Una Experiencia de la Informacion procesal on line: Rivaya Procuradores

La presidenta de la APM, en una reunión el pasado mes de enero con el ministro de Justicia, Félix Bolaños. (Imagen: Ministerio de Justicia)

I.- Introducción

Aunque damos por sentado que el trabajo de un buen profesional no puede ser sustituido por la tecnología, sin embargo parece incuestionable que, sin ella, difícilmente podrá este competir en un mercado cada vez más exigente o, dicho de otro modo, que su valor añadido no descansará ya solo en su saber hacer sino que buena parte de ese plus vendrá determinado por el nivel y calidad del servicio que sea capaz de ofrecer.

Es lógico pensar que el valor añadido que puede ofrecer la aplicación de la tecnología tendrá más repercusión en aquellas profesiones que permitan la mecanización de procesos. Sin embargo, incluso en aquellas en las que se requiera un mayor grado de intervención profesional, el contar con información ágil y ordenada favorece el ejercicio de las mismas y el correcto y acertado diagnóstico de una determinada situación.

II.- Implementación a los Procuradores

Una de las profesiones que, a nuestro entender, permite la implementación de sistemas de información que pueden generar un gran valor añadido es la de Procurador.

Como dijera el Presidente del Consejo General de los Procuradores de los Tribunales de España, D.Juan Carlos Estévez Fernández-Novoa; «Internet se ha convertido en el último y más espectacular modelo de comunicación social y, así como su potencialidad para confundir, engañar o inventar realidades es enorme, también lo es su capacidad para conseguir comunicarnos con personas y con parcelas de la comunidad universal que de otra forma sería imposible. Adecuadamente utilizado, puede servir para que la sociedad adquiera conocimiento correcto sobre las instituciones, organismos, servicios y profesionales responsables o garantes del bien común. Los procuradores, como garantes del los derechos del ciudadano que litiga, no queremos quedar al margen de esta importante herramienta comunicativa-´´

III.- La herramienta SIRC NET

Sirva de ejemplo de esta perfecta unión entre profesionalidad y tecnología el sistema desarrollado por el despacho del Procuraduría (RIVAYA ProcuradoresÁ– ) del Procurador valenciano, D.Jesús Rivaya Carol en www.rivaya.org consistente en una herramienta de información procesal (SIRC NET) que permite la consulta de expedientes a través de internet.

Dos son las cuestiones que, a nuestro entender, deben inexcusablemente analizarse para evaluar la calidad de un determinado servicio de información on line y tratamiento documental; la utilidad y la seguridad.

Respecto a la utilidad, la herramienta analizada (SIRC NET www.rivaya.org) permite al Usuario-Letrado registrado, o personas a las que se autorice, poder acceder a través de internet a los asuntos cuya representación procesal sea ostentada, en este caso, por D.Jesús Rivaya.

El sistema posee en primer lugar un manual de acceso sencillo en la propia aplicación que puede descargarse desde la misma web y una solicitud de alta on line en el sistema.

Las búsquedas pueden realizarse cómodamente por la referencia del asunto o por el número de autos, de forma que el sistema mostrará todos los expedientes con ese número de autos que dirige ese Letrado eligiendo de entre ellos el del Juzgado que le interese.

Una vez en el expediente buscado se tiene acceso a todos los movimientos procesales ordenados: Escritos y resoluciones judiciales, exhortos, embargos, oficios, mandamientos, vencimientos, señalamientos, peritajes, subastas, recuperaciones, remociones y posesiones junto con una breve descripción del mismo, la fecha de notificación y el documento correspondiente escaneado en formato de fácil lectura.

Esto permite, por ejemplo, la colaboración con terceras personas sin necesidad de tener que remitir por fax o e.mail los documentos de interés o incluso, dentro del mismo despacho, poder estar varios compañeros trabajando el mismo asunto sin tener que realizar copias del expediente para cada uno de ellos.

Pero, independientemente de lo expuesto, la auténtica ventaja de la herramienta desarrollada por www.rivaya.org viene del hecho de utilizar internet como medio y, por ello, aprovechar la doble cualidad «en cualquier momento y en cualquier lugar´´.

El sistema SIRC NET supera a los programas de gestión de expedientes que pueda haber en cualquier despacho ya que estos, por lo general, obligan a su consulta desde la propia red local. Por el contrario, dado que SIRC NET utiliza como medio internet se posibilita su consulta desde cualquier lugar y a cualquier hora.

Esta ventaja resulta de incalculable valor para el profesional liberal que, llevado en ocasiones a tener trabajar los días festivos o en horarios intempestivos, pueda hacer más cómoda su obligación si se le ofrece la posibilidad de realizarla desde su propia casa y sin necesidad de trasladar expedientes ni sacar del despacho las carpetas y los documentos, evitando así los riesgos de pérdida o robo.

Por otro lado, también se facilita el trabajo de aquellos profesionales que, por obligación o placer, pasen parte del tiempo fuera de la ciudad en donde tienen su despacho pues, de este modo, podrán consultar el estado de la tramitación de sus expedientes, incluso las nuevas Resoluciones recaídas o los escritos de la contraparte, permitiéndoles así atender a los plazos, en ocasiones muy breves, con mayor comodidad desde el lugar en donde se encuentren.

Este desarrollo tecnológico, además de las ventajas y comodidades que se han señalado, permite, o permitirá en un futuro no lejano, la deslocalización de los despachos con el consiguiente beneficio económico que ello supone debido al incremento del precio de los inmuebles en zonas céntricas.

Por otro lado hemos constatado que a este sistema de gestión de expedientes SIRC NET, se añaden como utilidades relacionadas extra, una agenda con vencimientos y/o señalamientos y un listado de control de pendencias judiciales, registrales o de otra índole.

IV.- Seguridad y Privacidad

La otra cuestión a abordar es la de la necesaria seguridad y privacidad. La Ley Orgánica 15/99 de Protección de Datos de Carácter Personal califica como datos especialmente protegidos aquellos datos relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas.

Parece obvio que una base de datos que recoge documentación y datos relativos a procedimientos judiciales exija, necesariamente, unos niveles de seguridad y privacidad que generen garantías no solo para el titular de los datos ñlas personas físicas que puedan intervenir en un procedimiento- , sino para los Letrados y el propio Procurador que se convierte en responsable del fichero.

Es por ello que la herramienta debe articular un sistema de identificación y autenticación del usuario con una definición de los perfiles de cada uno de modo que solo puedan acceder a aquellos expedientes en los que intervienen.

En el caso de la base de datos SIRC NET de www.rivaya.org se observa que, además de las medidas exigidas en el Reglamento de Medidas de Seguridad RD 994/99, las conexiones se realizan a través de certificado digital con conexión segura, siendo el emisor del mismo Rivaya Procuradores.

Por otro lado el control de la contraseña de acceso está en manos del usuario, pudiendo modificarla a voluntad o ante la sospecha de una posible filtración o utilización ilegítima.

La herramienta analizada es un ejemplo de cómo la implementación de las tecnologías de la información pueden generar valor añadido a profesiones de corte tradicional como la Procuraduría sumando servicios complementarios a la propia esencia de la profesión y sin merma en la calidad del ejercicio de la misma.

Las nuevas tecnologías de la comunicación son herramientas que permiten la gestión de servicios cada día más completos y útiles. Solo hace falta imaginación, ganas y seriedad.

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