VeriFactu vs Factura Electrónica: ¿Son lo mismo? Diferencias clave y obligaciones

En los últimos meses, la transformación digital en el ámbito fiscal ha intensificado el uso de herramientas como VeriFactu y el concepto de factura electrónica

Se trata de una evolución tecnológica que está generando una notable confusión entre profesionales, autónomos y empresas: ¿estamos hablando de lo mismo cuando mencionamos factura electrónica y VeriFactu? La respuesta, como veremos a lo largo de este artículo, es no.

Distinguir entre ambos elementos no es una mera cuestión semántica: entender qué es cada uno y cuáles son sus implicaciones es esencial para cumplir con las normativas vigentes y evitar sanciones. Por ello, en este artículo analizamos de forma clara y precisa qué diferencia hay entre VeriFactu y la factura electrónica, explicando en qué consiste cada sistema, cómo se relacionan entre sí y qué obligaciones conllevan para los distintos actores económicos.

¿Qué es la Factura Electrónica?

La factura electrónica es, en esencia, un documento tributario emitido y recibido en formato digital, con plena validez legal, que sustituye al tradicional documento en papel. Su validez está garantizada por el uso de una firma electrónica reconocida, que asegura la autenticidad del origen y la integridad del contenido.

En la práctica, este tipo de factura se genera en formatos estandarizados como XML o Facturae, y se transmite por medios telemáticos al cliente o proveedor correspondiente.

Marco legal general de la factura electrónica en España

En todo el territorio nacional español, la factura electrónica tiene un amplio respaldo normativo, comenzando por la Ley 25/2013, que impulsa su uso en la contratación pública, el Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación, y más recientemente la Ley Crea y Crece, que establece la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en las relaciones B2B para determinadas empresas.

Así, la factura electrónica no es un sistema aislado, sino un marco general que regula cómo deben documentarse digitalmente las transacciones comerciales.

¿Qué es VeriFactu?

Con este nombre se presenta una iniciativa impulsada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) con la que se pretende reforzar el control fiscal mediante la remisión inmediata de los registros de facturación. Este sistema no es un tipo de factura, ni un nuevo formato, sino un mecanismo de transmisión automática, íntegra e indeleble de datos de facturación desde los sistemas de las empresas a Hacienda.

Su base legal se encuentra en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que establece la obligación de utilizar software de facturación que garantice la trazabilidad y no alterabilidad de los registros contables.

Funcionamiento básico de VeriFactu

Los sistemas compatibles con VeriFactu generan un registro automático por cada factura emitida, que se remite en tiempo real (o de forma continuada) a la AEAT. Esta remisión suele incorporar un código QR y una huella digital, que permiten verificar la autenticidad y el envío del documento.

Es decir, con VeriFactu no basta con emitir una factura válida: hay que asegurarse de que los datos de dicha factura son también enviados directamente a la AEAT.

Diferencias clave entre Factura Electrónica y VeriFactu

Para entender ambos conceptos hay que entender su naturaleza, pues mientras que la factura electrónica es un documento fiscal con validez jurídica, VeriFactu es un sistema de envío de registros de facturación a Hacienda.

En relación a la obligatoriedad, la factura electrónica es forzosa en relaciones con la Administración Pública y, de forma progresiva, en relaciones entre empresas (B2B), la implementación de VeriFactu será obligatoria para todos los empresarios y profesionales que desarrollen una actividad económica.

Si se habla de formato, la factura electrónica requiere de una determinada estructura (XML, Facturae) con firma digital. Sin embargo, VeriFactu no implica un nuevo formato de factura, sino uno para los registros de transmisión.

En referencia al destinatario, la factura electrónica se envía al cliente o proveedor y VeriFactu envía los datos a la Agencia Tributaria.

El objetivo principal de ambos conceptos también son distintos, pues la factura electrónica se ocupa de formalizar una operación comercial y VeriFactu de luchar contra el fraude fiscal mediante la trazabilidad inmediata de las transacciones. De este modo, la factura electrónica no implica comunicación con la AEAT, mientras que VeriFactu exige que cada factura se registre y se transmita automáticamente a Hacienda.

Puntos en común entre Factura Electrónica y VeriFactu

A pesar de sus diferencias funcionales, la factura electrónica y VeriFactu comparten ciertas características. La primera de ellas es su naturaleza digital, pues se sustentan en medios electrónicos, eliminando el soporte físico. La segunda es la transparencia, buscando mejorar la trazabilidad de las operaciones económicas.

Asimismo, tanto la factura electrónica como VeriFactu requieren software compatible y el uso de soluciones tecnológicas actualizadas. Por regla general, un software de facturación adaptado a VeriFactu también permitirá la emisión de facturas electrónicas válidas.

Implicaciones para empresas y autónomos

La entrada en vigor de VeriFactu conlleva una adaptación tecnológica ineludible. Los sistemas de facturación deberán ser capaces de generar y registrar cada factura y transmitirla directamente a la AEAT cumpliendo con los requisitos técnicos y de seguridad estipulados.

Por otro lado, no se trata de elegir entre un sistema u otro, sino buscar la convivencia de los dos. De este modo, las empresas seguirán emitiendo facturas electrónicas en sus relaciones comerciales, pero además deberán asegurarse de que esas facturas se registran correctamente en VeriFactu para su envío a Hacienda. Se trata, por tanto, de procesos complementarios, no excluyentes.

Por último, cabe destacar la importancia de la elección de software compatible que combine ambas capacidades: emitir facturas electrónicas con los requisitos legales correspondientes y cumplir con los requerimientos de remisión a la AEAT vía VeriFactu. La inversión en tecnología adecuada será clave para una transición ordenada y sin sobresaltos.

En definitiva, se considera a VeriFactu como una extensión natural de la digitalización fiscal, cuyo propósito no es sustituir a la factura electrónica, sino reforzar su trazabilidad en beneficio del control tributario. Es una capa adicional que aporta más seguridad y transparencia al proceso.

Tanto empresas, como profesionales y asesores deben estar al tanto de esta distinción y adaptar sus procesos. De este modo, tal y como apuntan los expertos de Holded, un potente software de gestión para pymes que funciona en la nube, contar con un software integral que permita cumplir ambas obligaciones, es decir, emitir facturas electrónicas válidas y enviar registros a través de VeriFactu, es imprescindible.