Cuatro claves para que tu bufete sea más productivo

La abogacía es en ocasiones un oficio frenético que hace que nos enfrentemos a una carga de trabajo que muchas veces no es fácil de gestionar. Además, este trabajo se tiene que dividir entre el tiempo para redactar escritos o documentar los casos, el control del despacho como empresa, que requiere el trato con los clientes, el control de las cuentas del negocio, así como otras gestiones administrativas y la asistencia a vistas.

Es muy importante que sepamos organizar el tiempo porque, una mejor organización va a redundar en una mayor productividad, que a su vez se traducirá en un incremento de la rentabilidad. A continuación, te facilitamos una serie de consejos para aumentar la productividad de tu despacho.

1.- Organización del calendario

La menor manera de organizar tu tiempo es llevar una agenda o calendario que permita tener siempre claros los eventos más próximos. La agenda de papel siempre ha sido muy útil y cumple bien su función, pero una agenda electrónica siempre será más eficiente. En la labor del abogado se agolpan las fechas a tener en cuenta, como plazos procesales o una vista o fecha de juicio próxima, que requerirá siempre de un tiempo previo de preparación. Por otro lado, debemos tener en cuenta las reuniones con los clientes o las reuniones internas del despacho con otros miembros del equipo. Todo ello es susceptible de estar en la agenda.

Una herramienta muy útil es el calendario de Google, gratuito y muy intuitivo. Esta herramienta no solo te permite agendar fechas, si no que se sincronizarán en la nube y podrás acceder a ella en cualquier lugar, ya sea en el despacho o en el juzgado. Además, puedes programar avisos horas o días antes de la culminación del evento, para que no se olvide nada.

Llevar una agenda nos ayuda a ser más eficientes. (Foto: E&J)

2.- Organización de las tareas

Podemos dividir todas las tareas diarias en dos grandes grupos: las facturables a los clientes y las que no lo son por tratarse de cuestiones internas del despacho. Esto nos ayuda a establecer prioridades y elegir mejor qué asunto resolver primero entre todos los pendientes. En este punto también entran en juego las metodologías ágiles. Son propias del desarrollo del software e impulsan la productividad del trabajo en equipo. Acostumbran a ejecutarse en un tablero “Kanban” que establece las tareas en tres estados posibles: “to do” para tareas por hacer, “in progress” para tareas en proceso y “done” para tareas acabadas.

Su alto grado de personalización lo ha hecho una metodología presente en empresas de todos los sectores y los softwares para ejecutarla son muy variados y fáciles de usar.

3.- Organización de los documentos

Estamos en una época en la que la digitalización de los documentos se ha convertido en una cuestión muy importante. Los archivos en papel ocupan mucho espacio y so consulta lleva más tiempo que los digitales.

Trabajar con archivos digitales no solo los mantendrá seguros en la nube, sino que nos permitirá recuperarlos siempre que queramos y dispongamos de una conexión a Internet y, por tanto, podremos acceder a ellos cuando los necesitemos, ya sea en el despacho o en el juzgado. Para ello es necesario empezar a usar softwares que nos permitan la gestión digital de los archivos que necesitamos en el día a día y, además contar con un servicio para almacenarlos en la nube. Aquí las alternativas son muy variadas, quizá las más usadas son Drive y Dropbox.

Los archivos en papel ya casi son historia. (Foto: E&J)

4.- Saber delegar tareas

En lo que a la productividad se refiere, querer hacerlo todo es contraproducente. El viejo refrán que dice “quien mucho abarca, poco aprieta” es en este caso más apropiado que nunca. Delegar tareas a un compañero siempre va a permitir que el trabajo fluya mejor. En ocasiones, incluso, podemos delegar algunas tareas a los ordenadores. La delegación de tareas puede requerir que se dedique un tiempo previo a organizar perfectamente el despacho, ya que no vale con que otra persona nos ayude a hacer algo a costa de que tenga que dejar de hacer otra tarea importante. Sin embargo, en el momento en el que esto está solucionado, la delegación de tareas ayuda a la fluidez en el trabajo.