Entrada en vigor de Verifactu: el nuevo “radar” de Hacienda que puede disparar multas fijas de 50.000 € por ejercicio

El nuevo sistema Verifactu ha dejado de ser una cuestión técnica reservada a fiscalistas y proveedores de software. A partir de 2026 se convierte, de facto, en un auténtico “radar” de Hacienda sobre los sistemas de facturación, con un régimen sancionador que prevé multas fijas de hasta 50.000 euros por ejercicio para quienes utilicen programas no conformes con la normativa.

Para despachos, asesores y departamentos legales, el debate ya no es si conviene o no adaptar los sistemas, sino qué riesgos asumen sus clientes si llegan tarde y cómo se articulan esas sanciones en el marco de la Ley General Tributaria. En ese contexto, entender con precisión la entrada en vigor de Verifactu, sus fases y su encaje en el artículo 201 bis LGT es un elemento clave de asesoramiento preventivo.

La pregunta que hoy se hacen muchas pymes y autónomos es si van a tiempo para la entrada en vigor de Verifactu y si el software que utilizan a diario puede convertirse en una fuente de riesgo fiscal, incluso aunque no exista ánimo defraudatorio expreso.

De la Ley Antifraude al reglamento Verifactu: el marco jurídico

La raíz del sistema Verifactu está en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que modificó la Ley General Tributaria para introducir, entre otros, dos preceptos clave:

• El artículo 29.2 j) LGT, que incorpora como obligación tributaria formal el uso de sistemas informáticos que garanticen integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
• El artículo 201 bis LGT, que tipifica como infracción grave la fabricación, comercialización y utilización de software que permita llevar contabilidades no declaradas o que no cumpla con las exigencias anteriores.

Sobre esta base se aprueba el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación, que desarrolla los llamados SIF y la opción de operar en modalidad Verifactu, es decir, con capacidad de remisión de registros a la AEAT en tiempo casi real.

Desde la óptica jurídica, el cambio es doble:

1. Se positiviza una obligación técnica muy concreta sobre cómo deben ser los programas de facturación.
2. Se introduce un régimen sancionador autónomo vinculado a la mera tenencia o uso de software no conforme, independientemente de que se acredite o no una cuota defraudada.

Calendario de entrada en vigor de Verifactu: tres fechas críticas

La entrada en vigor de Verifactu no es simultánea para todos los operadores. El reglamento y sus modificaciones fijan un calendario escalonado que conviene tener muy presente:

• 29 de julio de 2025
  Momento a partir del cual los fabricantes y comercializadores de software de facturación solo pueden ofrecer versiones adaptadas al reglamento SIF y Verifactu.
• 1 de enero de 2026
  Fecha a partir de la cual las empresas que tributan en el Impuesto sobre Sociedades deben utilizar un sistema informático de facturación conforme al reglamento.
• 1 de julio de 2026
  Extensión de la obligación al resto de obligados tributarios que utilizan SIF, fundamentalmente autónomos y otras entidades fuera del ámbito del Impuesto sobre Sociedades.

Para el público de Economist & Jurist este calendario tiene una lectura práctica clara. El año 2025 es el periodo de transición real en el que despachos, asesorías y departamentos jurídicos deben:

• Auditar la situación de sus clientes.
• Verificar la hoja de ruta de sus proveedores tecnológicos.
• Definir protocolos de adaptación antes de que el nuevo régimen sancionador sea plenamente aplicable.

Qué exige exactamente el reglamento SIF y Verifactu

El reglamento no se limita a enunciar principios generales, sino que concreta una arquitectura técnica exigible a todo SIF que no opere bajo el SII. Entre las obligaciones más relevantes destacan:

• Generar un registro de alta de cada factura con un sello de tiempo y una huella o firma que permitan comprobar su integridad.
• Encadenar los registros de forma que cualquier alteración deje rastro y rompa la cadena.
• Impedir el borrado puro y simple de facturas ya emitidas.
• Registrar operaciones de rectificación con anotaciones diferenciadas, en lugar de eliminar o reescribir asientos.

El contribuyente puede optar por utilizar la modalidad Verifactu en sentido estricto, con remisión de registros a la AEAT, o por mantener los registros en su propio sistema cumpliendo igualmente los requisitos de integridad y trazabilidad. En ambos casos, la conformidad del software con el reglamento es el elemento central desde la perspectiva de cumplimiento.

