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Derecho inteligente

¿Cómo implementar una solución Legaltech en tu firma o asesoría?

AUTOR
Gonzalo García-Valdecasas Colell
Tiempo de lectura: 5 min

Publicado





Hoy en día, y en particular en los momentos que estamos viviendo de trabajo remoto en el mundo jurídico, son cada vez más las asesoría legales y los despachos de abogados que están viendo la necesidad de implementar tecnología dentro de sus procesos internos de negocio. En este sentido el estudio “Reimaginando la función legal” (Chambers & Partners, 2019) indica que más del 80% de los departamentos jurídicos prevé llevar a cabo en los próximos dos años una reducción de costes, que se contrasta con el dato de un aumento del presupuesto destinado a tecnología en la búsqueda de ser más eficientes y agiles.

Esta necesidad de tecnología puede surgir en diferentes ámbitos, ya sea en materia de comunicación interna entre los empleados, gestión documental o temas de administración general. Pero en el momento de integrar tecnología en los procesos puramente legales, es cuando el tema se pone más complicado.

En este sentido, intentaremos explicar en este artículo cuáles son elementos y pautas que recomendamos seguir para poder elegir una solución Legaltech para nuestro negocio y que su implantación sea un éxito.





Objetivo del proyecto y alcance de la solución Legaltech

El primer paso que debemos dar es la organización de un equipo que vaya a liderar proyecto y, en su caso, dotarlo de un presupuesto económico. La creación de este equipo es clave, tendría que poder aunar el conocimiento jurídico y de negocio con el entendimiento de la tecnología para poder construir un proyecto teniendo en cuenta los pilares básicos de la organización.

Tras lo cual se deberá identificar el proceso legal que queramos digitalizar. Dicha decisión no se tiene que basar únicamente en la digitalización por la digitalización, sino en marcar unos objetivos precisos que deseemos alcanzar con la solución Legaltech.

Por norma general, lo objetivos principales son “eficientar” los procesos de creación documental, tener un mayor control sobre los estados de un determinado proyecto y automatizar el almacenamiento documental en dicho proceso.

Situación actual

Una vez determinado el equipo que pretende abordar el proyecto y los objetivos y alcance de la solución Legaltech deberemos analizar la situación actual de dicho proceso legal.

En este punto, podemos encontrarnos ante dos situaciones:

  • Que no tengamos un procedimiento previo: en este caso será necesario crear un procedimiento de cómo se quiere llevar a cabo ese proceso legal. Cuáles son los flujos de validación, las personas intervinientes en los flujos y su tareas concretas, entre otras. Para poder digitalizar un procedimiento legal, debemos crear previamente y tener claro los pasos y elementos de dicho proceso.
  • Que exista un procedimiento previo: en este caso, será necesario analizar el procedimiento establecido y las tecnologías utilizadas dentro de ese proceso y detectar cuáles son los elementos y flujos que son ineficientes o crean mayor problema. Igualmente es un buen momento para restructurar el proceso que se pretende digitalizar.

Requerimientos funcionales y usuarios

Una vez que hemos analizado o creado nuestro procedimiento legal de manera teórica, el siguiente paso será especificar de forma clara cuáles son todas aquellas funcionalidades que debería permitir el software, para cumplir con los objetivos y alcance que queremos de la solución Legaltech.

Por otro lado, es necesario determinar que tipos de usuarios y roles serán posibles dentro de la herramienta, siendo necesario determinar qué usuarios tendrán permiso para utilizar cada una de las funcionalidades previamente seleccionadas.

Por último, la mayoría de organizaciones tienen implementadas ciertas tecnologías, como pueden ser almacenamiento en servidor propio o en la nube, sistemas de marketing digital, proveedores de firma cualificada. En este sentido, se deberá tener en cuenta en los requisitos y funcionalidades de la herramienta Legaltech, que pueda ser interoperable con dichas soluciones prexistentes.

Elección de la herramienta o desarrollo a medida

Tras la creación y análisis del procedimiento a digitalizar, y teniendo claras las funcionalidades que debe cumplir, los usuarios que existirán y aquellas aplicaciones con las que deberá conectar, tendremos una visión clara de lo que buscamos y podremos ver que soluciones existen en el mercado para ello.

