El arte de documentar llamadas con clientes en tres líneas: eficiencia sin perder detalle
Registrar brevemente cada conversación en el CRM ayuda a mantener el control, mejorar la coordinación del equipo y reducir olvidos que pueden costar caro
(Imagen: E&J)
El arte de documentar llamadas con clientes en tres líneas: eficiencia sin perder detalle
Registrar brevemente cada conversación en el CRM ayuda a mantener el control, mejorar la coordinación del equipo y reducir olvidos que pueden costar caro
(Imagen: E&J)
En los despachos de abogados, las llamadas telefónicas con clientes son tan frecuentes como cruciales. A menudo, en apenas cinco minutos se definen estrategias, se acuerdan plazos o se aclaran puntos clave de un caso. Sin embargo, la mayoría de esas conversaciones se quedan en el aire: no se registran, no se resumen y, días después, nadie recuerda exactamente qué se dijo o qué se acordó. Esa falta de documentación puede generar confusiones, duplicar tareas o, en el peor de los casos, dejar al cliente con la impresión de que el despacho no tiene un control riguroso de su asunto. Por eso, cada vez más firmas están adoptando una práctica sencilla pero poderosa: registrar cada llamada con una mini-plantilla de tres líneas.
La idea es simple: tras colgar el teléfono, dedicar treinta segundos a anotar en el CRM (o, si no hay uno, en una hoja compartida) tres datos esenciales: Fecha – Tema tratado – Próximo paso. Nada más y nada menos. No se trata de transcribir la llamada ni de generar burocracia innecesaria, sino de dejar un rastro operativo que permita a cualquier miembro del equipo saber, de un vistazo, en qué punto está la conversación con el cliente. Por ejemplo: “04/10 – Revisión del contrato de arrendamiento. Cliente enviará la nueva versión antes del viernes.” Esa pequeña nota, cuando se multiplica por decenas de llamadas al mes, marca la diferencia entre un despacho desordenado y uno que transmite profesionalismo y control.
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