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Consejos para abogados altamente efectivos: la hoja de encargo debería suscribirse siempre

"Firmar este documento evitará muchos dolores de cabeza"

(Foto: E&J)

Socio director de Luis Romero Abogados y doctor en Derecho Penal.

Tiempo de lectura: 5 min



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Consejos para abogados altamente efectivos: la hoja de encargo debería suscribirse siempre

"Firmar este documento evitará muchos dolores de cabeza"

(Foto: E&J)



Un día de 1997 viajé a Madrid para un juicio. Tras finalizar éste, me encaminé al colegio de abogados para solicitar el alta en Madrid. Por el camino, en el taxi, iba oyendo noticias en la radio sobre el juez Gómez de Liaño, el abogado Rodríguez Menéndez, exclusivas de Pedro «Jota» sobre casos instruidos en la Audiencia Nacional con imputados famosos, etc. Asuntos todos relacionados con la que era ya mi especialidad en Derecho Penal.

Me bajé del taxi en la calle Serrano esquina con Villanueva y entré en las oficinas del colegio. Una de las cosas que me llamó la atención en esa sede fue el modelo de hoja de encargo profesional que se recomendaba a los abogados. Cuando llegué a Sevilla adopté ese formulario para mis hojas de encargo, habiéndole yo añadido posteriormente las advertencias sobre la LOPD y alguna cláusula más.



Definición y contenido

Anteriormente a ese texto, tenía un contrato propio donde se recogían las estipulaciones necesarias para regular la relación profesional abogado-cliente. Pero el modelo de Madrid, a la vez que sencillo era muy claro, por lo que desde entonces lo usamos en el bufete con aquellas adaptaciones que son precisas. Hoy en día, la mayoría de colegios de abogados facilitan un formulario a sus colegiados.

«Por el camino, en el taxi, iba oyendo noticias en la radio sobre el juez Gómez de Liaño, el abogado Rodríguez Menéndez» (Foto: E&J)

Una hoja de encargo es un contrato de arrendamiento de servicios o de obra, según cuál sea el objeto de nuestra designación, y regula los siguientes aspectos de la relación entre abogado y cliente: después del encabezamiento propio de cualquier contrato en el que aparecen las partes, se determinará el objeto del encargo y las actuaciones que se incluyen, los honorarios del abogado y/o del bufete y el IVA, la forma de pago de los mismos y el domicilio de pago, así como los gastos, honorarios de otros profesionales, otras advertencias y la reseña de la LOPD.

Y cómo no, el compliance o cumplimiento normativo, identificando exactamente quién hace el encargo y a quién defendemos o asesoramos, que los fondos tienen una procedencia lícita, etc. Se pueden añadir circunstancias como la posible sustitución del abogado o el trabajo en equipo, la delegación, la advertencia sobre las costas a las que podría ser condenado el cliente en caso de que viera desestimada totalmente sus pretensiones, que el resultado de las acciones emprendidas podría ser infructuoso, etc. Desde luego, cada hoja de encargo es única y se adapta a las particularidades del caso y el cliente.

Ventajas

Firmar este documento evitará muchos dolores de cabeza, pues en caso de dudas o desacuerdos en cuanto al objeto del contrato, los honorarios, forma y fecha de pago, etc., el texto del mismo resolverá la mayoría de las cuestiones que se planteen y en caso de disconformidad en la interpretación del mismo, podrá pedirse la mediación de nuestro colegio profesional. Así mismo, en caso de no bastar  esta intervención, acudiremos a los tribunales si es preciso, pero con una prueba documental, que es muy diferente a tener sólo un contrato verbal.

Todavía conozco muchos casos en los que la firma de abogados o el abogado no firman con sus clientes la hoja de encargo profesional, lo cual es un error pues ésta debería suscribirse por ambas partes al inicio de la relación profesional para que tanto de un lado como de otro estén las cosas muy claras. Pero es una práctica voluntaria.

(Foto: E&J)

Regulación

Así, el Estatuto General de la Abogacía Española regula la hoja de encargo en los artículos 27, 28 y 48.4.

