El trabajo manual, un ladrón de tiempo para la digitalización de las pequeñas asesorías

Vivimos en una carrera trepidante contra el tiempo de la que ninguna empresa está exenta. Organizaciones de todo tipo buscan agilizar sus procesos, automatizar tareas y aportar el máximo valor diferencial para ser competitivos, así como captar y retener clientes. Y el mundo de las asesorías no es diferente. La digitalización se ha convertido en una necesidad, no una opción, para grandes y pequeñas, para cualquier asesor.

Y enfatizo en cualquier asesor, porque la digitalización no sólo aplica a los profesionales de los grandes despachos, sino que puede acelerar –mucho, bien y de forma orgánica– también el crecimiento de las pequeñas asesorías.

Más allá del presupuesto, una de las barreras que encontramos en autónomos y pymes a la hora de digitalizarse es, en mayor o menor medida, la resistencia al cambio: el miedo a lo desconocido, la preocupación por la pérdida de control o la falta de confianza en las nuevas herramientas y procesos. Una barrera que les impide dar un salto de calidad, no solamente de manera interna optimizando recursos, sino también externa en el servicio a sus clientes.

En Cegid hemos realizado un estudio entre más de 4.000 pequeñas asesorías y pudimos observar que el ahorro de tiempo es uno de los objetivos más buscados. Estas pequeñas asesorías y despachos están experimentando una saturación de trabajo debido a la cantidad de gestiones y actividades manuales que deben realizar. Si atendemos a los datos, esta situación no nos ha de extrañar: el 95% de las pequeñas asesorías sigue empleando Excel y un software sencillo de contabilidad como principales herramientas. Por otro lado, más de la mitad siguen sin utilizar un ERP para la gestión integral del despacho y apenas un 18% han incorporado algo tan básico (y útil) como un CRM.

Una de las barreras de autónomos y pymes a la hora de digitalizarse es la resistencia al cambio. (Foto: E&J)

La formación también es un activo muy valioso

Esta realidad no sólo les impide centrarse en su estrategia empresarial. El trabajo dedicado a las tareas más básicas, mecánicas y recurrentes -y, al mismo tiempo, las que más horas requieren-, como la contabilización de facturas o la conciliación bancaria, les roba una gran cantidad de tiempo para realizar tareas tan importantes en la actualidad como, por ejemplo, su formación. Preguntados por esta cuestión, se percibe una unanimidad entre los asesores: cerca del 90% valora muy positivamente la formación y la consideran primordial, pero no dispone de tiempo para ella.

Y es que, tanto para una pequeña como gran asesoría, la formación es la base de su desarrollo y crecimiento, porque una plantilla bien formada es el pilar fundamental para el éxito de cualquier empresa. En primer lugar, los pequeños asesores requieren dedicar un espacio en sus agendas para adquirir competencias en el uso de herramientas tecnológicas, análisis de datos y gestión masiva de información. Es decir, conocimientos que les permitan explorar soluciones digitales como un ERP u otro software de gestión empresarial que, en última instancia, contribuyan a su crecimiento.

En paralelo, en un ámbito como el tributario, que está sujeto permanentemente a modificaciones –en muchos casos, derivadas de situaciones coyunturales–, estar al día es esencial. Esto cobra además especial importancia en una época como la actual con los cambios legislativos que se avecinan, como la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece. Estas son las leyes correspondientes a Verifactu y la factura electrónica, respectivamente. Dichas normativas van a suponer –si es que no lo están haciendo ya– un punto de inflexión para el que el asesor debe estar formado y convenientemente preparado. Sin embargo, la realidad no es la deseada: más de la mitad de los profesionales encuestados afirmaron desconocer todas las implicaciones de la normativa relativa a la obligatoriedad de la factura electrónica e, incluso, de las subvenciones del Kit Digital. Algunos, de hecho, reconocían desconocer por completo la existencia de dichas leyes y subvención. Lo que, una vez más, muestra como el problema es consecuencia del elevado ajetreo del trabajo administrativo.

Todo esto refleja el círculo vicioso por el que navegan los pequeños asesores actualmente y el motivo por el cual el grado de madurez digital no es aún el deseado. La falta de tiempo para la adquisición de habilidades digitales y la formación en materia regulatoria ralentizan el proceso de digitalización. Por consiguiente, siguen realizando su trabajo diario de forma manual, colocando de nuevo al asesor en el punto de partida de dicho problema. Problema que, con el tiempo, solo puede incrementarse, repercutiendo negativamente en su productividad laboral y mermando su competitividad.