Protocolos de desconexión digital: el “agujero negro” de las acciones de formación y sensibilización

Más de cinco años después, el incumplimiento en torno al protocolo de desconexión digital (obligatorio para todas las compañías, sea cual sea su plantilla) parece estar “normalizado”. Son pocas las empresas que han cumplido esta obligación, pero si nos centramos específicamente en la parte de la norma que obliga a realizar acciones de formación y sensibilización, la situación real en la práctica es desoladora.

Aunque sí tenemos ya muchísimos convenios colectivos regulando expresamente el derecho a la desconexión digital y la cuestión del protocolo de desconexión, no están entrando (salvo excepciones muy contadas) en la parte de las acciones de formación y sensibilización.

Por tanto, a día de hoy, nadie sabe a ciencia cierta (más allá de lo que se pueda pactar con la representación legal de los trabajadores) cómo hay que cumplir adecuadamente con la parte de acciones de formación y sensibilización, puesto que la norma no establece ni periodicidad, ni mínimos, ni cuántas acciones, ni de qué tipo.

Obligaciones de la empresa en materia de desconexión digital

Han pasado más de cinco años (7 de diciembre de 2018) desde que entró en vigor la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) que, en su art. 88 regula la desconexión digital, y todavía hay empresas que parecen desconocer su obligación de elaborar el protocolo de desconexión digital.

Todas las empresas (sea cual sea su sector de actividad o número de personas trabajadoras en plantilla) están obligadas a elaborar su plan/protocolo de desconexión digital en virtud del art. 88 de la LOPDGDD.

Tenemos ya muchísimos convenios colectivos regulando expresamente esta cuestión, aunque de formas muy distintas. Algunos se limitan a hacer una mera remisión a la LOPDGDD pero, otros, van más allá y, además de concretar el ejercicio del derecho, también establecen posibles buenas prácticas que las empresas se pueden plantear implementar (a modo de recomendaciones).

En todo caso, el hecho de que el convenio colectivo aún no regula nada sobre el protocolo de desconexión digital no es excusa. Es obligatorio cumplir la obligación de elaborar el protocolo. Ahora bien, si el convenio regula esta cuestión, hay que tener adicionalmente en cuenta lo establecido en el convenio.

Acciones de formación y sensibilización

El problema que tenemos en la práctica es la generalidad de la norma y, desde luego, sería más que deseable un desarrollo reglamentario que estableciera y/o concretara al menos unos mínimos.

Lo que establece el art. 88.3 de la LOPDGDD es lo siguiente:

«El empleador, previa audiencia de los representantes de los trabajadores, elaborará una política interna dirigida a trabajadores, incluidos los que ocupen puestos directivos, en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática. En particular, se preservará el derecho a la desconexión digital en los supuestos de realización total o parcial del trabajo a distancia, así como en el domicilio del empleado vinculado al uso con fines laborales de herramientas tecnológicas».

Salud mental en el trabajo (Foto: Freepik)

Es decir, las empresas tienen las siguientes obligaciones:

1. Elaborar un protocolo (política interna) de desconexión digital. Al elaborarlo, hay que tener en cuenta lo que pueda disponer el convenio colectivo de aplicación
2. Si en la empresa hay representación legal de los trabajadores, hay que cumplir con el trámite de audiencia. Ahora bien, tal y como está redactada la norma (y a la espera de criterios jurisprudenciales sobre esta cuestión) no es obligatorio llegar a un acuerdo.
3. Al hacer el protocolo de desconexión digital hay que definir las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión.
4. También es obligatorio definir acciones de formación y sensibilización.

¿Cuál es el problema? El problema radica en que, más de cinco años después, los convenios colectivos no están entrando a nivel general en definir las acciones concretas de formación y sensibilización. Y los que lo hacen tampoco entran a concretar en detalle las acciones. A modo de ejemplo, el Convenio Colectivo de la industria metalográfica y de fabricación de envases metálicos, establece expresamente (sobre la formación) lo siguiente:

«La información, formación y sensibilización sobre este derecho (derecho a la desconexión digital”) deberá transmitirse a las personas trabajadoras de forma clara e inequívoca, debiendo desarrollarse actividades formativas en tal sentido que aseguren el correcto conocimiento de los criterios que se pacten».

Por su parte, el Convenio Colectivo de Grandes Almacenes establece lo siguiente:

“Las empresas realizarán acciones de formación y sensibilización sobre la protección y respeto del derecho a la desconexión digital y laboral y sobre un uso razonable y adecuado de las TIC, dirigidas a todos los niveles de la organización y, para ello, pondrá a disposición de todas las personas trabajadoras, la información y/o formación necesaria”.

Pero tampoco se entra a concretar ni periodicidad ni tipo de acciones concretas que deben desarrollar.