Artículo 27.1: “Antes de iniciar su actuación profesional (…) preferentemente mediante la utilización de hojas de encargo”

Y el Código Deontológico recoge en su artículo 15: “Si se suscribiera con el cliente una hoja de encargo…”

El anteproyecto de Ley Orgánica de Derecho de Defensa sí recoge la obligatoriedad de la hoja de encargo profesional o medio equivalente entre abogado y cliente cuando la solicite el cliente.

Naturalmente el artículo 1.542 y siguientes del Código Civil regulan el contrato de arrendamiento de obras o servicios.

Artículo 1.544: “En el arrendamiento de obras o servicios, una de las partes se obliga a ejecutar una obra o a prestar a la otra un servicio por precio cierto.”

No a la improvisación

Hay veces en las que el encargo es muy claro, como por ejemplo, si nos designan para presentar una demanda de divorcio o para ejercer una determinada defensa penal. En otras ocasiones, deberemos dedicar tiempo a redactar el documento y no improvisarlo delante del cliente a toda prisa, pues si se prepara a la ligera podría contener errores o ser incompleto.

Pero tampoco tardemos mucho, pues podría ocurrir que cuando le enviemos al cliente el presupuesto u hoja de encargo profesional, quizás haya optado por elegir a otro abogado pensando que nuestro retraso se traduce en una falta de interés por su caso. No ha de ser así, pero el cliente es quien decide y cada cliente es único.

Recuerdo una vez en que había quedado para cenar con un amigo economista a las 22.00 horas y llegué sobre las 23.30 horas. Esta importante demora se debió a que la hoja de encargo que yo había previsto redactar en una hora, me ocupó unas tres horas y unas diez páginas, ya que los honorarios eran muy altos y el trabajo muy complejo, no debiendo dejar nada sin estipular en mi relación con el cliente, máxime teniendo en cuenta que iba a dedicar muchísimas horas a la defensa que me habían encomendado. Eso sí, por cortesía, invité a cenar a mi amigo.

«Lo aconsejable es que tras la aceptación del presupuesto se firme la hoja de encargo» (Foto: E&J)

Honorarios

Respecto a los honorarios, hemos podido facilitar al nuevo o ya antiguo cliente el importe de los mismos, y cuando el cliente nos comunique su aceptación, entonces redactaremos la hoja de encargo. Aunque hay veces en que el abogado proporciona solo un presupuesto y éste es suscrito por el abogado y el cliente, pudiendo ser suficiente esta fórmula para regular la relación profesional. Si bien, lo aconsejable es que tras la aceptación del presupuesto se firme la hoja de encargo. Todo dependerá del contenido y detalle del presupuesto.

Los honorarios son libres para los abogados en España. Por lo tanto, cada abogado los determinará en la cuantía que estime necesaria teniendo en cuenta el asunto, la complejidad del mismo, la trascendencia, el tiempo que se prevea emplear, la cuantía del caso y, en definitiva, los intereses en juego. Nuestra experiencia nos facilitará la cuantificación de dichos honorarios. No debemos regalar nuestro tiempo. Los honorarios pueden ser fijos, a porcentaje, mixtos, por tarifa horaria, cerrados, abiertos, etc.

En cuanto a la forma de pago, el abogado podrá facilitar el fraccionamiento del pago de los honorarios, dependiendo esto último del abogado y el bufete.

Transparencia

En todo caso es recomendable la claridad en el texto del contrato, pues las cláusulas no deben ser oscuras ni confusas. La oscuridad beneficiaría a la parte más débil, el cliente, ya que aunque el cliente haya aceptado los términos del mismo, normalmente es el abogado quien redacta dichas hojas. En definitiva, se fomenta la transparencia en la relación abogado-cliente y se protegen los derechos del consumidor, aumentando la confianza del cliente en su abogado.

Nota

Este artículo es el decimonoveno de la serie Consejos para abogados altamente efectivos, del autor Luis Romero Santos. Pueden visitar su perfil clicando en este enlace para conocer el resto de contenido.

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