Prorrogada la posibilidad de celebrar juntas telemáticas durante todo el 2020 (con modelo de convocatoria)

El Real Decreto-Ley 21/2020, de 9 de junio, de medidas urgentes de prevención, contención y coordinación para hacer frente a la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 ha introducido modificaciones en los apartados 1 y 2 del artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, en el que se estableció, como medida extraordinaria, que durante el período de alarma se pudieran celebrar las Juntas de socios y accionistas, así como las de los órganos de administración, de manera telemática, bien mediante videoconferencia o a través de conferencia telefónica múltiple.

Con la modificación introducida ahora por el Real Decreto-ley 21/2020 en su disposición final cuarta, dicha posibilidad se ha extendido más allá del estado de alarma, permitiéndose la asistencia telemática hasta el 31 de diciembre del 2020,  aun cuando no se encuentre previsto en los estatutos, eso sí, será necesario que todas las personas o miembros que tengan derecho de asistencia dispongan de los medios necesarios y el Secretario reconozca su identidad, de la que dará fe expresándolo así en el Acta. La reunión o sesión se entenderá celebrada en todo caso en el domicilio de la persona jurídica (sociedad).

En resumen, se deberán cumplir los siguientes requisitos:

1. En cuanto a los medios telemáticos, podrán celebrarse por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple.
2. Todos los participantes deberán contar con los medios técnicos necesarios para poder intervenir.
3. Se deberá reconocer por el Secretario la identidad de los participantes expresándolo así en el Acta.
4. El secretario remitirá de inmediato el Acta a las direcciones de correo electrónico de los concurrentes.
5. La sesión se entenderá celebrada en el domicilio de la sociedad.

Hay que recordar que actualmente y de conformidad con la Ley de Sociedades de Capital, la asistencia a la Junta de socios o accionistas lo es, con carácter general, de manera presencial y la posibilidad de asistencia telemática solo se encuentra prevista por la Ley de Sociedades de Capital, en su artículo 182, para las sociedades anónimas y siempre que se encuentre previsto en sus estatutos. Nada dice la Ley de Sociedades de Capital sobre dicha posibilidad para los otros tipos de sociedades de capital, lo que no significa que ya se esté queriendo interpretar por algunos de forma extensiva y por analogía para el resto de sociedades, sin perjuicio de que llevar a la práctica dicha interpretación, mediante la inclusión en los estatutos de la asistencia telemática, pudiera encontrarse con el obstáculo, más que seguro, del Registrador Mercantil, en cuanto a que imposibilite su inscripción al no encontrase previsto de forma expresa por la Ley de Sociedades de Capital o que pudiera derivar de la impugnación de alguno de los socios, de los acuerdos de la Junta celebrada por dicho medio.

Todo parece indicar que algo bueno se podría “sacar” de las medidas urgentes que se han tenido que ir adoptando a raíz de la crisis sanitaria provocada por el COVID-19 en esta materia, como es un impulso para la modificación de la Ley de Sociedades de Capital en el sentido de regular de manera expresa la posibilidad de asistencia telemática a las Juntas ya no solo para las sociedades anónimas, sino también para los otros tipos de sociedades, como las sociedades limitadas, así como su extensión también a las reuniones o sesiones de los órganos de administración, cuya posibilidad de asistencia telemática, si bien no se encuentra previsto en la Ley de Sociedades de Capital, ciertamente se viene realizando de manera “no oficial” o “extraoficial”.

Lógicamente la posibilidad de asistencia o celebración telemática, tanto de Juntas como de reuniones de los órganos de administración, deberá hacerse con todas las garantías para los asistentes o quienes tienen derecho de asistencia, por lo que la modificación de la Ley de Sociedades de Capital habrá de prever, al menos en primer término y sin perjuicio de un mayor desarrollo en los estatutos donde se encuentre previsto, las medidas a adoptar para salvaguardar sus derechos, acompañándolo de medidas técnicas que den seguridad y permitan identificar de manera indubitable al participante, lo cual puede ser complicado cuando se trate de una conferencia telefónica múltiple (sin video); así como  la seguridad de que los participantes se estén manifestando de manera libre y voluntaria, lo cual ciertamente no se encuentra exento de dificultad.

No dejar de mencionar la importancia que tiene en estos momentos que la sociedad disponga de una página web corporativa, posibilidad que recoge la Ley de Sociedades de Capital (obligatorio para las cotizadas) y de la que, sin embargo, una mayoría de sociedades no dispone. La existencia de una página web corporativa ayudaría a la asistencia telemática facilitando el seguimiento de la Junta a través de su web y facilitando la identificación de los asistentes mediante la entrada y voto a través del Documento Nacional de Identidad Electrónico; un certificado electrónico de usuario reconocido, válido y vigente, de conformidad con lo previsto en la Ley 59/2003 de firma electrónica o mediante unas credenciales de “usuario y clave” que el partícipe o accionista podría recibir en su dirección de correo electrónico.

Finalmente, y por motivos totalmente inesperados la ley se está adecuando, como tantas veces se había solicitado, a la realidad actual dónde la tecnología va por delante y apoya las necesidades de los partícipes y accionistas, estaremos atentos a cómo y cuándo se dará dicha modificación en la Ley de Sociedades de Capital.

Se aporta modelo de convocatoria de Junta General de Socios de una Sociedad Limitada y Junta General de Accionistas de una Sociedad Anónima (no cotizada), con posibilidad de “Asistencia telemática”, sin olvidar que dicha posibilidad solo será válida por el momento para Juntas que se vayan a celebrar hasta el día 31 de diciembre de 2020, en sociedades limitadas y en sociedades anónimas (que no lo tengan previsto en sus estatutos).

«CONVOCATORIA DE JUNTA GENERAL…DE SOCIOS DE “………. S.L.”

