Fichar en la oficina: 8 FAQs sobre el registro diario de jornada en 2026

El famoso Real Decreto con cambios en el registro de jornada que supuestamente iba a publicarse en BOE antes de acabar 2025, sigue “parado” (Real Decreto por el que se desarrolla el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada). Ahora bien, independientemente de lo que suceda con dicho RD, hay 8 FAQs que conviene responder.

Por un lado, hay unas obligaciones en torno al fichaje de jornada que las empresas ya tienen que cumplir (incluyendo, a pesar de la enorme desinformación sobre esta cuestión, el triple requisito de fiable, objetivo y accesible) y, por otro, el registro de jornada no solo opera a favor del trabajador; la empresa también puede utilizarlo para sancionar incumplimientos:

1. ¿Qué empresas están obligadas a realizar el registro diario de jornada?

En primer lugar hay que recordar que todas las empresas (sea cual sea su número de personas trabajadoras en plantilla) tienen obligación de realizar el registro diario de la jornada de todos los trabajadores.

El registro debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado y, a la hora de implantarlo, la empresa deberá tener en cuenta lo que pueda establecer el convenio colectivo de aplicación. Además, hay que consultar el convenio colectivo de aplicación por si dispone algo al respecto.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que el registro diario de jornada es obligatorio tanto en modelos de trabajo presencial como en teletrabajo 100% remoto o en modelos híbridos (art. 34.9 del ET y art. 14 de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia).

A día de hoy, se considera infracción grave incumplir el registro de jornada., Esto conlleva una multa que puede ir desde 751 euros a 7.500 euros. Pero además, si se entiende que se han hecho horas extras que no se han abonado o compensado con descansos, esto derivaría en consecuencias muy onerosas para las compañías.

2. ¿Es o no obligatorio el triple requisito de que el registro debe ser objetivo, fiable y accesible?

A pesar de la enorme desinformación sobre esta cuestión, a día de hoy, el registro de jornada ya tiene que cumplir el triple requisito de ser objetivo, fiable y accesible porque son requisitos fijados expresamente por el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE)

De hecho, el Tribunal Supremo, aplicando lo dispuesto por el TJUE, ha sentenciado expresamente que el sistema de registro horario debe cumplir necesariamente esos tres requisitos (STS de 18 de enero de 2023).

En su sentencia, realiza un repaso el Tribunal Supremo por los tres requisitos que, conforme al TJUE, deben cumplir los sistemas de registro de jornada

Razona el TS que “en su sentencia, el TJUE no se limita únicamente a declarar la obligatoriedad de un mecanismo de registro de la jornada diaria, sino que además impone las condiciones y requisitos mínimos que debe reunir para su validez.

En tal sentido concluye que la correcta aplicación de la Directiva 2003/88, exige que el sistema de registro de jornada cumpla con los requisitos de ser objetivo, fiable y accesible”.

La consecuencia jurídica, aunque no lo mencione específicamente el art. 39.4 ET, deja muy claro el Tribunal Supremo, “no puede ser otra que la de entender que cualquier sistema de registro de jornada -ya sea pactado o adoptado por la empresa-, deberá cumplir necesariamente con todos y cada una de esos tres requisitos, debiendo declararse en caso contrario su ilegalidad”-

Ahora bien, en el caso concreto enjuiciado, no se discute la accesibilidad, seguridad y trazabilidad de los datos que el trabajador introduzca en el sistema informático que la empresa ponga a su disposición, por lo que se desestima la demanda del sindicato.

Eso sí, lo que sí está previsto en el RD pendiente de aprobación es qué debe entenderse en concreto por cada uno de estos requisitos. Y en este sentido, el texto planteado señala lo siguiente:

1. a) Se define «objetividad» como la cualidad del registro de reflejar la información de manera imparcial, perceptible e indiscutible.
2. b) Se define «fiabilidad» como la cualidad del registro consistente en que sus asientos, una vez practicados, no puedan ser modificados sin la autorización de la empresa y de la persona trabajadora y que, en caso de modificaciones, refleje una huella clara e indeleble de los cambios realizados y de su autoría.
3. c) Se define «accesibilidad» como la cualidad del registro consistente en que todas las personas que deban realizar asientos o disponer del contenido del registro puedan hacerlo de manera sencilla, con facilidad de uso y asegurando la igualdad y la no discriminación en el acceso de todas las personas usuarias.

(Imagen: E&J)

3. ¿Se puede utilizar el registro de jornada para justificar un despido disciplinario?