Esta regulación impacta de lleno en:

• Programas estándar de facturación en la nube.
• ERPs corporativos con módulos de facturación.
• Desarrollos a medida que muchas empresas utilizaban hasta ahora sin un control formal de su adecuación normativa.

El nuevo “radar” de 50.000 euros: cómo opera el artículo 201 bis LGT

El artículo 201 bis LGT articula un sistema de sanciones específico para el ámbito de los SIF y Verifactu. En lo que respecta a usuarios finales, empresas y autónomos, la norma prevé:

• Una multa pecuniaria fija de hasta 50.000 euros por ejercicio por la tenencia o uso de sistemas o programas que no cumplan las especificaciones, permitan llevar contabilidades no declaradas o no garanticen integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Para fabricantes, productores y comercializadores de software, el precepto eleva la cuantía hasta los 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema, con sanciones adicionales de 1.000 euros por cada sistema comercializado cuando falte la certificación exigible.

Desde la óptica probatoria y de riesgo, hay varios elementos especialmente delicados:

• La sanción se vincula a la mera tenencia o uso del software no conforme, no necesariamente a la acreditación de fraude en términos de cuotas defraudadas.
• El carácter fijo por ejercicio convierte esa multa en un riesgo acumulativo si la situación se prolonga en el tiempo.
• La frontera entre un desarrollo “a medida” y un programa de doble uso puede ser difusa si no se documentan adecuadamente las especificaciones técnicas.

Para el asesor, esto sitúa la elección de software y su certificación en el centro del asesoramiento preventivo, incluso antes de entrar en el análisis clásico de operaciones y bases imponibles.

Impacto práctico para pymes, autónomos y despachos

Pymes y empresas

Las sociedades que tributan en el Impuesto sobre Sociedades son las primeras expuestas a la obligación y al nuevo régimen sancionador. Muchos de estos contribuyentes utilizan:

• ERPs con módulos de facturación diseñados hace años.
• Programas de desarrollo interno que nunca se certificaron frente a ningún estándar externo.
• Soluciones en la nube contratadas sin una verdadera due diligence jurídica y de compliance.

Para estos perfiles, la entrada en vigor de Verifactu implica revisar contratos tecnológicos, exigir declaraciones responsables a proveedores y, en algunos casos, rediseñar la arquitectura de sistemas.

Autónomos y microempresas

En el caso de autónomos y microempresas, el impacto es más heterogéneo. Mientras una parte ya utiliza software de facturación, otra continúa facturando con medios ofimáticos o incluso manuales.

Aquí surgen varias cuestiones:

• Quienes ya tienen software deberán confirmar su adaptación o migrar a soluciones conformes.
• Quienes facturan con hojas de cálculo no quedan directamente sometidos al régimen específico de los SIF, pero pueden incurrir igualmente en infracciones por incumplimiento de obligaciones de facturación, con su propio régimen sancionador.

Despachos profesionales y asesorías

Para despachos y asesorías, Verifactu añade una nueva capa de riesgo reputacional y de responsabilidad potencial:

• El cliente puede considerar que no fue adecuadamente advertido de las consecuencias de mantener software no conforme.
• El propio despacho debe revisar sus sistemas internos si emite facturas o utiliza herramientas conectadas a los SIF de sus clientes.
• Se abre una oportunidad de valor añadido en forma de proyectos de adaptación y auditoría de sistemas de facturación.

Estrategia de adaptación: qué hacer antes y después de la entrada en vigor

Desde un enfoque de gestión de riesgos, la recomendación general no es esperar a la fecha exacta de obligación, sino anticiparse. Una hoja de ruta razonable incluye:

1. Inventario de sistemas y flujos de facturación

• Identificar todos los programas con los que se emiten facturas, incluidas soluciones parciales o módulos de aplicaciones más amplias.
• Documentar quién tiene acceso, qué permisos existen y cómo se gestionan las rectificaciones.

2. Revisión contractual y técnica con proveedores

• Solicitar por escrito el plan de adaptación a Verifactu, con fechas, versiones y evidencias de cumplimiento.
• Exigir, cuando proceda, la declaración responsable de conformidad con el reglamento SIF y el marco LGT.
• Valorar alternativas cuando el proveedor carezca de una hoja de ruta clara.

