Cómo crear una tabla de sustituciones para asegurar continuidad en el despacho
Un listado visible que indica quién cubre a quién ante ausencias o vistas simultáneas. Una herramienta sencilla que evita vacíos de responsabilidad y mejora la coordinación del equipo
(Imagen: E&J)
Cómo crear una tabla de sustituciones para asegurar continuidad en el despacho
Un listado visible que indica quién cubre a quién ante ausencias o vistas simultáneas. Una herramienta sencilla que evita vacíos de responsabilidad y mejora la coordinación del equipo
(Imagen: E&J)
En los despachos jurídicos, la gestión del tiempo y la coordinación entre profesionales son tan importantes como la técnica jurídica. Cada día se acumulan plazos, escritos, vistas y llamadas de clientes que deben ser atendidas sin margen de error. Sin embargo, en muchos bufetes, basta con una ausencia inesperada —una baja, un juicio que se alarga, una reunión fuera— para que el engranaje se detenga. Los correos quedan sin respuesta, los clientes no saben a quién dirigirse y los socios deben intervenir de urgencia. La solución a este problema no requiere software complejo ni grandes inversiones: se llama “tabla de sustituciones”.
La idea es tan simple como efectiva. Se trata de un documento visible y actualizado que indica, de manera clara, quién sustituye a quién en caso de ausencia temporal, coincidencia de vistas o imprevistos. Su objetivo es garantizar continuidad operativa sin depender de improvisaciones. No se trata solo de un reparto de tareas, sino de un sistema de respaldo que mantiene el servicio al cliente y evita los clásicos vacíos de responsabilidad que pueden generar tensiones o errores graves.
Para implementarla, el primer paso es definir el nivel de sustitución. No todas las funciones pueden delegarse del mismo modo. En algunos casos, bastará con que el sustituto atienda llamadas o gestione la recepción de documentos. En otros, deberá tener acceso al expediente y capacidad de actuar, al menos provisionalmente, en nombre del titular. Por ello, la tabla debe reflejar el grado de responsabilidad asignado a cada sustituto: cobertura administrativa, operativa o jurídica. Esa claridad evita que alguien asuma tareas sin autoridad o, al contrario, que nadie actúe por miedo a sobrepasar límites.
...
Suscríbete a nuestra
NEWSLETTER
CONTENIDO EXCLUSIVO PARA SUSCRIPTORES
