La digitalización de los documentos en la práctica jurídica

El papel sigue siendo protagonista en muchos despachos de abogados: archivadores y carpetas llenos de expedientes y documentos.

Pero si el archivo físico de papel se mantiene o sigue creciendo, aumenta la ineficiencia operativa. Por eso, en STD Gestión Documental convertimos la información en conocimiento estratégico. Ayudamos a analizar los procesos documentales e identificamos las oportunidades de mejora que impulsen tu despacho.

En estos días, cualquier despacho de abogados se ve impulsado a aumentar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de sus documentos y a digitalizar los documentos por diversas ventajas operativas, financieras, de cumplimiento normativo o de riesgo, como son:

• Un aumento de los costes inmobiliarios.
• Una mayor presión en materia de cumplimiento normativo.
• Los modelos de trabajo híbridos.
• Muchas preocupaciones por la recuperación ante desastres.

Con estos factores, la digitalización de los documentos sigue siendo una de las inversiones tecnológicas con mayor retorno de la inversión. No se trata de sólo una solución tecnológica sino de un enfoque estratégico, alineado tanto con la normativa y legislación vigente como con las mejores prácticas del sector.

Por ejemplo, un despacho de tipo medio (6-10 personas) recuperará la inversión de la digitalización (ROI) en 6-8 meses, debido a varios factores como el tiempo en búsqueda de documentos, pérdidas, versiones, impresiones, entre otros. Pero la gran ventaja no está en eliminar el papel, sino en:

• Ganar agilidad en la respuesta a los clientes.
• Aumentar el número de clientes con el mismo personal.
• Mejorar la calidad del servicio.
• Reducir riesgos.

Desde una perspectiva práctica, la digitalización del papel es importante porque proporciona eficiencia y beneficios evidentes en la gestión de los documentos:

• Reducción de tiempos en la tramitación de expedientes.
• Mejora en la organización y trazabilidad de la información.
• Elimina pérdidas y gana espacio útil.
• Proporciona accesos seguros y controlados.
• Habilita el uso de herramientas de seguridad: firma digital, anonimización de datos, etc.
• Centra el foco en el negocio.

(Imagen: E&J)

La buena noticia es que la digitalización de los documentos se puede llevar a cabo sin parar la actividad del despacho, con planificación y estrategia:

• Con un cambio de oficina, un periodo vacacional, un cambio estructural, etc.
• Con una revisión de los documentos, si están en custodia externa.
• Con la instalación de un nuevo programa de gestión, contabilidad o gestión documental.
• Con una destrucción esporádica revisando los documentos importantes y los que hayan llegado al fin de su vida útil.

La cuestión no es si merece la pena la digitalización de los documentos sino qué oportunidades (competitividad) está perdiendo el despacho.

En definitiva, la digitalización de documentos se convierte en imagen de modernidad, confianza y fiabilidad que fortalece la reputación del despacho.

Recuerda que …

•  No hay que digitalizar todos los documentos inicialmente. Se comienza por un departamento, una metodología y vemos los resultados.
• No hay que parar la actividad del despacho para la digitalización. Se procesan los documentos según relevancia, consulta, actividad, etc.
• No hacen falta grandes inversiones para iniciar la digitalización. Se adapta a los presupuestos del despacho.