¿Es posible inscribir mediante firma electrónica avanzada una escritura pública autorizada por notario?

En primer lugar, consideramos oportuno responder a la pregunta de qué se entiende por una firma electrónica avanzada. Pues bien, según los arts. 3.2 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica y 26 del Reglamento (UE) Nº 910/2014, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE, una firma electrónica avanzada deberá reunir los siguientes requisitos:

• estar vinculada al firmante de manera única;
• permitir la identificación del firmante;
• haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo,
• y estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

Simplificando, la firma electrónica avanzada es una modalidad que, a priori, ofrece más garantías, versatilidad y seguridad que la firma electrónica simple. En concreto, el hecho destacable es la integridad del contenido firmado, siendo este tipo de firma la que asegura que el contenido del documento no ha sido modificado y que la identidad del firmante del mismo tampoco ha variado.

Así las cosas, nos preguntamos, ¿sería posible inscribir mediante firma electrónica avanzada una escritura pública autorizada por notario?

Así es. De hecho, recientemente Afiens Legal, LegalTech basada en una plataforma tecnológica que ofrece servicios legales alternativos (ASLP) a despachos de abogados, notarias, family offices, fondos y asesorías jurídicas de empresa, ha conseguido la inscripción de una escritura pública autorizada por notario, donde la firma electrónica avanzada insertada en la certificación de los acuerdos societarios ha sido válidamente legitimada por el aquel, autorizando dicha escritura y validando su inscripción en el Registro Mercantil de Madrid.

Lorena Salamanca Cuevas, administradora única y socia directora de la plataforma citada, presentó ante el notario un documento con la finalidad de elevar a público un acuerdo societario firmado con la firma electrónica avanzada que facilita su actual proveedor de firma electrónica, la LegalTech Docusign. La firma incluida en este documento fue legitimada por el notario sin comparecencia presencial de los firmantes de la certificación societaria, ya que mediante cotejo con otra firma que conste en el protocolo o libro registro a cargo del notario o incluso, con otra firma original legitimada por el mismo notario en algún momento anterior, es suficiente, siempre a juicio del notario, para verificar su autenticidad. El notario autorizó la escritura pública poniendo de manifiesto dicha situación y el Registro Mercantil, por su parte, lo dio por válido e inscribió el acuerdo correctamente.

Lorena Salamanca, socia directora de AFIENS

De esta forma, la firma electrónica avanzada pasa con éxito dos controles: la legitimación ante el notario y la verificación por el Registro Mercantil quien, tras darla por válida, procede a inscribir el documento.

La relevancia de este hecho estriba en que supone un avance en el reconocimiento de la validez de una firma electrónica avanzada y de los documentos firmados con ella y a su vez, se facilitan los trámites ante el notario y el registrador.

La llevanza de las secretarías de sociedades exige a sus responsables la realización de multitud de trámites administrativos y la gestión de numerosos documentos, que podría facilitarse enormemente si fuera integralmente digitalizada.

Así y ante el contexto actual de aceleración digital casi impuesta por la pandemia que aun seguimos padeciendo, reconocimientos como este del Registro Mercantil de Madrid, ayudarán a evitar desplazamientos innecesarios y a agilizar la realización de trámites relacionados con el derecho societario.