Lo que muchos abogados no saben de los notarios

Este mes de noviembre se han cumplido dos años desde la entrada en vigor de la Ley 11/2023 que autorizó la digitalización de diversas actuaciones notariales y la creación del protocolo notarial electrónico, es decir, la creación de un archivo electrónico de las escrituras que permite expedir copias electrónicas autorizadas con código seguro de verificación (CSV) para que las personas físicas y jurídicas puedan disponer de sus documentos notariales en sus ordenadores y dispositivos para poder guardarlos, intercambiarlos y enviarlos directamente a los organismos que lo soliciten.

Los notarios en la actualidad tienen un protocolo electrónico que es un reflejo idéntico del protocolo en papel. De cada escritura hay una matriz que tiene un doble soporte, en papel y digital. En la actualidad cualquier persona, mediante acceso acreditado a la Sede Electrónica Notarial a través del portanotarial.es, puede conocer todas las escrituras públicas que ha otorgado en los últimos 20 años y ante qué notarios, y si es de su interés puede solicitar copias de las escrituras y, en su caso, solicitar y reunirse con el notario.

Desde la entrada en vigor de la mencionada Ley, los notarios pueden autorizar en línea determinados actos o contratos, como la mayoría de los actos societarios, por ejemplo, constitución de sociedades, nombramientos de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, cambios de domicilios, etc.

Igualmente pueden autorizar algunos poderes especiales y pólizas mercantiles, ejecutar requerimientos, declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio ni adjudicación de propiedad, división de la propiedad horizontal, legitimación de firmas entre otras muchas funciones.

(Imagen: E&J)

Los protocolos electrónicos están archivados de forma encriptada en el Consejo General del Notariado y solo puede acceder a ellos el notario titular de cada uno, al igual que sucede en los protocolos en papel que siguen estando en las notarías.

El Notariado español disfruta del Esquema Nacional de Seguridad de nivel alto para el ejercicio de su función pública.

En España, desde noviembre de 2023 hasta noviembre de 2025, los notarios han autorizado más de 12.700 actos por videoconferencia y 14.690.000 protocolos electrónicos notariales lo que ha permitido generar más de 7.919.300 copias electrónicas autorizadas con Código Seguro de verificación (CSV), cuya comprobación se realiza en la Sede Electrónica Notarial (portalnotarial.es) que cuenta con más 597.100 usuarios.

Curiosamente, aún hoy una gran parte de la abogacía española no utiliza la función notarial en estos nuevos formatos, que eliminan desplazamientos y pueden ser muy prácticos en múltiples operaciones mercantiles y de otro tipo. De ahí que sea absolutamente necesario informar y formar a la abogacía en su aproximación a la fe pública a través estos nuevos formatos.