Sí. Se puede utilizar el registro diario de jornada como prueba para imponer una sanción disciplinaria, pudiendo llegar al despido disciplinario en los supuestos más graves (faltas injustificadas de asistencia, incumplir la política corporativa sobre registro de jornada…).-

La obligación de realizar el registro diario de jornada y cumplir el triple requisito de que sea objetivo, fiable y accesible recae en las empresas. Ahora bien, las personas trabajadoras deben cumplir con las instrucciones dadas por la empresa a la hora de  fichar su jornada y, si no lo hacen, pueden ser sancionadas (llegando incluso al despido si las instrucciones han sido claras y debidamente comunicadas y ha habido reiteración en el incumplimiento).

Por ejemplo, se ha ratificado la declaración de procedencia del despido disciplinario de una trabajadora que, pese a reiteradas advertencias (y entre otros incumplimientos), no registraba diariamente su jornada en la aplicación implantada por la empresa para realizar el registro diario de jornada (STSJ de Asturias de 12 de diciembre de 2023).

En este sentido, si hay empleados que no fichan o se les olvida fichar, es aconsejable que la empresa envíe un recordatorio general de la política de fichajes y el modo de hacerlo a toda la plantilla (así como recordatorios periódicos por escrito, o colgarlos en la internet, enviarlos por mail… para que quede constancia y no acabe creándose una tolerancia).

Además, si hay algún empleado concreto que persiste en su actitud de no fichar o no hacerlo de la manera adecuada y conforme a la política establecida en la compañía, puede realizarse una amonestación (por escrito para que quede constancia) y advertirle que si sigue incumpliendo su obligación de registrar su jornada diaria, la empresa podrá sancionarle.

En la misma línea, el TSJ de Madrid ha ratificado la declaración de procedencia del despido de un trabajador (usando como prueba el registro de jornada) por ausencias injustificadas (STSJ de Madrid de 30 de abril de 2024).

La empresa ha demostrado las ausencias al trabajo en los días referidos en la carta de despido, un total de 9 inasistencias continuadas, sin causa que las justificasen, los días 8, 9, 10,11, 14,15, 16, 17 y 18 de febrero de 2022, después de haber sido dada de alta médicamente la trabajadora.

4. ¿Cómo hay que computar las faltas de asistencia en un despido disciplinario?

El Tribunal Supremo se ha pronunciado recientemente sobre el despido disciplinario por faltas injustificadas de asistencia al trabajo y cómo computan las faltas a efectos de poder recurrir al despido (STS de 19 de diciembre de 2025, estima recurso de empresa)

El mes en el que se enmarcan las ausencias se computa de fecha a fecha, y no como el mes natural de los doce en que se divide el año, de manera coherente con el criterio ya fijado por el TS en el caso del extinto despido objetivo por absentismo.

Por otra pate, deja claro el TS que el “principio pro operario” tiene virtualidad exclusivamente por lo
que se refiere a la interpretación del derecho y no a la valoración de los hechos y no es susceptible de desactivar la conclusión que ya alcanzamos en su momento, esto es que, en el convenio colectivo considerado, la alusión al periodo de «un mes» en el que se enmarcan las conductas evaluables a efectos disciplinarios, en el caso las faltas injustificadas de asistencia al trabajo, debe entenderse como un periodo continuado desde la primera de las ausencias, y no como una de las doce partes naturales en las que se divide el año..

El TS estima el recurso de casación para la unificación de doctrina interpuesto por la empresa frente a la sentencia del TSJ de Madrid y declara la firmeza de la sentencia del JS que declaró la procedencia del despido.

5. Aunque la empresa no haya sancionado los incumplimientos, ¿puede empezar a hacerlo?

Sí, la empresa puede empezar a sancionar los incumplimientos de las personas trabajadoras aunque no lo haya venido haciendo, pero si no lo ha hecho hasta ahora y ha existido una tolerancia empresarial, deberá comunicar a modo de recordatorio que es obligatorio fichar y cumplir la jornada y que, de no hacerlo, la empresa procederá a sancionar los incumplimientos.

Eso sí, lo que no cabe son los llamados “despidos sorpresivos” o la “tolerancia empresarial”, es decir, lo que no cabría es recurrir a un despido disciplinario por no fichar o no hacerlo correctamente si se ha venido aceptando esta práctica. Primero habrá que recordar que es obligatorio fichar y advertir que se va a sancionar, pudiendo llegar al despido en caso de incumplimientos reiterados.

