Cómo controlar el desorden comunicativo de los clientes que envían audios interminables
Transcribir, sintetizar y confirmar por escrito transforma audios caóticos en información clara y utilizable dentro del expediente
(Imagen: E&J)
Cómo controlar el desorden comunicativo de los clientes que envían audios interminables
Transcribir, sintetizar y confirmar por escrito transforma audios caóticos en información clara y utilizable dentro del expediente
(Imagen: E&J)
En muchos despachos, uno de los retos más silenciosos pero más presentes en la operativa diaria es la gestión de los audios interminables que algunos clientes envían por WhatsApp, Telegram o notas de voz. Aunque estos mensajes pueden parecer un modo rápido y espontáneo de comunicación, en la práctica generan ruido, ambigüedades y pérdidas de tiempo. Un audio de cuatro minutos puede contener datos relevantes en solo veinte segundos; o puede mezclar hechos, opiniones, emociones y peticiones sin estructura alguna. Para el abogado, esa falta de orden se traduce en horas de escucha, riesgo de malinterpretaciones y dificultad para integrar la información en el expediente. Por eso, adoptar un protocolo estandarizado no solo favorece la eficiencia interna, sino que también reduce riesgos profesionales.
La primera pauta útil es convertir todos los audios relevantes en texto. Da igual si se hace con herramientas automáticas o mediante una escucha manual rápida: lo importante es que la información pase del formato sonido al formato escrito, que es el único verdaderamente operativo en un entorno jurídico. Un audio no se puede citar, buscar, subrayar ni archivar de forma precisa. En cambio, una transcripción permite identificar hechos, fechas, peticiones y contradicciones con claridad. Muchos despachos ya han incorporado aplicaciones de transcripción automática, que generan un borrador aceptable en segundos y que luego puede revisarse mínimamente antes de incorporarse al expediente. Este paso transforma el caos verbal en un insumo procesable.
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