Los primeros minutos en una negociación. Consejos prácticos

(Imagen: E&J)

1. Caso práctico.

El siguiente caso me lo relató una de nuestras colegas de la Asociación Profesional de Negociadores.

Había tomado contacto vía Internet con un asociado potencial de los productos de cosmética profesional que distribuía en la zona de Madrid y concertaron una reunión aprovechando un congreso profesional que se celebraba en la capital.

Nuestra colega quería comentar con él la posibilidad de incluir algunos de sus productos en los catálogos de aparatos de peluquería y cosmética que el potencial asociado fabricaba. Parecía un buen acuerdo para ambos, con posibilidades reales de crear valor en la negociación.

Se trata de una buena negociadora aunque algo introvertida. Le cuesta ponerse en marcha, pero obtiene buenos resultados en sus negociaciones comerciales.

Pero su timidez inicial desapareció cuando encontró a su interlocutor. Era más joven de lo que había imaginado y la recibió con una amplia sonrisa. Era una persona de aire informal y deportivo. Vestía tejanos, blazer y no llevaba corbata.

Pero su sonrisa desapareció en el mismo momento en que le empezó a enseñar el catálogo de sus productos. De repente parecía maleducado, incluso hostil. Le hizo alguna pregunta impertinente con respecto a los precios que, sorprendentemente, parecía conocer muy bien, casi mejor que ella. Antes de que hubieran transcurrido cinco minutos, nuestra compañera tuvo claro que no llegarían a ningún acuerdo.

2. Consejos para evitar algunos errores comunes
Como demuestra esta experiencia, los minutos iniciales de una negociación entre dos personas que no se conocen son muy a menudo los más críticos. Como siempre, no existen “recetas” infalibles, pero a continuación ofrecemos cómo evitar algunos errores comunes.

1) Interpretación errónea de la primera impresión visual.
Segundos después de ver a su interlocutor nuestra amiga había procesado mucha información visual que la despistó.
El lenguaje corporal de aquella persona no correspondía a la realidad. Era un duro negociador que conocía los costes mucho mejor que ella misma.
2) Estrategias:
Casi todas las personas tenemos estereotipos acerca de las otras basadas en raza, género y otras cosas que a muchos no nos gustan. Nadie es inmunes a ellos.
Puede que el fabricante de aparatos cosméticos no tuviera prejuicios acerca de que las mujeres no son buenas en finanzas, pero pudo haber empezado a tenerlos cuando ella dudó de sus conocimientos sobre sus propios costes, pareciendo desorientada.
3) Ansiedad y percepción de llevar la “guardia alta”.
Los boxeadores que están esperando una avalancha de golpes del rival levantan la guardia para intentar protegerse mejor. Un negociador con la “guardia alta” ofrece una imagen de miedo y ansiedad en los momentos iniciales, lo que puede percibirse por la otra parte como urgencia en discutir temas importantes en lugar de establecer una buena relación, como sería aconsejable ateniéndose a la técnica de los siete elementos .

Evitar que los primeros minutos se conviertan en un desastre: Tres consideraciones:

1. El lugar. El lugar donde se realiza la negociación con un recién conocido es muy importante. En muchas ocasiones la negociación se celebra en una ciudad extraña donde no es fácil encontrar el espacio conveniente.
El café bar tranquilo de un buen hotel será siempre mejor que una ruidosa cafetería de comidas rápidas o el hall de una estación o aeropuerto. Hay que conseguir que la otra parte vea que la consideramos como muy importante. El lugar idóneo sería sin duda nuestro propio hogar, pero si hemos de negociar en el campo contrario es preferible que vayamos a sus oficinas, en vez de reunirnos a un lugar neutral como, por ejemplo, un centro de negocios. Las oficinas nos dirán muchas cosas de la otra parte. Es mejor sentarse junto al negociador que enfrente. Juntos solucionaremos problemas y enfrente parecerá que queramos competir.
2. La conversación inicial. Compartir diez minutos de charla informal entre dos es más que una consideración o acto social. Hay que demostrar que la otra persona nos interesa, escuchar lo que nos dice, aunque sea sobre esos deportes que no nos interesan o un tema frívolo.
Evitar hablar demasiado de uno mismo salvo que nos pregunten y practicar una escucha activa.
3. Preparar, preparar, preparar. Una cita para una negociación conseguida por medios electrónicos carece de los gestos no verbales y las normas sociales que rigen las conversaciones. Se corre el riesgo de que lo que se ha escrito resulte exagerado o difícil de discernir.
Es conveniente confirmar la cita por teléfono para oír la voz real de nuestro interlocutor y comprobar cómo se expresa. Aún no podemos verlo, pero su voz empezará a decirnos cosas interesantes para la futura negociación.
Hay que evitar la tentación de negociar electrónicamente. Se comparte mucha menos información que en persona.
Hay que preparar la negociación por escrito con el método científico y analizar todas las áreas y elementos del proceso con el mismo rigor que en cualquier negociación.
Para esta ocasión, en que cabe la posibilidad de que nos sorprendan con preguntas inesperadas, es importante practicar con un amigo o colega que nos haga preguntas difíciles o inesperadas para irnos entrenando.
Por último hay que estar preparado para no cerrar la negociación en este primer encuentro. Busque una buena excusa a fin de tener tiempo de ordenar la propuesta de la otra parte y concierta una segunda cita aunque solo pueda ser unas horas más tarde.

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