Cinco ventajas de utilizar la firma electrónica en tu despacho de abogados

Conforme al art. 3 del Reglamento eIDAS, podríamos definir la firma electrónica como el conjunto de datos en formato electrónico que van ligados a un documento y que permiten identificar a una persona física o jurídica y asegurar su integridad.

Tras estallar la pandemia por Covid-19, no desvelamos nada si aseguramos que los procesos de transformación digital en nuestros despachos de abogados han experimentado un progreso y una revolución repentina difícilmente pronosticables. Pese a que todavía existen letrados que se aferran al papel y a los métodos más clásicos de ejercer la profesión, una herramienta como la firma electrónica ha sido acogida por el sector como una pieza indispensable para relacionarse eficazmente con clientes, procuradores o compañeros.

Tras presentar las diferentes modalidades de firma electrónica y los casos de uso más adecuados para cada una de ellas, nos aventuramos a detallar a continuación hasta cinco ventajas para que nuestra empresa o despacho abandone la “pereza digital” y se decida por implementar en su organización, si aún no lo ha hecho, un sistema de firma electrónica con las máximas garantías o se auxilie de un prestador cualificado de servicios electrónicos para adaptarse a los nuevos retos de digitalización:

1. Mayor seguridad e integridad

Además de ser un método rápido y sencillo, el contenido del documento electrónico firmado no podrá ser alterado o manipulado, por lo que se previene el fraude y se garantiza la autentificación del mismo y la identidad del firmante.

2. Se garantiza la confidencialidad

El contenido del contrato, autorización o formulario que lleve aparejada una firma electrónica solo será conocido por aquellos sujetos autorizados a ello.

3. Adiós al papel

Si tu despacho ha decidido sustituir los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, para reducir el impacto en el medio ambiente y optimizar procesos, la firma electrónica se estima imprescindible.

«Solo será conocido por aquellos sujetos autorizados a ello» (Foto: E&J)

Asimismo, apostar por la estrategia del “papel cero” te ayudará a disminuir el almacenamiento de datos en espacios físicos y a eliminar cualquier gasto que tu compañía asuma en relación a la impresión, escaneo o envío de documentación por correo ordinario.

4. Aumento de la competitividad

En particular, en un sector tan competitivo y cada vez más complejo como es el de la abogacía, no quedarse atrás en comparación con el resto de las firmas de tu entorno te ayudará a mantenerte o a escalar posiciones en ese abanico de despachos de referencia de tu ciudad.

Así, servicios como el que ofrece Signaturit generarán un plus de valor y una mejora integral y tangible del servicio al cliente que se acerque o se interese por lo que ofrece tu despacho.

5. Ahorro de tiempo

Con la implantación de la firma electrónica se evitan desplazamientos y traslados inútiles. Todos los proyectos o contrataciones necesitan de un documento que acredite la voluntad de las partes involucradas. Pues bien, con la firma electrónica el tiempo de espera para que ese documento sea validado por todos los responsables se reduce de días (o semanas) a segundos.

Además, este ahorro de tiempo no solo te beneficiará a ti sino también al resto de operadores jurídicos que te rodean en tu día a día. Con esta solución digital, atrás quedaron aquellas citaciones o reuniones con clientes o compañeros de profesión con el único objeto de firmar documentación que afectaba a las partes. Ahora, estés donde estés, ya sea desde tu despacho, desde una sede judicial o desde tu lugar de vacaciones, podrás agilizar procesos y mantener activa la gestión documental de tu compañía.