Hora de digitalizar tu despacho de abogados (III): gana en seguridad

¿Puedes decir que tu despacho de abogados está 100% digitalizado? Cuando nos confinamos en casa hace ya más de un año, ¿a cuánta documentación no tuviste acceso desde tu domicilio porque aquella no estaba digitalizada? ¿Está entre los retos de tu firma el objetivo “Papel Cero”? Y, por último, ¿la no digitalización de tu despacho podría suponerte asumir ciertos riesgos y sanciones que no te esperas?

Así es, respondiendo a este último interrogante, recientemente en Economist & Jurist nos hemos hecho eco de dos resoluciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en la que se sancionaba a un abogado y a una mercantil por arrojar a la basura documentación con datos personales de sus clientes sin el mínimo cuidado y respeto a la normativa de protección de datos.

En particular, en el primer caso, la AEPD apercibió a un letrado después de que la Sección del Servicio de Protección de la Naturaleza (SEPRONA) de la Guardia Civil de Las Palmas de Gran Canaria encontrase junto a unos contenedores de basura urbanos, dos bolsas de plástico repletas de documentación (escrituras, poderes notariales, sentencias judiciales, fotocopias de DNI de clientes, testamentos, etc.) de clientes del abogado sancionado.

En el segundo supuesto, la AEPD sancionó con 3.000 euros a una mercantil después de que la Policía Foral de Navarra, en similares circunstancias que en el caso anterior brevemente descrito, encontrase documentación (cartas, albaranes, etc.) de clientes y proveedores de la primera arrojados en la vía pública.

«¿Está entre los retos de tu firma el objetivo “Papel Cero”?» (Foto: Canon)

Así, lo anterior evidencia que, además de los habituales inconvenientes de no tener digitalizado tu despacho (necesidad de tener suficiente espacio físico para almacenar toda la documentación; no tener acceso desde cualquier lugar o momento a todos los documentos; la dificultad a la hora de compartir documentación con clientes, compañeros de despacho o funcionarios de la Administración de Justicia; el consecuente daño ambiental), debemos no olvidar los importantes problemas de seguridad.

En concreto, independientemente del tamaño de tu despacho de abogados, para cualquier firma es importante proteger sus datos y otros activos valiosos. Por ello, uno de los mayores riesgos de seguridad de la información para los despachos es el papel, ya que los documentos impresos se pueden perder o dañar fácilmente, mientras que los documentos digitales se pueden encriptar y guardar de forma segura en discos duros o dispositivos electrónicos.

Escáner imageFORMULA DR-C225 II y DR-C225W II

Pues bien, con la intención de que tu firma se sume también al objetivo “Papel Cero”, evite situaciones y sanciones como las arriba descritas, y se aproveche del valor que añadiría la digitalización de tu despacho a clientes actuales o potenciales, a colaboradores y a los miembros de tu propio bufete, hoy te presentamos, de la mano de Canon, los modelos de escáner imageFORMULA DR-C225 II y DR-C225W II.

Escáner imageFORMULA DR-C225 II y DR-C225W II (Foto: Canon)

Entre sus grandes ventajas, en esta ocasión, destacamos las siguientes:

• Escaneo rápido de alta calidad: El proceso de escaneo ahora es más sencillo con los modelos imageFORMULA DR-C225 II y DR-C225W II supercompactos e inteligentes, ideales para pequeñas oficinas y mostradores. La conexión Wi-Fi integrada del DR-C225W II permite el escaneo inalámbrico desde dispositivos móviles, tablets y PC.
• Impulsa tu productividad: Los modelos DR-C225 II/W II ofrecen un escaneo sencillo con solo tocar un botón, lo que reduce los retrasos y mantiene unos niveles de producción altos. De este modo, Con solo pulsar un botón podrás empezar a escanear en pocos segundos con la potente herramienta de digitalización CaptureOnTouch que viene de serie con el escáner. Canon impulsa la innovación con el concepto intuitivo de alimentación natural del escáner. Lo anterior permite a los usuarios introducir documentos en el escáner boca arriba, en su orientación natural.
• Perfil compacto, diseño exclusivo: Con su innovador diseño J-Path vertical, que ahorra espacio, los modelos DR-C225 II/W II se convierten en el referente para los escáneres de sobremesa ultracompactos. El diseño J-Path vertical permite introducir y recibir documentos en vertical, por lo que no se necesita espacio adicional en el escritorio. Los cables y puertos situados en el lateral te permiten colocar ambos dispositivos directamente contra una pared, o incluso en una estantería, para que disfrutes del máximo ahorro de espacio.
• Extremadamente versátil y fiable: Los modelos DR-C225 II/W II pueden admitir una mezcla de distintos tipos de documentos. Si cambias la alimentación de papel a una ruta de paso directo, puedes escanear con facilidad documentos de tamaño A3 (en modo de folio), documentos gruesos, tarjetas con relieve y documentos de 3 metros de longitud. La fiable función de detección de alimentación doble ultrasónica detecta con precisión si se introduce más de una hoja simultáneamente, lo que puede evitar la pérdida de información importante.

«Los modelos DR-C225 II/W II pueden admitir una mezcla de distintos tipos de documentos» (Foto: Canon)

No esperes más. La transformación digital de tu despacho de abogados también pasa por tener acceso a este tipo de herramientas que te harán ganar seguridad, comodidad, tiempo y eficacia en cualquier tipo de gestión documental.