El registro de jornada: entre el calentón político y el reto de las pymes

La derrota del Gobierno en el Congreso con el proyecto de ley de reducción de la jornada laboral ha sido uno de los episodios políticos más sonados de los últimos días. La propuesta de rebajar la jornada máxima legal a 37,5 horas semanales sin reducción salarial fue rechazada en una votación en la que confluyeron diversos grupos parlamentarios, dejando en suspenso una de las grandes banderas de la legislatura.

La reacción de la ministra de Trabajo no se hizo esperar. Al día siguiente del batacazo parlamentario, no solo anunció que iba a reactivar de inmediato una de las grandes reformas incluidas en el proyecto, sino que abrió una consulta pública para impulsar cambios en el sistema de registro de jornada. Un movimiento que, más que estratégico, sonó a reacción visceral, a un intento de retomar la iniciativa política tras un portazo doloroso.

Ahora bien, ¿qué significa en la práctica esta reforma? ¿Y qué impacto tendrá, sobre todo, para las pequeñas y medianas empresas?

Lo que decía el proyecto de ley en esencia se centralizaba en las palabras trazabilidad, acceso remoto y digitalización.

El proyecto rechazado en el Congreso —titulado ‘Proyecto de Ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo y la garantía del registro de jornada y el derecho a la desconexión digital’— incluía tres elementos cardinales sobre el registro:

• Trazabilidad: cualquier modificación en el registro (hora de entrada, salida, pausas) debía quedar perfectamente identificada, con quién la hizo y cuándo. El objetivo es garantizar la fiabilidad y evitar manipulaciones.
• Acceso remoto: la Inspección de Trabajo y los representantes de los trabajadores debían tener acceso electrónico inmediato al registro, para poder fiscalizarlo sin depender de la empresa.
• Registro digital: se generalizaba la obligación de sistemas digitales, superando de facto el uso de registros en papel que, aunque aún legales hasta la fecha, se han demostrado muy frágiles en términos de control y verificación.

El espíritu de la reforma consiste en acabar con la opacidad de las horas extraordinarias no declaradas, un fenómeno especialmente recurrente en sectores como la hostelería, el comercio minorista o la logística y algo que, además, estará en el foco de la Inspección de Trabajo según el último Plan Estratégico publicado para 2025 a 2027.

Contraataque del Gobierno

La rapidez de la reacción gubernamental ha generado muchas dudas. Una reforma de este calado exige precisión normativa y plazos razonables de adaptación (algo que, por ahora, brilla por su ausencia), no solo porque afecta a la organización de millones de empresas, sino porque involucra derechos fundamentales de los trabajadores.

El borrador señalaba que, tras la aprobación de la ley, habría un desarrollo reglamentario en seis meses. Ese reglamento debía definir aspectos técnicos cruciales sobre cómo garantizar la trazabilidad, qué significa acceso remoto, cómo se protege la información almacenada y quién tiene derecho a acceder a ella. Sin ese reglamento, las empresas no tienen una guía clara y corren el riesgo de implementar sistemas que luego resulten inadecuados o incluso ilegales.

Las grandes empresas tienen departamentos de RR. HH. y compliance capaces de absorber con soltura estos cambios. Pero para una pequeña tienda, un bar familiar o una pyme industrial de 12 empleados, el salto a un sistema de registro digital con trazabilidad y acceso remoto puede ser una auténtica montaña.

Los costes no son solo económicos, sino también organizativos: elegir un proveedor, formar al personal, asegurar el cumplimiento del RGPD, almacenar datos de forma segura y responder ante una inspección. En los debates iniciales, se llegó a plantear el ‘Plan PYME 365’, que incluía asesoramiento y posibles ayudas para la implementación del registro. Ese enfoque de apoyo público se ha perdido en la reacción apresurada actual. Y sin medidas de acompañamiento, la reforma puede generar desigualdades entre las empresas grandes con capacidad de cumplir y pymes ahogadas por el coste o expuestas a sanciones por errores involuntarios.

El nuevo registro de jornada será digital, interoperable y supondrá un coste elevado para muchas pymes. (Imagen: E&J)

El think tank FEDEA, en un informe reciente, alertaba de que el proyecto de ley necesitaba mejoras para no cargar desproporcionadamente sobre las pequeñas empresas. Planteaba ajustes para equilibrar seguridad jurídica y viabilidad económica, y advertía de que la mera digitalización no garantiza el cumplimiento si no hay acompañamiento técnico y financiero.

Desde la academia, investigaciones publicadas en la Revista de Trabajo y Seguridad Social del CEF/UDIMA han señalado otro riesgo, y es que la tendencia de algunas empresas a implantar sistemas biométricos (huella, reconocimiento facial) para cumplir con el registro. Estos sistemas, además de ser costosos, plantean serias dudas en materia de protección de datos.

Por su parte, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sido clara, al destacar que salvo en supuestos muy concretos, el uso de biometría para fichar supone un tratamiento de categorías especiales de datos y puede vulnerar derechos fundamentales de intimidad y privacidad. En su Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (2023), la AEPD exige proporcionalidad, evaluaciones de impacto y la demostración de que no existe una alternativa menos intrusiva.

El peligro es evidente, dado que, si el Gobierno acelera la reforma sin definir con precisión los requisitos técnicos y sin dar tiempo de adaptación, muchas pymes acudirán al mercado a comprar sistemas de registro sin saber si cumplen la ley. Y ahí es donde proliferan las soluciones “rápidas” pero inadecuadas: apps sin trazabilidad, sistemas locales sin acceso remoto, o software biométrico que puede acarrear sanciones por parte de la AEPD.

Más inseguridad jurídica para las empresas

El resultado sería una tormenta perfecta, como un temporal de inseguridad jurídica para las empresas, vulneración de derechos de los trabajadores y un posible colapso de litigios y recursos en la jurisdicción social.

La regulación del registro de jornada es imprescindible. Sin ella, las horas extras ocultas o enmascaradas seguirán siendo un problema estructural del mercado laboral español. Pero la manera de implementarla marcará la diferencia entre un avance real y una norma más que se cumple en papel, pero no en la práctica.

El Gobierno tiene ahora una magnífica oportunidad para programarlo con tacto. La consulta pública puede ser un espacio para escuchar a empresas, sindicatos, expertos en protección de datos y académicos. Puede servir para definir con precisión los requisitos técnicos, establecer plazos razonables y, sobre todo, diseñar un plan de apoyo a pymes que evite convertir la norma en una trampa.

La rapidez política es comprensible en un contexto de derrota parlamentaria. Pero si la reforma se convierte en un “calentón” sin acompañamiento, el resultado será un mercado plagado de sistemas defectuosos, sanciones por incumplimiento y una brecha aún mayor entre grandes y pequeñas empresas.

El registro de jornada no es un capricho ni un invento reciente, dado que es una herramienta necesaria para garantizar derechos laborales y evitar desajustes en el tiempo de trabajo. Pero su digitalización, con trazabilidad y acceso remoto, implica costes, cambios organizativos y riesgos jurídicos que no pueden resolverse de un día para otro.

Para que la reforma sea eficaz, el Gobierno deberá combinar firmeza con realismo, velando por la creación de normas claras, apoyo a pymes, respeto a la privacidad y tiempos de adaptación suficientes. Solo así la iniciativa dejará de ser percibida como una reacción política y se convertirá en una verdadera política de Estado en materia laboral.