Principales motivos por los que el Registro Mercantil deniega la inscripción de acuerdos societarios
La inscripción no opera como un mero trámite, sino como el resultado de un control de legalidad
(Imagen: E&J)
Principales motivos por los que el Registro Mercantil deniega la inscripción de acuerdos societarios
La inscripción no opera como un mero trámite, sino como el resultado de un control de legalidad
(Imagen: E&J)
La función del Registro Mercantil es dar publicidad, mediante la inscripción en la hoja registral, de los empresarios y los actos y contratos legalmente inscribibles relativos a su estructura y funcionamiento, así como asegurar la seguridad jurídica del tráfico a través de la calificación registral de legalidad de los títulos presentados. El Reglamento del Registro Mercantil delimita el objeto del Registro y enumera sujetos, actos y circunstancias de inscripción obligatoria, así como reglas sobre titulación y publicidad registral.
La consecuencia práctica de este marco normativo es que la inscripción no opera como un mero trámite, sino como el resultado de un control de legalidad en el que el Registro Mercantil verifica, a la vista del título y de los asientos vigentes, que el acto presentado encaja en el objeto y en las exigencias formales del sistema registral y que respeta los principios registrales, entre ellos la prioridad y el tracto sucesivo. En este contexto, cuando el documento no permite comprobar la continuidad de los asientos o la legitimación de quienes actúan por la sociedad, o cuando falta algún presupuesto registral previo exigido por el Reglamento, la calificación desemboca en una suspensión o denegación de la inscripción, generando una tipología de defectos que se repite con frecuencia en la práctica.
Es por ello que creo oportuno proceder a enumerar los motivos más frecuentes de denegación de inscripción en el Registro Mercantil.
(Imagen: Registradores de España)
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El título o formato presentado es inadecuado. Hay problemas en la elevación a público de los acuerdos pues falta la legitimación para certificar los acuerdos o para otorgar la escritura; el cargo ha caducado o no se ha inscrito previamente o las firmas de las certificaciones no están legitimadas en la escritura.
En ocasiones hay defectos u omisiones en el acta de junta general de socios o de consejo de administración, se omite la convocatoria de la junta o la misma adolece de defectos, o se incumplen los requisitos legales mínimos para aprobar el acta correspondiente. Es también típico, la adopción de acuerdos sin alcanzar las mayorías legales o estatutarias en sede de junta general o de consejo de administración.
A veces se presentan títulos a inscripción en el que se ha cesado un administrador y se ha nombrado uno nuevo, en los que no se acredita la notificación fehaciente al administrador cesado. Para evitar el riesgo de acefalía en la sociedad, para inscribir la renuncia del administrador único o de todos los administradores, se está exigiendo la acreditación de la convocatoria formal de junta general con el nombramiento de administradores en el orden del día, en cumplimiento del deber de diligencia del administrador que renuncia.
El cierre registral por falta de depósito de cuentas opera de forma objetiva y automática una vez transcurrido un año desde el cierre del ejercicio sin depósito, e impide inscribir documentos posteriores mientras persista el incumplimiento, aunque hay excepciones tasadas como el cese o dimisión de administradores y la revocación o renuncia de poderes.
También hay que comprobar las posibles incidencias fiscales tales como la revocación del NIF que produce un efecto de cierre total, extendiéndose la imposibilidad de practicar inscripciones incluso aunque el acto se hubiera otorgado cuando el NIF estaba vigente, siendo necesaria su rehabilitación o la asignación de uno nuevo para levantar el cierre.
La vulneración del principio de tracto sucesivo constituye un motivo frecuente de denegación o suspensión, porque exige la previa inscripción del sujeto, del acto previo que se modifica o extingue y del cargo de administradores o apoderados que otorgan el título, impidiendo el acceso registral cuando la cadena de asientos está incompleta o resulta contradictoria.
(Imagen: E&J)
A continuación, realizamos un checklist final: se ha de verificar cuál es el documento adecuado para que el acto se inscriba; que el título inscribible exprese las circunstancias necesarias para la inscripción y validez registral; que el otorgante y/o certificante esté legitimado para el acto sujeto a inscripción. Es importante cotejar que no haya obstáculos para la inscripción del título (p.ej. el cierre registral por ausencia de depósito de las cuentas anuales según hemos mencionado) y que se esté cumpliendo el tracto sucesivo.
Por último, resulta altamente recomendable que el profesional que prepara escrituras, certificaciones y demás títulos inscribibles se mantenga al día de las resoluciones de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública. Esta recomendación cobra especial sentido cuando las resoluciones recuerdan doctrina reiterada sobre cuestiones recurrentes. Conocer con antelación qué defectos se están apreciando de forma recurrente y qué exigencias documentales o de contenido se consideran imprescindibles permite ajustar el título antes de su firma y presentación, reducir subsanaciones, acortar plazos y, en definitiva, evitar calificaciones negativas previsibles que encarecen y ralentizan operaciones que, en la práctica, suelen estar sometidas a plazos empresariales muy ajustados.