Estimado socio:

1. a) El Administrador Único convoca b) Administrador Solidario convoca c) Los Administradores Mancomunados convocan d) El Consejo de Administración ha acordado convocar Junta General… (Ordinaria / Extraordinaria) de socios de la Sociedad “………………….S.L.” a celebrar en el domicilio social sito en … (lugar) el … (fecha), a las … (hora), con el siguiente

ORDEN DEL DÍA

1. ……….
2. ……….
3. ……….
4. Ruegos y preguntas.
5. Lectura y aprobación del acta de la reunión.

Derecho de información: Los socios podrán solicitar por escrito, con anterioridad a la celebración de la Junta o verbalmente durante la misma los informes o aclaraciones que estimen precisos acerca de los asuntos comprendidos en el orden del día, todo ello en los términos previstos en el artículo 196 de la Ley de Sociedades de Capital.

Para aprobación de cuentas: De conformidad con el artículo 272.2 de la Ley de Sociedades de Capital, se hace constar el derecho de cualquier socio a obtener de la Sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la Junta General, así como el informe de gestión.

Para modificación estatutaria: Asimismo, de conformidad con el artículo 287 de la Ley de Sociedades de Capital, se hace constar el derecho de cualquier socio a examinar en el domicilio social el texto íntegro de las modificaciones estatutarias propuestas, así como pedir la entrega o envío gratuito de dichos documentos, con particular referencia al informe de administradores elaborado de conformidad con el artículo 301 de la Ley de Sociedades de Capital relativo al aumento de capital por compensación de créditos.

Posibilidad de “Asistencia Telemática”: A la vista del Real Decreto 463/2020, de 14 de  marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19; Del Real Decreto 487/2020 de 10 de abril, por el que se prorroga el estado de alarma y de los artículos 40 y 41 del Real Decreto Ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes y extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19 y de las modificaciones introducidas en los apartados 1 y 2 del artículo 40 del Real Decreto-Ley 21/2020, de 9 de junio, se comunica la posibilidad de la asistencia a esta Junta General mediante el empleo de medios telemáticos que permitan la conexión en tiempo real con el espacio donde se desarrolle la Junta General (la “asistencia telemática”).

El medio telemático será la videoconferencia, que garantizará la identidad de los socios y les permitirá el ejercicio de sus derechos, incluyendo el de intervención y el de voto al tiempo real. Los socios que deseen asistir a la Junta por videoconferencia lo tendrán que comunicar por escrito al Administrador / Presidente del Consejo de Administración, facilitando también su correo electrónico, y éste les facilitará el procedimiento y pasos a seguir para su acceso.

Atentamente,

Administrador / Presidente del Consejo de Administración.

CONVOCATORIA DE JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

DE “……………………………. S.A.”

Estimado accionista:

1. a) El Administrador Único convoca b) Administrador Solidario convoca c) Los Administradores Mancomunados convocan d) El Consejo de Administración ha acordado convocar Junta General (Ordinaria/Extraordinaria) de socios de la Sociedad “……………… S.A.” a celebrar en el domicilio social sito en … (lugar) el …. (fecha), a las … (hora) en PRIMERA convocatoria, y en el mismo lugar veinticuatro horas después, en SEGUNDA, con el siguiente

ORDEN DEL DÍA

1. …………
2. …………
3. ………..
4. Ruegos y preguntas.
5. Lectura y aprobación del acta de la reunión.

Derecho de información: Hasta el séptimo día anterior al previsto para la celebración de la junta, los accionistas podrán solicitar de los administradores las informaciones o aclaraciones que estimen precisas acerca de los asuntos comprendidos en el orden del día, o formular por escrito las preguntas que consideren pertinente, todo ello en los términos previstos en el artículo 197 de la Ley de Sociedades de Capital.

Para aprobación de cuentas: De conformidad con el artículo 272.2 de la Ley de Sociedades de Capital, se hace constar el derecho de cualquier socio a obtener de la Sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la Junta General, así como el informe de gestión.

Para modificación estatutaria: Asimismo, de conformidad con el artículo 287 de la Ley de Sociedades de Capital, se hace constar el derecho de cualquier socio a examinar en el domicilio social el texto íntegro de las modificaciones estatutarias propuestas y del informe sobre la misma, así como pedir la entrega o el envío gratuito de dichos documentos, con particular referencia al informe de administradores y certificación del auditor de cuentas de conformidad con el artículo 301 de la Ley de Sociedades de Capital relativo al aumento de capital por compensación de créditos.

Posibilidad de “Asistencia Telemática”: A la vista del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19; del Real Decreto 487/2020 de 10 de abril, por el que se prorroga el estado de alarma y de los artículos 40 y 41 del Real Decreto Ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes y extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19 y de las modificaciones introducidas en los apartados 1 y 2 del artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020 por el Real Decreto-Ley 21/2020, de 9 de junio, se comunica la posibilidad de la asistencia a esta Junta General mediante el empleo de medios telemáticos que permitan la conexión en tiempo real con el recinto donde se desarrolle la Junta General (la “asistencia telemática”).

El medio telemático será la videoconferencia, que garantizará la identidad de los socios y les permitirá el ejercicio de sus derechos, incluyendo el de intervención y el de voto al tiempo real. Los socios que deseen asistir a la Junta por videoconferencia lo tendrán que comunicar por escrito al Administrador / Presidente del Consejo de Administración, facilitando también su correo electrónico, y éste les facilitará el procedimiento y pasos a seguir para su acceso.

Atentamente,

Administrador/Presidente del Consejo de Administración»

Sobre la autora: Mª Paz Molina es abogada responsable del Departamento de Derecho Mercantil y Societario de la oficina de Madrid de VENTURA GARCÉS.