hasta la pérdida de tiempo en subsanar errores técnicos. En un entorno donde los plazos son estrictos y cualquier retraso puede poner en riesgo una estrategia procesal, asegurar que cada documento se escanee correctamente no es un lujo, sino una obligación profesional.
Uno de los errores más comunes es el escaneo en baja resolución. En el intento de generar archivos más ligeros y rápidos de enviar, muchos abogados o administrativos ajustan los escáneres a 75 o 100 ppp, lo que produce textos borrosos, sellos ilegibles y firmas poco claras. Este problema no siempre es evidente al ver el documento en pantalla, pero se agrava cuando el archivo se imprime o cuando un funcionario judicial necesita verificar con detalle una rúbrica o una fecha. La recomendación general es escanear a un mínimo de 200 ppp en blanco y negro para textos y 300 ppp en escala de grises o color cuando el documento contenga gráficos, sellos o firmas manuscritas que deban ser claramente distinguibles.
Otro fallo habitual son las imágenes torcidas o mal alineadas. Esto ocurre con frecuencia cuando se escanean documentos encuadernados o cuando se utilizan dispositivos móviles sin un soporte adecuado. Las páginas torcidas no solo dificultan la lectura, sino que también pueden provocar que el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) no funcione correctamente, lo que impide que el texto sea indexado y buscable en el expediente electrónico. Además, dan una impresión de descuido que puede restar profesionalidad al trabajo presentado. Solucionarlo es tan simple como revisar la vista previa antes de guardar el archivo y, en el caso de usar el móvil, optar por apps que corrigen automáticamente la perspectiva.
El tamaño de los archivos también suele ser una trampa inadvertida. LexNET, la plataforma de presentación telemática de escritos, rechaza los archivos que superan los 30 MB, y muchos abogados descubren este límite justo cuando intentan enviar su escrito con carácter urgente. Escanear en color a resoluciones excesivas o no comprimir el PDF son las causas más frecuentes de que un archivo pese demasiado. Por eso es recomendable configurar el escáner en modo “documento” y utilizar herramientas de compresión integradas en Adobe Acrobat u otras aplicaciones. Reducir el tamaño no debe implicar perder calidad: la clave está en equilibrar ambos factores para garantizar que el documento sea legible y aceptado.
Las soluciones tecnológicas actuales facilitan mucho esta tarea. Aplicaciones como CamScanner o Adobe Scan permiten capturar documentos desde el teléfono con resultados sorprendentemente profesionales. Detectan los bordes de la página, corrigen automáticamente la inclinación, mejoran el contraste y generan archivos PDF ligeros optimizados para su envío. Además, integran OCR, lo que permite convertir imágenes en texto seleccionable y buscable, algo muy útil cuando más adelante se quiere localizar rápidamente información dentro del expediente. Usar estas apps no significa abandonar el escáner de sobremesa, sino complementar el flujo de trabajo y disponer de una herramienta ágil cuando se necesita rapidez.
También es importante adoptar un protocolo interno en el despacho que defina estándares mínimos de escaneo. Este protocolo debe incluir la resolución recomendada, el tipo de color, el formato de archivo (preferiblemente PDF/A), la nomenclatura de los archivos y una revisión previa antes de incorporarlos al expediente. Así se evitan variaciones según quién realice la tarea y se garantiza que todos los documentos cumplen con los requisitos técnicos que exigen los sistemas judiciales.
Cuidar estos detalles reduce incidencias, ahorra tiempo y protege la imagen profesional del despacho. Un documento mal escaneado puede parecer un problema técnico menor, pero cuando provoca que el juzgado lo rechace o que haya que repetir un envío en el último minuto, se convierte en un obstáculo costoso. En cambio, implementar buenas prácticas de escaneo es una inversión mínima que ofrece un gran retorno: procesos más fluidos, menos errores y mayor confianza en que cada escrito será recibido y admitido sin inconvenientes. En la abogacía, donde los plazos y la precisión son críticos, cada detalle técnico cuenta, y escanear bien es uno de esos pequeños gestos que marcan una gran diferencia.
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