Por otro lado, si la persona trabajadora falsea el registro de jornada, cabe sancionarle, incluso con el despido. Ya tenemos diversas sentencias declarando procedente el despido disciplinario por falsear el registro de jornada (fichar antes de tiempo, fichar horas no realizadas, fichar por otro compañero/a…). Por supuesto, a la hora de proceder al despido o a imponer una sanción (p.ej. de empleo y sueldo) siempre hay que consultar el convenio colectivo de aplicación en la empresa.

Y a lo anterior se suma que cabe descontar de la nómina los retrasos utilizando el sistema de registro de jornada. El Tribunal Supremo ha sentenciado que cabe descontar directamente de las nóminas mensuales de los trabajadores los retrasos en el fichaje de entrada. Entiende el TS que no constituye una multa de haber (sent. del TS de 27 de mayo de 2021).

(Imagen: Ministerio de Trabajo)

6. ¿Está el incumplimiento de las obligaciones del registro de jornada en el foco de la Inspección de Trabajo?

Sí. Dentro del Plan Estratégico de la Inspección, uno de los focos prioritarios de actuación está en torno al tiempo de trabajo y la obligación de registrar la jornada, así como en cuestiones afines como el derecho a la desconexión digital (Resolución de 8 de septiembre de 2025, de la Secretaría de Estado de Trabajo, por la que se publica el Acuerdo de Consejo de Ministros de 26 de agosto de 2025, por el que se aprueba el Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2025-2027)

Aparte de que será uno de los focos de inspección en el propio Plan Estratégico ya se hace mención al RD proyectado con cambios en el registro de jornada, señalando que “especialmente relevante puede ser el nuevo sistema digital e interoperable de registro de jornada, que está siendo impulsado por el Gobierno, ya que constituye un complemento necesario para garantizar el respeto de los límites de jornada establecidos en la norma, y con ello los consiguientes derechos vinculados a la misma. Esta modificación normativa además permitiría reforzar las posibilidades de prueba para las personas trabajadoras en la defensa de sus derechos, así como facilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”

Pero al margen de lo que suceda con el RD, se establecen como medidas en torno al tiempo de trabajo:

• Se elaborarán y ejecutarán nuevas reglas para la detección y control de incumplimientos en materia de tiempo de trabajo en general y de horas extra y complementarias en particular, con el fin, no solo de intensificar las actuaciones planificadas llevadas a cabo por la Inspección, sino también de incrementar su eficacia en cuanto a detección, corrección y exigencia de responsabilidad por la comisión de irregularidades.

– Se prestará especial atención a los supuestos de distribución irregular de la jornada, sobre todo en aquellos casos en los que la medida se haya adoptado sin acuerdo con los representantes de las personas trabajadoras.

– Se llevarán a cabo actuaciones relacionadas con el derecho a la desconexión digital, las cuales tendrán una visión global, considerando no solo la materia de tiempo de trabajo, sino también los efectos de los posibles incumplimientos de los derechos de conciliación de la vida personal, familiar y laboral, así como la vulneración del derecho a la intimidad, o la posible exposición a riesgos psicosociales.

Sobre este punto (desconexión digital) hay que tener en cuenta que todas las empresas (sea cual sea su número de personas trabajadoras en plantilla) están obligadas a elaborar una política interna o protocolo de desconexión digital.

7. ¿Pueden esperar las empresas a ver qué sucede con el RD para implantar el registro de jornada?

No. La obligación de realizar el registro diario de jornada existe desde hace años y, por tanto, las empresas no pueden escudarse en ningún caso en que hay un posible RD que va a introducir cambios en torno al fichaje de jornada para cumplir con los requisitos que ya exige la normativa.

De hecho, en caso de inspección, se puede pedir a la empresa el registro de jornada de los últimos cuatro años. En este sentido, la norma es muy clara. Las empresas están obligadas a conservar los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

8. ¿Veremos finalmente en el BOE el RD con cambios en el registro de jornada?

De momento, el Real Decreto por el que se desarrolla el texto refundido de la Ley del Estatuto de los  Trabajadores en materia de registro de jornada está parado, aunque en principio la intención del Ministerio de Trabajo sigue siendo sacar adelante los cambios. Al contemplarse además como un Real Decreto, no requiere convalidación, por lo que aprobarlo sería relativamente sencillo.

De todos modos, deberemos estar muy pendientes de lo que suceda en las próximas semanas con este tema.

En todo caso, en el borrador de Real Decreto se establece en cuanto a su entrada en vigor que «entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado». Por tanto, de publicarse finalmente en BOE, habría un cierto margen para adaptarse a las nueva reglas. En todo caso, de momento, habrá que esperar a ver qué sucede.