NUEVO MODELO DE LIBRO DE VISITAS DE LA INSPECCION DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

El motivo de dicho cambio del Libro de Visitas es: a) Por una parte, permitir desarrollar funciones comprobatorias de seguridad y salud en las empresas a determinados funcionarios públicos, tanto de la Administración General del Estado como de las Comunidades Autónomas, que ejerzan labores técnicas en materia de prevención de riesgos laborales podrán, en virtud del apartado 2 del artículo 9 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL); b) De otra, que las Administraciones Públicas impulsar la aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, autorizando a que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ponga a disposición de los usuarios una aplicación informática que permita sustituir la utilización del Libro de visitas convencional por un sistema de registro telemático de apuntes, de modo tal que las medidas de advertencia, recomendación o requerimiento efectuados por los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y los requerimientos de los funcionarios técnicos habilitados para el ejercicio de actuaciones comprobatorias en materia de prevención de riesgos laborales puedan reflejarse en un Libro de Visitas electrónico.

Consecuentemente y a partir del día 1 de junio de 2006, los Libros de Visitas convencionales deberán responder al modelo oficial que se establece en el anexo de la cita Orden para poder ser habilitados.

Seguidamente, mencionamos los extremos de mayor importancia a que se refiere la norma comentada:

Primero.- Las empresas están obligadas a tener en cada centro de trabajo, y a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de los funcionarios técnicos habilitados para el ejercicio de actuaciones comprobatorias en materia de prevención de riesgos laborales, en adelante técnicos habilitados, un Libro de Visitas, con sujeción al modelo y requisitos que se establecen en la nueva Resolución.

Dicha obligación alcanza, asimismo, a los trabajadores por cuenta propia y a los titulares de centros o establecimientos, aun cuando no empleen trabajadores por cuenta ajena, e independientemente del régimen de la Seguridad Social aplicable.

El Libro de Visitas deberá estar permanentemente a disposición de los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social, de los Subinspectores de Empleo y Seguridad Social y de los técnicos habilitados.

Podrá habilitarse la utilización de un Libro de Visitas electrónico, previa autorización de la Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, lo que implicará la aceptación de los requerimientos técnicos y funcionales del sistema electrónico que suministre la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La solicitud de autorización deberá formularse a través de la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social correspondiente a la provincia donde esté ubicado el domicilio social de la empresa y afectará a todos o algunos de sus centros de trabajo en la misma o distinta provincia.

Segundo.- Las empresas que cuenten con centros de trabajo con permanencia inferior a treinta días en los que empleen seis o menos trabajadores no están obligadas a disponer de Libro de Visitas propio de dichos centros, utilizándose a tales efectos el del centro en que se encuentre domiciliada la empresa en la provincia de que se trate.

Cuando se justifique la imposibilidad o extrema dificultad objetivas para que en cada centro de trabajo se disponga de un Libro de Visitas propio, los Jefes de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrán autorizar la correspondiente excepción para el ámbito territorial de una misma provincia.

Tercero.- Los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores de Empleo y Seguridad Social, con ocasión de cada visita a los centros de trabajo o comprobación por comparecencia de sujeto inspeccionado en dependencias públicas que realicen, extenderán diligencia sobre tal actuación, con sujeción a las reglas que se establecen en la presente Resolución.

Asimismo, los técnicos habilitados podrán extender diligencia en el Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, tanto para reflejar las actuaciones comprobatorias de las condiciones materiales y técnicas de seguridad o salud, como para formular requerimientos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 43.3 de la LPRL.

Cuarto.- Cuando la actuación tenga lugar mediante visita, el Libro quedará en el centro de trabajo y la copia de la diligencia efectuada, en poder del funcionario actuante.

 
Cuando las actuaciones se lleven a cabo mediante comprobación en las dependencias de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, el Libro de Visitas estará a disposición del funcionario actuante por el tiempo necesario, devolviéndose después a su titular.

Quinto.- Las diligencias en el Libro de Visitas se extenderán con arreglo a las siguientes reglas:

a) El funcionario actuante reseñará su identidad, Cuerpo al que pertenece y demás datos contenidos en el modelo oficial del Libro. En las diligencias extendidas por los técnicos habilitados, se hará constar la mención `Técnico habilitado« (artículos 9.2 y 3 y Disposición adicional decimoquinta de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre).

