La importancia de los metadatos en los procesos de automatización documental

El concepto de ‘Legaltech’ no es un totum revolutum nacido de la era digital. Como ya han expuesto otros compañeros antes, el concepto nace en 1979 de la mano de la compañía LexisNexis, si bien es cierto, su popularización y relevancia para el sector no comenzó hasta 2008.

Ahora bien, dicho lo anterior, debemos reconocer que es a partir de 2011 cuando la rama de Legaltech experimenta una evolución exponencial derivada del nacimiento de startups. Este hito supone el fin de la estanqueidad en el uso de la tecnología en el sector legal y el comienzo de una nueva etapa.

A día de hoy son varias las líneas que dibujan el contorno de la definición del concepto de Legaltech y sus variantes, como el Lawtech.

Más allá de las discusiones conceptuales entre autores y gurús sobre el marco de lo que incorpora la práctica del Legaltech y lo diferencia de otras, el uso más común del término hace alusión a la incorporación de tecnología para la prestación o comercialización de servicios legales.

A través de esta idea descartamos, para el lector, la posible relación del término Legaltech con cuestiones jurídicas derivadas del uso de la tecnología, área que pertenece al Derecho de las Nuevas Tecnologías o la Ciberseguridad.

Aclarado, al menos de manera superficial, el espacio que abarca el concepto de Legaltech, es ocasión de definir los bloques que ocupan a día de hoy la práctica en despachos, asesorías y startups.

Encontramos dos líneas productivas:

• Servicios que eliminan o reducen la necesidad de acudir a un abogado en su modalidad tradicional.
• Servicios que aceleran la gestión de tareas de los abogados.

Entre estas dos patas que engloba el concepto, vamos a ocuparnos de la segunda de ellas, es decir, servicios que aceleran la gestión de tareas de los abogados. Entre estos servicios encontramos la automatización documental.

La automatización documental tiene gran relevancia en las organizaciones pues forma parte del knowledge de las empresas y agiliza la estructuración de dicho conocimiento, creando un proceso de mejora y aprendizaje organizacional.

Además, entre los beneficios que engloba, la automatización documental permite una mejora medible de la eficiencia de tiempos y costes de los abogados, reduciendo, además, el índice de errores por factor humano.

Uno de los proveedores de servicio para la automatización de documentos es Thomson Reuters, quien, mediante su programa Contract Express permite elaborar contratos y documentos jurídicos mediante plantillas automatizadas.

Para la creación de estructuras documentales automatizadas es importante diseñar un plan o programa estratégico de automatización que permita tener organizado el desarrollo, creación y actualización de los documentos.

El plan de automatización debe observar las fases de trabajo para cada área y en ellas definir los procesos de recogida y creación de datos, pero también observar los metadatos que incorporan cada modelo y que configurarán la estructura global de la automatización.

Si analizamos la etimología del término ‘metadato’ observamos que consta de dos palabras, una griega y otra latina. La palabra griega ‘meta’ significa “después de o más allá de”. Por su parte, la palabra latina ‘datum’ significa dato.

Por lo tanto, podemos definir los metadatos como aquel conjunto de datos que describen el contenido informativo de un recurso, de archivos o de información de los mismos, es decir, es la información que describe otros datos.

Entre los usos de los metadatos cabe destacar, además de la gobernanza de los datos, la integración y estandarización en los modelos automatizados, por ello cobran gran importancia en nuestros desarrollos.

Algunos de los metadatos destacables en la automatización de modelos mediante Contract Express pueden ser las referencias cruzadas o los formatos de estilo aplicados.

Estos parámetros cobran gran importancia desde el diseño de los modelos pues transmiten una información, no sólo de estilo, esencial al template principal en su estructura.

Para una mejor comprensión supongamos que el template principal tiene unos formatos de lista aplicados y un template que se incluye al principal (subtemplate) no cuenta con este formato de lista, pero sí con una lista numerada.

Como resultado tendremos, a simple vista, dos estilos en lista numerada, pero la información que recoge el párrafo con estilo aplicado y la información que recoge el párrafo de lista numerada es distinta, por lo que la información de un documento y de otro, no será la misma.

Por tanto, no prestar atención a los metadatos puede tener como resultado que el documento final resulte ininteligible o corrupto para la suite ofimática que ejecute nuestra plantilla y que el documento aparezca como corrupto, lo que sin duda proporcionará una experiencia insegura para el usuario.

Dicha inseguridad para el usuario tiene lugar en un error en el diseño de la solución tecnológica y puede suponer una barrera de acceso de los proyectos legaltech y su extensión en el sector legal.