Digitalización en la era post-Covid: la avalancha de papel en una justicia del siglo pasado

El cese de la actividad profesional por el coronavirus ha dejado al descubierto carencias que evidencian la necesidad de ganar agilidad y eficiencia en determinados sectores. Existen aún estructuras organizativas ancladas en el pasado en las que la innovación necesita abrirse paso sin más demora. Y lo positivo es que, en estas circunstancias tan complicadas, se puede ver con mayor claridad cómo adelantarnos a los cambios que surgirán en la era post-Covid.

La justicia española es uno de esos ámbitos en los que la transformación digital no se ha priorizado. Se trata de un asunto pendiente que debería haberse zanjado hace años. No han sido pocos los profesionales que, desde el confinamiento, se han lamentado por no haber digitalizado documentación y automatizado procesos para mantener un buen ritmo de trabajo en remoto. En los bufetes todavía se manejan pesados tomos de documentación en papel o se sirven del prehistórico fax para acreditar la presentación de un escrito. Y si registran una demanda telemáticamente, no se libran de tener que introducir los datos en el sistema uno por uno a mano y hacer fotocopias para todas las partes implicadas en el proceso judicial. La informatización de los juzgados está al 55% en el mejor de los casos; y los numerosos expedientes generados por la crisis del coronavirus no hacen más que presagiar una nueva debacle en un sistema de por sí colapsado.

Desterrar los hábitos alrededor de esa institucionalización del papel en la justicia llevará su tiempo, por lo que hay que adoptar una visión más realista. Esto pasa por emprender poco a poco maneras más eficientes de gestionar la documentación en formato físico con herramientas de digitalización con tecnología inteligente, pero sin que haga falta ser expertos en informática para utilizarlas.

Los avanzados escáneres documentales de hoy en día facilitan a los usuarios organizar todo el papeleo y almacenarlo en una ubicación elegida; todo ello, con totales garantías de seguridad y la posibilidad de compartir los documentos digitalizados con un solo clic cuando sea necesario. Estos dispositivos pueden incorporar también capacidades de robotización de procesos que, en combinación con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, ayudarían a los profesionales del sector legal a eliminar procesos sin valor añadido para poder dedicar más tiempo a procesos que realmente aporten valor.

Estas son algunas soluciones que pueden ayudar en los múltiples desafíos a los que se enfrenta actualmente la justicia española. Como actores clave en TI, tenemos en estos momentos una gran oportunidad para acompañar a este sector en su estrategia de transformación digital, a fin de que sus profesionales cuenten con las herramientas adecuadas para trabajar de forma más inteligente y eficiente en su día a día. Si bien el Covid-19 no será el motivo por el que desde legal se acometa finalmente la digitalización, lo que es seguro es que servirá para acelerar este ansiado cambio.

Sobre la autora: Silvia Ustárroz, responsable del vertical de justicia en PFU (Fujitsu) para Iberia.