El “miedo” a crear derechos adquiridos

A falta de desarrollo normativo y/o de sentencias (la jurisprudencia en torno al protocolo de desconexión digital es exigua a pesar de haber transcurrido más de cinco años desde la entrada en vigor de la LOPDGDD), un miedo que existe en algunas organizaciones a la hora de plantear acciones de formación y sensibilización en torno al ejercicio del derecho a la desconexión digital es ser demasiado “ambiciosas” e ir más allá de la normativa, creando, a la larga, derechos adquiridos para las personas trabajadoras.

Aquí, (a salvo de lo que pueda pactarse con los RLT y/o de lo que pueda establecer el convenio colectivo) lo que pueden plantearse las empresas es elaborar un plan de acciones de formación vinculado a un año concreto (p.ej. planificar dos o tres acciones para 2024), estableciendo expresamente que dichas acciones no tendrán por qué repetirse en años sucesivos y/o que las acciones que se vayan a realizar única y exclusivamente se mantendrán mientras el convenio colectivo de aplicación no regule expresamente esta cuestión.

(Foto: E&J)

Otro problema es que las acciones de formación y sensibilización, si se fijan dentro del clausulado, (política interna) “se contractualizan”. Para evitar esto se puede establecer como cláusula que las acciones concretas de formación y sensibilización se establecerán anualmente mientras el convenio colectivo no regule nada expreso al respecto.

En todo caso, la norma es clara y hay obligación de realizar acciones de formación y sensibilización.

¿Qué podemos entender por acciones de formación y sensibilización?

A salvo, por supuesto, de lo que pueda establecer el convenio y/o de lo que se pacte con la RLT, las posibilidades a día de hoy son amplias. A modo de ejemplo:

• Impartir una sesión específica para los mandos (entendiendo por “mando” a quien tenga bajo su cargo a un equipo de personas) para concienciarles de la importancia de respetar el derecho a la desconexión digital de las personas trabadoras, racionalizar el envío de email fuera de la jornada laboral, conductas que constituyen vulneración del derecho a la desconexión digital…
• Elaborar una guía para las personas trabajadoras sobre el derecho a la desconexión digital: qué supone, cómo ejercerlo, pautas y consejos para favorecer la desconexión digital…
• Elaborar materiales formativos y/o distribuir píldoras formativas a las personas trabajadoras sobre el derecho a la desconexión digital, beneficios para la salud, riesgos de la hiperconexión… En este sentido, el INSST, por ejemplo, ha elaborado material específico que se puede distribuir entre las personas trabajadoras sobre la desconexión digital (Cartelería, vídeos explicativos…).

Ejemplo de uno de los carteles elaborado por el INSST (Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo) a modo de “píldora formativa”:

Ejemplo de uno de los carteles elaborado por el INSST

• Explicar a las personas trabajadoras (sesión formativa) sobre los riesgos psicosociales de estar hiperconectados y qué riesgos puede conllevar para la salud mental.
• En caso de detectarse que hay “mandos” que incumplen el derecho a la desconexión digital y/o que lo obstaculizan o no respetan lo dispuesto en el protocolo de desconexión digital, impartirles una sesión específica (aparte de las repercusiones laborales que esta conducta pueda tener desde el punto de vista sancionador)
• Utilizar los canales de comunicación internos que tenga la compañía (y/o la intranet) para difundir píldoras sobre la desconexión digital.
• Realizar una encuesta de clima laboral a la plantilla sobre el conocimiento de protocolo de desconexión digital, si conocen qué supone el derecho a la desconexión, los riesgos derivados de la hiperconexión…

En todo caso, y a modo de conclusiones:

1. Existe un elevado grado de incumplimiento de las obligaciones de las empresas en materia de desconexión digital
2. En el caso concreto de las acciones de formación y sensibilización, el incumplimiento es aún mayor y los convenios colectivos (a nivel general) no están abordando esta cuestión.
3. Sería más que deseable un desarrollo reglamentario que estableciera y/o concretara unos mínimos sobre el cumplimiento de las acciones formativas.
4. El mero hecho de tener protocolo de desconexión digital no es una buena práctica de dirección estratégica de personas. Es una obligación legal. Únicamente podrá hablarse de buena práctica y/o de mejora cuando se diseñe un protocolo de desconexión y/o acciones formativas y de sensibilización ambiciosas que vayan más allá de lo establecido en la normativa (legal y convencional).
5. Las empresas deberían afrontar no solo la parte estrictamente laboral, sino también ver la obligación del protocolo de desconexión digital como una oportunidad para instaurar una cultura de uso saludable de las TIC en la organización, mejorar en materia de salud mental y gestión de riesgos psicosociales y avanzar en materia de dirección estratégica de personas.