El Notariado no está habilitado para digitalizar y conservar los DNIs de los ciudadanos

La Sala de lo Contencioso-Administrativo del TSJ de Madrid ha declarado nulo de pleno derecho un acuerdo del Pleno del Consejo General del Notariado (CGN) por el que se regulaba la digitalización del DNI de todos los intervinientes en escrituras públicas y la remisión de copia electrónica de estas mismas escrituras si tuviesen objeto, total o parcialmente, mercantil.

Fruto de tal declaración de nulidad y del probado exceso de competencia, el CGN deberá destruir todos los datos y documentos de los que pudiera disponer éste o la sociedad mercantil interpuesta y que hubieran sido obtenidos con motivo del acuerdo.

El polémico acuerdo, de 2017, fue recurrido por un grupo de notarios y por el Colegio Nacional de Registradores, los cuales entendían que el CGN se había extralimitado en sus competencias, imponiendo unas obligaciones inéditas y creando un registro paralelo de actos mercantiles.

En opinión de estos últimos, la creación de un repositorio o índice de todos los DNI de los ciudadanos que acuden al notario, vulnera la normativa en materia de protección de datos, afectando así a los derechos y libertades de aquellos. En concreto, para mayor argumento, se acompañaban de dos informes de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en los que se censuraba la creación de este repositorio: es “desproporcionado, incompatible y contrario al tratamiento de datos” la obligación de remisión de las imágenes del DNI y la creación del tal almacén.

En su contra, Abogacía del Estado y, lógicamente, el CGN. Estos rechazaron que el polémico acuerdo estuviera creando una nueva y estrenada base de datos. Asimismo, agregaban que la propia legislación notarial habilita al CGN para el desarrollo técnico de la forma en que se remite la información. El DNI, como parte esencial del documento público y de su protocolo, y su incorporación digitalizada a través de la plataforma SIGNO (Servicio Integrado de Gestión Notarial), vendría a garantizar la exactitud de los datos, principio que rige la normativa de privacidad.

Tratamiento de datos sin soporte legal

El Tribunal, ante tal “obligación inédita” impuesta a los notarios, advierte que “la legislación notarial solo requiere la identificación de las personas, pero no la conservación del DNI, siendo precisamente un dato excluido expresamente del protocolo notarial”.

Al hilo de lo anterior, recuerda que incluso la legislación de blanqueo de capitales, únicamente requiere la conservación de la documentación de identificación en determinadas ocasiones y en relación a personas concretas, “excluyendo por ejemplo actos notariales o registrales que carezcan de contenido económico o sin relevancia o respecto de aquellos que actúan como testigos”

El polémico acuerdo “irrumpe también en la esfera de los ciudadanos, ya que desde el momento en el que la imagen digitalizada de su DNI se debe conservar en una base de datos, estaríamos ante un tratamiento de datos que no tendría soporte legal y al que no ha prestado su consentimiento”, sostiene el Tribunal.

En la misma línea, sopesa que “la conservación y digitalización del DNI en cualquier situación no se encuentra amparada en ninguna norma, ni siquiera en la del blanqueo de capitales, por lo que el Consejo General del Notariado impone una obligación nueva en el desempeño de las operaciones por parte del notario que afecta directamente a los ciudadanos”.

Por estos motivos, el TSJ en su reciente sentencia 1458/2020, de 1 de octubre, admite el recurso presentado, declara nulo de pleno derecho el acuerdo de 2017, obliga a destruir los datos almacenados y condena en costas a las partes demandadas por haber sido rechazadas todas sus pretensiones.