Gobernar con datos estructurados: de la intuición a la fundamentación

Imagina cualquier despacho de abogados. Uno pequeño, por ejemplo. Pongamos que tiene entre diez y veinte años de trayectoria. Cientos o incluso miles de clientes, innumerables casos y montañas infi nitas de documentos acumulados; demandas, resoluciones, escritos, contratos, correos, actas, notas internas, informes…

Documentos que viven entre archivadores y estanterías y carpetas de Windows, servidores locales y sistemas compartidos. Información que se arrastra de fi chero en fi chero con cientos de nombres que algún día fueron prioritarios, versiones cruzadas y sentencias que quedaron muy atrás… Y lo más importante, con conocimiento.

Conocimiento legal, estratégico y operativo que se ha generado durante años y que está ahí, dormido, inerte.

¿Alguien alcanza a imaginar todo lo que puede haber dentro? Informes históricos, estrategias que brillaron, análisis que evitaron fracasos, información valiosa que responde a dudas que surgen cada día, patrones, criterios judiciales, decisiones clave, jurisprudencia aplicada, acuerdos exitosos, cláusulas que marcaron la diferencia…

Es la memoria de todo un despacho. Su mayor activo. Una auténtica y enorme mina de oro llena de respuestas. Y, sin embargo… nadie la explota. Porque claro, a ver quién es el valiente que baja a picar entre montones de archivos y documentos cada vez que necesita algo de luz. Nadie. A pesar de que cada día, con cada cliente, con cada caso, con cada duda, esa luz sería más que necesaria. Sería la clave.

Y lo paradójico es que el problema nunca ha sido la falta de información (¡será por información!). El problema es que está ahí, atrapada, sin digitalizar, sin ordenar. Pero no sirve de nada porque no está estructurada, y, por tanto, no se puede aprovechar ni explotar.

De poco sirven los datos si no están estructurados

Esta situación no es casual, es estructural. Los despachos y los negocios legales han sido siempre máquinas de generar documentos y datos, pero nunca han puesto el foco en convertirlos en conocimiento real, accesible, útil y aprovechable.

Cuando hablamos de gobierno del dato en un entorno legal no hablamos de cuadros de mando ni de estadísticas de cierre. Hablamos de la capacidad de tomar decisiones fundamentadas y basadas en el propio conocimiento operativo. De tener una base de información estructurada que no solo pueda decir qué pasó, sino que guíe a los profesionales legales a decidir qué hacer ahora.

Porque si los documentos hablaran…

Pero ¿y si pudieran hacerlo?

¿Y si los despachos pudieran hablar con sus datos?

(Imagen: E&J)

La gran revolución ya no está en digitalizar documentos. Ese es solo el primer paso. La verdadera transformación ocurre cuando esos documentos se organizan, se estructuran y se convierten en conocimiento disponible y aprovechable.

De hecho, hoy en día ya existen inteligencias artifi ciales propias, privadas y seguras que facilitan la estructuración y el aprovechamiento de los datos. Herramientas que no funcionan con bases genéricas, sino con el conocimiento real del propio despacho. Soluciones que no solo muestran el histórico o generan métricas, sino que ofrecen respuestas fundamentadas en los propios datos; previsiones, escenarios y análisis para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de estrategias.

Sistemas que entienden el lenguaje jurídico y la forma de trabajar de los profesionales legales. Que les permiten consultar de forma natural como si hablaran con un compañero.

“¿En qué casos anteriores defendimos un argumento similar?”

“¿Qué riesgos suelen aparecer en contratos de este tipo?”

“¿Cómo evolucionó un asunto comparable hace cinco años?”

“ Basándote en las notifi caciones y reclamaciones recibidas, ¿qué tendencias emergentes observas en las quejas de los consumidores?”

Ya no se trata de almacenar información, sino de gobernar el despacho con datos estructurados

En definitiva, ya existen soluciones que ponen el foco en organizar y estructurar todo el conocimiento acumulado y que permiten por fi n una explotación real de ese diamante en bruto y, además, de forma segura e instantánea. Al momento. Sin tener que coger la pala y la linterna y bajar a picar.

Soluciones que suponen grandes ventajas competitivas para los despachos y negocios legales.

• Agilidad estratégica y ahorro de tiempo.
• Decisiones basadas en hechos, no en intuiciones.
• Reducción de errores y duplicidades.
• Anticipación, detección de riesgo y patrones.
• Escalabilidad.
• Tiempo, respuesta inmediata y valor añadido para el cliente.

Y es que en un sector donde cada decisión puede tener consecuencias críticas, no aprovechar y apoyarse en todo lo que ya se ha hecho y ya se ha logrado es como navegar sin brújula.

Porque el futuro de un despacho no está en cambiar cómo hace las cosas, sino en maximizar el valor de lo que ya tienen. La ventaja competitiva no está fuera, sino dentro. En sus propios datos. En su experiencia. En su historia.

Y el día que un despacho deja de ver sus documentos como un conjunto de archivos generados y recibidos a lo largo del tiempo y empieza a entenderlos como su base de conocimiento, cambia su forma de decidir, de actuar y, sobre todo, de crecer.