Cómo convertir el archivo muerto en una mina de utilidad práctica
Modelos descartados, ideas no aprobadas y esquemas antiguos pueden convertirse en recursos estratégicos si se organizan y se hacen accesibles
(Imagen: E&J)
Cómo convertir el archivo muerto en una mina de utilidad práctica
Modelos descartados, ideas no aprobadas y esquemas antiguos pueden convertirse en recursos estratégicos si se organizan y se hacen accesibles
(Imagen: E&J)
En muchos despachos jurídicos existe un espacio físico o digital que acumula años de documentos viejos, versiones desactualizadas, ideas aparcadas y borradores nunca utilizados. Lo que suele llamarse “archivo muerto” es, en realidad, un contenedor caótico donde acaban materiales que parecían inútiles en su momento, pero que en retrospectiva podrían haber sido inspiración, atajos o bases para nuevos trabajos. La paradoja es que, mientras se malgastan horas en redactar desde cero, resucitar argumentos o reinventar estructuras, los despachos siguen generando toneladas de contenido valioso que nunca reaprovechan. Convertir ese archivo muerto en un recurso funcional es una de las mejoras de gestión más sencillas y rentables que puede adoptar un equipo jurídico.
Para empezar, es necesario redefinir qué se considera “muerto”. Un borrador que no se utilizó, un contrato modelo que se descartó, un esquema de una demanda antigua o una lista de ideas para un artículo jurídico no aprobado no son basura: son materia prima. La clave está en clasificarlos, eliminar duplicados obvios y, sobre todo, hacerlos accesibles mediante un sistema que permita encontrar lo útil en segundos. La mayor parte de los despachos solo hacen copias de seguridad por obligación, no por visión estratégica, y por eso pierden oportunidades de acelerar procesos que podrían resolverse recuperando un documento bien archivado.
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