Registro de jornada: lo que tenemos realmente vs. el “futurible” que no llega

Pocos temas laborales han suscitado tantas fakes news (poniendo incluso fecha de entrada en vigor) como la jornada de 37,5 horas, incluyendo los cambios en el registro diario de jornada.

Lo único cierto a día de hoy es que, dada la situación parlamentaria que tenemos, es muy difícil que prospere el Proyecto de Ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo y la garantía del registro de jornada y el derecho a la desconexión y, en caso de hacerlo, sería previsiblemente con cambios en la tramitación.

De momento, una fecha crucial en el horizonte: el próximo miércoles, 10 de septiembre, el Congreso votará las enmiendas a la totalidad presentadas por los partidos Junts, PP y VOX.

En concreto, las enmiendas a la totalidad se publicaron el pasado 24 de junio de 2025 en el Boletín Oficial de las Cortes Generales.

Si finalmente, fracasa el Proyecto de Ley, el Ministerio de Trabajo ha asegurado que legislará “sí o sí” los cambios relativos al registro diario de jornada (digital, endurecimiento de sanciones y acceso en tiempo real de la Inspección de Trabajo a los registros).

En todo caso, una cosa es la intención del legislador y otra muy distinta (máxime dada la compleja situación parlamentaria que tenemos a día de hoy) lo que se acaba plasmando realmente en el BOE. Y por es fundamental, tener claro qué tenemos regulado realmente y qué están sentenciado los tribunales.

Yolanda Díaz en el Congreso de los Diputados explicando los planes de su Ministerio. (Imagen: Congreso de los Diputados)

El marco laboral que tenemos a día de hoy

Todas las empresas están obligadas a registrar diariamente la jornada de trabajo de todas las personas trabajadoras.

En concreto, el Estatuto de los Trabajadores determina expresamente que “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo” (art 34.9 del ET).

Además, la empresa deberá conservar los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La Inspección de Trabajo (Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección en materia de registro de jornada) determina que el registro tiene que ser diario, no siendo aceptable la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos.

Asimismo, hay que consultar el convenio colectivo de aplicación en la empresa por si dispone algo al respecto.

(Imagen: E&J)

La importante STJUE: registro fiable”, “objetivo” y accesible”

Aunque en muchos medios de comunicación se habla como una supuesta “novedad” incluida en el proyecto de ley de jornada de 37,5 horas que el registro diario tendrá que ser “objetivo” y “fiable”, esto no es ninguna novedad.

Aunque nuestra normativa no contempla expresamente estos requisitos, la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) de 14 de mayo de 2019, C-55/2018, es clarísima respecto a ellos. Además, nuestro Tribunal Supremo ha sentenciado expresamente el cumplimiento obligatorio de dichos requisitos (STS de 18 de enero de 2023).

Aunque en el caso concreto enjuiciado, el TS da la razón a la empresa al entender que sistema de fichaje utilizado cumple los requisitos, lo interesante de la sentencia es lo relativo a los requisitos fijados por el TJUE.

Deja claro el Tribunal Supremo que en su sentencia, el TJUE no se limita únicamente a declarar la obligatoriedad de un mecanismo de registro de la jornada diaria, sino que además impone las condiciones y requisitos mínimos que debe reunir para su validez.

En tal sentido concluye que la correcta aplicación de la Directiva 2003/88, exige que el sistema de registro de jornada cumpla con los requisitos de ser:

1. Objetivo
2. Fiable y
3. Accesible.

“La consecuencia jurídica, aunque no lo mencione específicamente el art. 39.4 ET, no puede ser otra que la de entender que cualquier sistema de registro de jornada —ya sea pactado o adoptado por la empresa—, deberá cumplir necesariamente con todos y cada uno de esos tres requisitos, debiendo declararse en caso contrario su ilegalidad”.

