Un sistema de etiquetado doble que ahorra tiempo y evita pérdidas de información en despachos
La guía definitiva para archivar resoluciones judiciales para encontrarlas en segundos
(Imagen: E&J)
Un sistema de etiquetado doble que ahorra tiempo y evita pérdidas de información en despachos
La guía definitiva para archivar resoluciones judiciales para encontrarlas en segundos
(Imagen: E&J)
En el día a día de cualquier despacho jurídico, la gestión documental puede convertirse en una tarea tan invisible como crítica. Entre los múltiples escritos que entran y salen, las resoluciones judiciales ocupan un lugar central: son el punto de llegada de meses de trabajo y, al mismo tiempo, el punto de partida para nuevas estrategias. Sin embargo, no es raro que estas resoluciones acaben dispersas en carpetas genéricas, sin nomenclatura uniforme, y que su localización, justo cuando más se necesitan, se convierta en un ejercicio de arqueología digital. Unos pocos minutos invertidos en diseñar un sistema coherente de archivo pueden traducirse en horas ahorradas más adelante y, sobre todo, en menos estrés cuando el reloj aprieta.
Una práctica especialmente eficaz consiste en emplear un sistema de etiquetas dobles que clasifique cada resolución por dos criterios clave: el tipo de resolución y su resultado procesal. El tipo hace referencia a si se trata de un auto, una sentencia o una providencia, mientras que el resultado puede ser favorable, desfavorable o mixto. Esta doble clasificación permite filtrar y localizar documentos en segundos, sin necesidad de abrirlos uno por uno para saber de qué tratan. Por ejemplo, si un abogado quiere repasar rápidamente las sentencias favorables obtenidas en un determinado año, bastará con introducir en el buscador de su ordenador o en el gestor documental el término “Sentencia_Favorable” para que aparezcan todas las coincidencias al instante.
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