Cómo organizar el archivo físico del despacho con códigos QR
Vincular cada carpeta física con su expediente digital mediante un código QR reduce pérdidas de tiempo y mejora la trazabilidad del trabajo jurídico
(Imagen: E&J)
Cómo organizar el archivo físico del despacho con códigos QR
Vincular cada carpeta física con su expediente digital mediante un código QR reduce pérdidas de tiempo y mejora la trazabilidad del trabajo jurídico
(Imagen: E&J)
En muchos despachos, el archivo físico sigue siendo una realidad ineludible. Pese a la digitalización progresiva de la justicia y de los flujos internos, los abogados todavía manejan contratos en papel, resoluciones firmadas, poderes notariales y copias compulsadas que deben conservarse por motivos legales o probatorios. Sin embargo, uno de los mayores problemas que enfrentan los equipos jurídicos es la desconexión entre el archivo físico y el digital. Un documento puede estar escaneado en la nube, pero su versión en papel está en una estantería sin referencia clara, y al revés. Esa brecha consume tiempo, genera duplicidades y, en ocasiones, errores. La solución práctica, sencilla y de bajo coste es incorporar códigos QR en cada carpeta física que redirijan directamente al expediente digital correspondiente.
El sistema es simple, pero requiere método. Consiste en asignar a cada caso o expediente un código QR único que, al escanearse con el móvil o una tablet, abre el acceso al repositorio digital donde se guarda toda la documentación. Este enlace puede conducir a una carpeta en SharePoint, Google Drive o al propio gestor documental del despacho. La clave está en mantener una estructura homogénea y segura: los QR deben estar asociados a enlaces protegidos, con acceso restringido al personal autorizado, y con un registro claro de quién puede visualizar o editar los documentos.
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