A salvo de lo que establezca el convenio colectivo o pacto con los representantes de los trabajadores, la potestad de elegir el sistema de fichaje recae en la empresa (ahora bien, con matices desde la óptica de los tribunales de lo Social y desde la óptica de la protección de datos).

En principio, el registro en papel es problemático. La Audiencia Nacional se ha pronunciado expresamente sobre el fichaje en papel en dos pronunciamientos:

• Licitud del registro en papel.  En principio, es lícito el registro en papel firmado por los empleados (modelo autodeclarativo de los trabajadores) (SAN de 9 de diciembre de 2020).
• Complementos de toma y deje (ilicitud del fichaje en papel). Más recientemente, la AN estimó en parte la demanda de un sindicato sobre el registro en papel en el caso de un complemento determinado al entender que no se cumplen los requisitos de fiabilidad y objetividad. En el caso concreto enjuiciado, la empresa sólo dispone de una hoja en papel donde el empleado firma cuando toma el servicio (complemento de toma y deje), con los inconvenientes que ello supone para que dicha información pueda luego ser puesta a su disposición y de la RLT e ITSS (SAN de 15 de febrero de 2022).

En todo caso, aunque es cierto que la normativa laboral, a día de hoy, no establece en ningún caso que no pueda hacerse en papel, es cuestionable la licitud de este sistema, especialmente teniendo en cuenta los requisitos de “fiabilidad” y “objetividad” establecidos por el TJUE.

Y en cuanto al uso de sistemas biométricos para fichar (reconocimiento facial o huella dactilar), el criterio de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es muy restrictivo, lo que hace muy difícil en la práctica poder utilizar este tipo de sistemas y, en todo caso, para poder hacerlo, se exige una evaluación de impacto muy exhaustiva de la necesidad y la proporcionalidad de los datos tratados y de si la finalidad prevista podría alcanzarse de manera menos intrusiva (por ejemplo, mediante tarjetas de fichaje, app informática de control horario, etc.).

Sobre si cabe o no obligar a usar un móvil personal para fichar, las personas trabajadoras no están obligadas en ningún caso a descargarse una app en su móvil personal, y además los tribunales han dejado claro que en virtud del principio de ajenidad de los medios en el trabajo por cuenta ajena, si un trabajador necesita “x” medio para trabajar (por ejemplo, un móvil), la empresa tiene obligación de proporcionárselo.

Por tanto, si no hay móviles corporativos, hay que optar por otro sistema de fichaje (por ejemplo, a través del ordenador mediante un programa informático o a través de una tarjeta de fichar si el empleado no tiene ni mail, ni móvil corporativo).

(Imagen: E&J)

La jurisprudencia sobre el registro diario de jornada

El registro diario de jornada es foco de conflictividad en la jurisdicción social y tenemos sentencias sobre distintas cuestiones como cumplimiento de obligación, límites, qué sucede en caso de fraude, horas extras, etc.

Es muy importante dejar claro que el registro de jornada opera para las dos partes; es decir, que la empresa está obligada a realizar el registro diario (y con los parámetros establecidos por la jurisprudencia) pero también puede utilizarse ese registro de jornada para sancionar, pudiendo llegar al despido disciplinario.

Ya tenemos diversas sentencias al respecto (sanciones, incumplimientos, descuentos en nómina, etc.).

Ahora bien, lo que no caben en ningún caso son los llamados los despidos sorpresivos. Si no se ha sancionado previamente al trabajador por sus retrasos y/o faltas de asistencia, no cabe luego despedir disciplinariamente de forma sorpresiva (STJS de Asturias de 28 de julio de 2022 sobre un caso en el que hubo 176 faltas de puntualidad. Se declara la improcedencia del despido al tratarse de un «despido sorpresivo»)

Sanciones a día de hoy

La trasgresión de las normas y los límites en materia de registro de jornada (y en general, del tiempo de trabajo) se considera como infracción grave (art. 7.5 de la LISOS), sancionable con multa, en su grado mínimo, de 751 a 1.500 euros, en su grado medio de 1.501 a 3.750 euros; y en su grado máximo de 3.751 a 7.500 euros (la graduación depende de diversos factores como el número de empleados afectados).