Si la actuación se realizase por más de un funcionario, incluyendo a los técnicos habilitados que acompañen al inspector de Trabajo y Seguridad Social, la diligencia se suscribirá por el Inspector que dirija las actuaciones, quien reseñará la identidad de los demás funcionarios que hubieren intervenido.

b) Se extenderá una diligencia por cada visita o comprobación, reflejando las materias o aspectos examinados y demás incidencias concurrentes.

c) La diligencia reflejará las circunstancias de la colaboración de los representantes de los trabajadores en su desarrollo, cuando se hubiese producido.

d) No será preceptivo que la diligencia del Libro de Visitas contenga referencia a la práctica o no de actas de infracción o de liquidación.

Sexto.- Si en la diligencia se formulara requerimiento de subsanación de deficiencias, éste contendrá los datos adecuados a su finalidad y el plazo para llevarla a cabo.

Séptimo.- Si, mediante la diligencia en el Libro de Visitas, el inspector de Trabajo y Seguridad Social documentase la decisión de paralización o suspensión de trabajos prevista en el artículo 44 de la LPRL, aquélla contendrá los datos suficientes para la determinación del alcance y condiciones de la paralización decretada, así como los necesarios para el ejercicio del derecho a su impugnación.

Octavo.- Si en la diligencia se efectuase requerimiento al sujeto responsable de ingreso de cuotas de Seguridad Social o conceptos de recaudación conjunta, se procederá de acuerdo con la normativa de aplicación.

Noveno.- Cada ejemplar del Libro de Visitas será habilitado por el Jefe de la Inspección de la provincia en que radique el centro de trabajo. Los Libros de Visitas de los centros y dependencias centrales de la Administración General del Estado se habilitarán por el Director Especial de la Inspección, adscrita a la Autoridad Central.

Para la habilitación del segundo o ulteriores Libros de Visitas se presentará el anterior para justificar el agotamiento de sus folios; en caso de pérdida o destrucción del Libro anterior, tal circunstancia se justificará mediante declaración escrita del representante legal de la empresa comprensiva del motivo de la no presentación y pruebas de que disponga.

Décimo.- Los Libros de Visitas agotados se conservarán a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha de la última diligencia.

Undécimo.- En aquellas Comunidades Autónomas con dos lenguas oficiales, el Libro de Visitas de la Inspección se editará en versión bilingÁ‚¸e.

Asimismo, deben tenerse en cuenta las siguientes advertencias:

1. Hasta el día 1 de junio de 2006, subsistirá la validez de los Libros de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social habilitados con anterioridad a la entrada en vigor de esta Resolución.

2. Durante el período transitorio del número anterior, las diligencias extendidas en Libros de Visitas del modelo vigente hasta la presente Resolución, contendrán reseña de los datos que en la misma se determinan.

3. Durante el período transitorio, los Técnicos habilitados, harán constar su identidad y la mención `Técnico habilitado« (artículo 9.2 y 3 y Disposición adicional decimoquinta de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre y firmarán la diligencia en el espacio libre que existe entre los reservados a la firma de Inspector y Subinspector.

4. A partir del día 1 de junio de 2006 los Libros de Visitas convencionales deberán responder al modelo oficial que se establece en el anexo para poder ser habilitados.

5. La Autoridad Central de la Inspección determinará los requerimientos técnicos para el uso del Libro de Visitas electrónico.

6. Los nuevos Libros de Visitas tendrán dimensiones UNE A-4 210 x 297 y la composición que figura en los formatos de este anexo. Las hojas destinadas a las diligencias de los funcionarios serán cincuenta, estarán numeradas correlativamente e irán selladas. Cada una de las cincuenta hojas debe ser duplicada a efectos de que la segunda hoja quede en poder del funcionario actuante, para su constancia y ulterior archivo. Necesariamente deben confeccionarse en material autocopiativo, no pudiéndose diligenciar en caso contrario el Libro de Visitas.

Finalmente, debe recordarse que sin perjuicio de las competencias en materia de advertencia y recomendación que tiene atribuidas la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (art. 49), la falta de Libro de Visitas puede ser considerada como una infracción leve por incumplimiento que afecta a obligaciones meramente formales o documentales, prevista en los artículos 6.5 y 11.5 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, sancionable con multa, en su grado mínimo de 30,05 € a 60,10 €; en su grado medio, de 60,11 € a 150,25 €; y en su grado máximo, de 150,26 € a 300,51 €. (art. 40.1. a).

Pedro Tuset del Pino

Abogado