Automatización y cumplimiento normativo: el papel del software contable y fiscal ante los cambios regulatorios

Disponer de un software contable y fiscal certificado va a dejar de ser una opción y será una necesidad administrativa imprescindible. El cumplimiento normativo del nuevo sistema de facturación Verifactu así lo exige, a fin de evitar la doble contabilidad y facilitar la transparencia en la gestión de facturas.

Desde este enfoque, despachos y equipos contables deben dar un salto inevitable hacia la digitalización, utilizando un software para asesorías que cumpla con todos los requisitos de la Ley Antifraude y su reglamentación.

El desafío del cumplimiento normativo en constante evolución

Las empresas han tenido que ir adaptándose a lo largo del tiempo al cumplimiento normativo. Éste ha ido impulsando la digitalización en diferentes ámbitos: a través de la obligación de la factura electrónica B2B, la puesta en marcha del Suministro Inmediato de Información para las grandes empresas o TicketBAI en Euskadi.

El nuevo cambio llega de la mano de Verifactu y la Ley Antifraude, que obliga a trabajar con soluciones de software empresarial que eviten la doble contabilidad, permitan controlar la trazabilidad de las facturas y garantizar su conservación e inalterabilidad. Además, las facturas deberán tener un código QR y se deberán generar unos registros de facturación en formato XML para que puedan ser remitidos a la AEAT.

Estos cambios legales suponen un desafío para muchas empresas, ya que deben evolucionar desde las herramientas de facturación y contabilidad que utilizan actualmente a soluciones de software empresarial certificadas que cumplan con la legislación. Este paso supone a veces dejar a un lado la gestión manual de facturas, a través de documentos de Excel o Word, por programas de facturación avanzados.

¿Cómo afecta la transformación digital a las obligaciones fiscales?

La transformación digital implica utilizar soluciones digitales para la gestión administrativa. Utilizar un software de facturación permite crear y gestionar las facturas desde una sola herramienta, automatizar los procesos contables y la presentación de los modelos tributarios, como el IVA o el Impuesto de Sociedades, o la elaboración y legalización de las cuentas anuales.

¿Cómo puede la automatización facilitar el cumplimiento normativo?

La automatización supone un impulso significativo para facilitar el cumplimiento normativo en las empresas.

Reducción de errores y mejora de la precisión fiscal

Si las empresas y autónomos empiezan a trabajar con software de facturación, se evitarán los errores propios del cálculo manual. El proceso estará mucho más automatizado. Se podrán rellenar los modelos de impuestos de manera automática a partir de los ingresos y gastos reflejados en el programa.

Ahorro de tiempo en tareas repetitivas y de bajo valor

Muchas asesorías, despachos y departamentos contables podrán ahorrar tiempo, al no tener que dedicar tantas horas al cálculo manual de los modelos tributarios a partir de las facturas, o llevar a cabo la conciliación bancaria. El proceso se hará de manera rápida y sencilla.

(Imagen: E&J)

¿Qué funcionalidades debe incluir un software contable y fiscal?

Un software de contabilidad y gestión fiscal debe reunir unos requisitos determinados para que una asesoría o despacho pueda empezar a utilizarlo.

Actualización automática ante cambios normativos

Los cambios normativos ocurren de manera frecuente, y puede que obliguen a que las herramientas de software se adapten de manera rápida. Por eso hay que trabajar con un programa que se actualice de manera automática.

Integración con sistemas de la Administración (SII, AEAT, Seg. Social)

El software debe estar preparado para cumplir con todos los sistemas de la administración, desde la Seguridad Social al Suministro Inmediato de Información para las grandes empresas, o el registro automático de facturas para remitir a la AEAT de manera automatizada.

Trazabilidad y auditoría completa de operaciones

Un software de facturación permite saber quién, cuándo y cómo ha creado o modificado una factura. En este sentido, maximiza la transparencia y facilita las auditorías financieras de las operaciones.

¿Digitalización obligatoria u opcional para las asesorías?

Las asesorías deben adaptarse al futuro. En primer lugar, para garantizar el cumplimiento normativo. Pero también para poder seguir siendo competitivas en un escenario en el que la automatización es clave para ahorrar tiempo y gestionar procesos complejos de manera rápida y eficaz.