Pero además, hay otras consecuencias que pueden llevar aparejado el hecho no tener registro de jornada (o tenerlo falseado). El más destacado es que si se considera que se han hecho horas extras no abonadas ni compensadas con descansos, se impondrá sanción, además del abono efectivo de dichas horas abono con carácter retroactivo con su recargo correspondiente de las cotizaciones no ingresadas.

Y a esto se le suma a que si una empresa es sancionada por infracción muy grave en materia laboral o social (LISOS) no podrá contratar con las Administraciones (art. 71.b de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público).

(Imagen: E&J)

El “futurible”: qué cambios se prevén en el registro de jornada

Los cambios fundamentales que están contemplados en el proyecto de ley de jornada de 37,5 horas en lo que respecta al registro diario de jornada son los siguientes.

Por un lado (aunque como se ha comentado en el artículo, realmente ya son exigibles a día de hoy los requisitos de “objetividad”, “accesibilidad” y “fiabilidad”, derivados de la STJUE) se establecerá expresamente esta obligación.

En concreto, el proyecto de ley determina (entre otros cambios) lo siguiente:

Deberá garantizarse la objetividad, la fiabilidad y la accesibilidad del registro de jornada, para lo cual:

a) Las personas trabajadoras practicarán los asientos de forma personal y directa, inmediatamente al inicio y finalización de cada jornada, de forma que la empresa no pueda condicionar su contenido. Igualmente registrarán todas aquellas interrupciones de la misma que afecten a su cómputo.

De la misma forma, los asientos identificarán de manera desagregada si las horas realizadas son ordinarias, extraordinarias o complementarias.

b) Para garantizar la autenticidad y la trazabilidad de los datos reflejados en el registro, este deberá permitir identificar inequívocamente a la persona trabajadora que lo realiza, así como las eventuales modificaciones de los asientos efectuados.

c) La información deberá figurar en un formato tratable, legible y compatible con los de uso generalizado tanto para la empresa como para las personas trabajadoras y las autoridades competentes, que permita su documentación y la obtención de copias. El sistema de registro garantizará la interoperabilidad que permita su acceso y gestión

Otro de los cambios es que se establece expresamente que las personas trabajadoras, respecto de sus fichajes, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, respecto de la totalidad de los asientos, podrán acceder de forma inmediata al registro en el centro de trabajo, y en cualquier momento.

Además, el registro deberá ser accesible de forma remota para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y para la representación legal de las personas trabajadoras.

Asimismo (aunque ya tenemos sentencias en esta línea), se establece expresamente que el incumplimiento por la empresa de la normativa en materia de registro de jornada dará lugar a que:

a) Se presuma realizada la jornada ordinaria de trabajo, así como las horas extraordinarias y complementarias manifestadas por la persona trabajadora, salvo prueba en contrario.

b) Se presuma celebrado a jornada completa el contrato de trabajo de las personas trabajadoras a tiempo parcial, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.

El endurecimiento previsto de las sanciones, una cuestión clave

Una cuestión muy relevante que se incluye en el proyecto de ley es el endurecimiento de las sanciones.

Tal y como está contemplado en el proyecto de ley, y que, de prosperar, sería especialmente relevante, es que se establece expresamente que “en el caso de incumplimiento de las obligaciones en materia de registro de jornada, se considerará la comisión de una infracción por cada persona trabajadora afectada en los supuestos de ausencia de registro o el falseamiento de los datos registrados”.

Ahora bien, una cosa es la intención del legislador y otra muy distinta lo que se acabe plasmando (y cuándo) en el BOE. Por lo tanto, será una cuestión de la que deberemos estar muy pendientes en las próximas semanas y meses.