Información digital en la oficina

La informática aplicada a las tareas de oficina, llega a su máximo esplendor en la organización digital de la documentación que se recibe, se genera, y se almacena o se destruye. Esto supone una revolución respeto a los ya antiguos métodos de gestión de la documentación y hay que estar preparados para este cambio.

En la gestión integral del ciclo de vida de la información, los nuevos procesos informáticos tienen un papel protagonista. Una oficina debe tener una disponibilidad integral de la documentación y una mayor seguridad de la misma. Acabemos con las montañas de expedientes y documentación en las mesas de trabajo, con el consecuente riesgo de pérdida o la violabilidad de la confidencialidad de la información. Con una buena gestión documental también se ahorra tiempo, dinero y se aumenta sensiblemente la productividad y de la oficina. Y no sólo se trata de cambiar el formato de los documentos (papel por bits), es también necesario hacer un estudio de la documentación para definir los niveles de seguridad de la información y los ciclos de vida de la misma.

Técnicamente se requiere un buen servidor de archivos (un ordenador de última generación), una red informática rápida (con funciones inalámbricas, a ser posible), una máquina multifuncional para escanear, almacenar y distribuir documentos (sin necesidad de imprimirlos) y, óptimamente, se pueden adquirir elementos de comunicación inalámbricos para poder consultar los documentos desde qualquier lugar en la oficina, o fuera de ella (ordenadores de bolsillo, libretas electrónicas, ordinadores portátiles y móviles de última generación).

También es recomendable el uso de un software especializado en gestión documental (como por ejemplo el Adobe Document Server), que ayudará a organizar la documentación. Durante el mes de mayo, en Barcelona, Madrid y Lisboa, Adobe organiza eventos gratuitos sobre los documentos inteligentes: www.adobe.es/events.

Podemos iniciar la organización de los documentos de la oficina usando las informaciones complementarias que ofrecen totdos los procesadores de textos. Por ejemplo, en Microsoft Word, seleccionamos «Archivo´´ ñ «Propiedades´´ ñ «Resumen´´, para tener algunas opciones de clasificación del documento, y facilitar así su posterior localización.

Xavier Borrás

Asesor informático

info@xavierborras.com