En principio, existen 3 posibilidades dentro del mercado para digitalizar un proceso:

  • Solución estándar cerrada: con nuestros requisitos, podemos buscar una solución estándar. Por norma general este tipo de soluciones carecen de toda la conectividad y seguramente no cumpla con todas y cada una de funcionalidades deseadas. Pero, por otro lado, estamos ante soluciones acabadas, probadas y que tendrá una implementación rápida.
  • Solución estándar con desarrollos específicos: por otro lado, existen ciertas soluciones que permiten el desarrollo de funcionalidades a medida dentro de la base de su software estándar. Esta opción suele ser muy ventajosa, ya que se suele poder interconectar aquellas soluciones tecnológicas prexistentes y crear (con ciertas limitaciones) las funcionalidades deseadas.
  • Desarrollo de una herramienta a medida: por último, existe la posibilidad de contratar a un empresa de desarrollo de software para que nos desarrolle la solución a medida con todas y cada una de las funcionalidades deseadas. A este respecto, existen desarrolladores especializados en materia Legaltech, pero se puede contratar, en principio, cualquier empresa de desarrollo.

Por tanto, si optamos por una solución estándar cerrada, tendremos la ventaja de estar ante un producto acabado, probado y donde la empresa tenga expertise en la implementación de su solución Legaltech. Como comentábamos, puede que estas soluciones cerradas no abarquen todo aquello que quisiéramos, pero suelen ser fáciles de usar y rápidamente implementables. Por otro lado, se deberá tener en cuenta que este tipo de soluciones utilizan un sistema de monetización de suscripción mensual por usuario y se deberá valorar el coste económico, sobretodo en grandes organizaciones.

En el caso de las soluciones a medida, tenemos que entender que será un largo camino. Requerirá de grandes gastos a corto plazo, y un dedicación de tiempo importante para que el proyecto sea un éxito. Será necesario un equipo que pueda ayudar a los desarrolladores de manera continua para poder obtener el mejor resultado en el desarrollo. Con esta opción, tendremos nuestra solución con todas las funcionalidades requeridas, pero hasta la definitiva implementación, pueden pasar muchos meses.

La última opción, es una de las mas interesantes. La posibilidad de usar un software creado previamente y que cumpla con la mayoría de las funcionalidades y únicamente desarrollar aquellas funcionalidades extra. En este caso tenemos virtudes y desventajas de los dos modelos previamente mencionados. A estas empresas de soluciones cerradas nos les gusta modificar mucho su producto y suelen pedir fees bastante altos por estos desarrollos a medida, debiendo sumar a este precio, las suscripciones mensuales por usuario.

Conclusiones

Como hemos podido ver, existen muchas opciones de digitalizar nuestro negocio, pero el elemento fundamental es realizar un plan de acción para la digitalización, para así obtener el mejor resultado. Dicho plan de acción deberá tener un apoyo por parte directiva para que sea llevado a cabo y un líder específico que sea capaz de abordar un proyecto multidisciplinar como este.

Dentro de ese plan, es necesario abordar la parte de formación de los usuarios y la posibilidad de ofrecer recursos de ayuda continuo para una buena transición entre sistemas. El elemento humano es fundamental para el éxito del proyecto, pudiendo ofrecer la posibilidad de participar en el diseño a los usuarios que vayan utilizar la herramienta, más allá de un mera entrevista con ellos.

En este sentido, se deberá valorar si la opción elegida tiene un servicio de soporte al usuario, para que puedan ser ayudados a la transición. Este tipo de servicio de soporte no suelen estar incluidos en los desarrollos a medida, siendo una posibilidad, formar al equipo interno de IT de la organización para que haga dicha labor de soporte.

En definitiva, sin una buena planificación, análisis de los procesos y plan de implementación, puede que la digitalización se convierta más en un estorbo en el día a día, que una solución para “eficientar” y controlar un proceso concreto.

Sobre el autor: Gonzalo García-Valdecasas Colell es Chief Digital Officer (CDO) & Senior Associate Lawyer en ECIJA.

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