3. Coordinación entre área fiscal, legal y sistemas

• Integrar al departamento de sistemas o al proveedor externo de IT en el proyecto de adaptación.
• Establecer criterios conjuntos de seguridad, trazabilidad y conservación de registros.
• Evaluar el impacto de los cambios en integraciones existentes, por ejemplo con bancos, CRM o herramientas de gestión de proyectos.

4. Pruebas antes de la fecha de obligación

• Configurar entornos de pruebas para emitir facturas reales en el nuevo sistema con suficiente antelación.
• Analizar incidencias y corregir procesos antes de que el régimen sancionador sea plenamente aplicable.
• Formar al personal operativo que interviene en la emisión y gestión de facturas.

5. Política documental y de defensa en inspección

• Definir una política de conservación de evidencia técnica sobre el cumplimiento de los requisitos Verifactu.
• Preparar argumentarios y documentación de respaldo en caso de comprobación o inspección que cuestione la adecuación del software utilizado.

Preguntas delicadas que los despachos deben anticipar

Para el asesor jurídico y fiscal, más allá de los aspectos técnicos, hay varias cuestiones prácticas que conviene tener planteadas:

• Cómo encajar las situaciones de clientes que quieren apurar al máximo los plazos y solo migrar en el último momento.
• Qué postura adoptar frente a desarrollos a medida cuyo código no es fácilmente auditado por terceros.
• Cómo tratar a clientes que se encuentran en el umbral entre facturación manual y uso de SIF y que pueden cambiar de situación en 2026.
• Qué impacto tiene Verifactu en otros ámbitos como la prueba electrónica, la responsabilidad de administradores o el compliance penal.

Responder a estas preguntas no solo exige conocer la literalidad del reglamento, también interpretar su aplicación a la luz de la doctrina y de los criterios que ya se van anticipando en la documentación de la AEAT.

Preguntas frecuentes sobre la entrada en vigor de Verifactu

¿Qué ocurre si una empresa mantiene software no adaptado más allá de 2026?

Puede incurrir en la infracción del artículo 201 bis LGT, con sanciones fijas de hasta 50.000 euros por ejercicio para usuarios. La prolongación de la situación en varios ejercicios incrementa el riesgo de que la multa se acumule año tras año, con un impacto muy relevante en tesorería y solvencia.

¿Se puede sancionar a un contribuyente que no utiliza SIF, sino hojas de cálculo?

No se le aplicaría el régimen específico de los SIF, pero sí puede ser sancionado por incumplimiento de obligaciones de facturación al amparo del artículo 201 LGT. Además, la extensión progresiva de la digitalización hace prever que el margen para seguir facturando con medios puramente manuales se irá estrechando.

¿La mera promesa de adaptación por parte del proveedor es suficiente defensa?

No. La responsabilidad última frente a la Administración recae en el obligado tributario. Es recomendable contar con documentación formal de cumplimiento, versiones concretas y, en su caso, declaraciones responsables emitidas por el fabricante o proveedor del software.

¿Cómo afecta Verifactu a quienes ya están en el SII?

Los contribuyentes que trabajan bajo el SII tienen un régimen propio de suministro inmediato de información que, en principio, los sitúa fuera del ámbito directo de los SIF regulados por Verifactu. No obstante, deben analizarse las interacciones entre ambos sistemas y la posible convergencia de requisitos técnicos en términos de integridad e inalterabilidad de los registros.

¿Puede la entrada en vigor de Verifactu utilizarse como argumento en litigios o negociaciones con la AEAT?

La existencia de un marco reglamentario claro sobre SIF y Verifactu refuerza la importancia de la prueba tecnológica en procedimientos tributarios. Contar con sistemas conformes, registros íntegros y una buena política de conservación puede ser tanto una barrera de entrada frente a sanciones como un argumento relevante en negociaciones y recursos administrativos o contenciosos.

La entrada en vigor de Verifactu no es únicamente un hito técnico, es un punto de inflexión en la forma en que el Derecho tributario se proyecta sobre los sistemas de información de las empresas. Para el jurista y el asesor, anticiparse a ese cambio es la mejor manera de que el nuevo “radar” de Hacienda no se convierta en un riesgo de 50.000 euros por ejercicio, sino en una oportunidad para reforzar el cumplimiento y la calidad de la información financiera de sus clientes.