¿Cómo evitar la revelación de información confidencial en un procedimiento civil?

Hace unas semanas explicaba algunas cuestiones que suscitaba la Ley 1/2019, de 20 de febrero, de Secretos Empresariales, cuyo artículo 15 regula detalladamente el tratamiento de la información confidencial incluida en los documentos obrantes en procedimientos civiles. En esta ocasión aprovecharemos para hacer un breve repaso a la práctica procesal concreta para evitar la revelación de información confidencial al aportar prueba en un procedimiento civil.

Han transcurrido más de tres años desde que entrara en vigor la Ley 1/2019, de 20 de febrero, de Secretos Empresariales (en adelante referida como la “LSE”) tiempo suficiente para la puesta en práctica de algunas de sus novedades.

Nos referimos en particular al tratamiento de la información confidencial incluida en los documentos obrantes en procedimientos civiles. Es muy habitual que en pleitos civiles y mercantiles (ya sea de propiedad industrial, laboral, concursal, etc.) las partes se vean abocadas a aportar prueba de diversa índole (desde facturas hasta contratos, informes periciales, extractos bancarios, cuentas societarias, etc.) y que esta incluya información sensible que pueda ser objeto de secretos empresariales.

Así, la LSE regula en su artículo 15 el tratamiento de la información que pudiera constituir secreto empresarial, incluyendo una lista numerus apertus de medidas a adoptar por los jueces y tribunales para preservar la confidencialidad de este tipo de información.

Pues bien, desde su aprobación, estas medidas garantistas vienen siendo implementadas con asiduidad no solo en procedimientos por violación de secretos empresariales sino, como decimos, en todos aquellos procedimientos civiles dirimidos ante los juzgados y tribunales civiles y mercantiles donde se maneja información de estas características.

Anticipándose a lo anterior, la Junta de Jueces de los Juzgados Mercantiles de Barcelona aprobó a finales de 2020 el Protocolo de Protección del secreto empresarial  (el “Protocolo de Barcelona”) con la intención de clarificar y facilitar la aplicación procesal del artículo 15 LSE. De forma que dicho protocolo está siendo aplicado habitualmente por los tribunales de la ciudad condal, así como por tribunales de otras provincias entre los que el protocolo ha tenido una gran acogida.

A modo esquemático, estos son los puntos clave y recomendaciones que podemos destacar tras este tiempo de aplicación del artículo 15 LSE y las medidas para proteger prueba de carácter secreto o confidencial:

¿Qué requisitos deben probarse para poder solicitar las medidas?

De acuerdo con los artículos 39.2 y 42 del Acuerdo sobre los Aspectos de los Derechos de Propiedad Intelectual relacionados con el Comercio (“ADPIC”), la información merecedora de protección es aquella que cumple con los siguientes requisitos:

• Ser secreta (en el sentido de no ser generalmente conocida ni fácilmente accesible);
• Tener valor comercial por el hecho de ser secreta; y
• Haber sido objeto de medidas razonables para mantenerla secreta.

Por ende, cuando una de las partes del proceso solicite medidas de confidencialidad, deberá justificar razonadamente que se dan las anteriores condiciones.

«Cabe recordar que las medidas deberán ser razonables y no infringir preceptos constitucionales». (Foto: EP)

Asimismo, el Protocolo de Barcelona establece que la resolución judicial sobre medidas de confidencialidad deberá referirse a los siguientes aspectos:

• Concreción de la información respecto de la que se van a adoptar las medidas (cuál es la información que se considera secreto empresarial, así como dónde se encuentra dicha información -documento, archivo, archivo digital…-).
• Fundamentación de su carácter confidencial (o secreto empresarial).
• Concreción de las medidas de protección.

Por lo que también es recomendable que la parte interesada de las medidas desarrolle los anteriores extremos en su solicitud.

Finalmente, cabe recordar que las medidas deberán ser razonables y no infringir preceptos constitucionales, por lo que habrá que fundamentar también la idoneidad y pertinencia de las medidas solicitadas.

¿Qué medidas concretas pueden solicitarse?

En este aspecto, el Protocolo de Barcelona se remite tanto a la LSE como a las medidas recogidas en el artículo 283 bis b) de la Ley de Enjuiciamiento Civil.  En resumen, estas son las medidas de protección que suelen solicitarse con más asiduidad:

• Declarar el carácter reservado de los documentos o pruebas que se especifiquen.
• Eximir a la parte solicitante de la presentación mediante el trámite de traslado de copias y admitir su aportación de alguna de las siguientes formas alternativas: a) en un pendrive encriptado aportado en sobre cerrado y lacrado del despacho profesional Bird & Bird a ser custodiado bajo llave por el Letrado de la Administración de Justicia; b) mediante la habilitación de un data room virtual de acceso restringido, creado y gestionado por la parte solicitante.
• Restringir el acceso a la información confidencial a los círculos de confidencialidad que se concreten en el procedimiento y limitar el acceso a la lectura del documento, previa imposición y aceptación de dichas personas de las obligaciones de confidencialidad.
• Determinar las personas que conforman el círculo de confidencialidad (podrá establecerse más de un círculo de confidencialidad en caso de que la información sea altamente sensible).
• Restringir el acceso a las vistas, realizándolas a puerta cerrada, así como el acceso a las grabaciones o transcripciones de estas vistas.
• En el caso de que la sentencia que se dicte deba hacer referencia expresa a la información declarada confidencial, publicar una versión no confidencial de la resolución judicial, de la que se hayan eliminado o en la que se hayan ocultado los pasajes que contengan datos confidenciales o información reservada contenida en el citado documento.

En definitiva, estas son algunas de las medidas de protección de la información confidencial que habitualmente adoptan nuestros juzgados y tribunales. Pero no estamos ante una figura estática, pues, es de suponer que, con el avance de las nuevas tecnologías, mejoren también las medidas de protección de este tipo de información… En cualquier caso, desde Bird & Bird nos mantenemos a la vanguardia y atentos a cuantas novedades puedan sucederse, velando por las garantías y derechos de nuestros clientes.