Cinco hábitos de las personas más productivas

Da igual que trabajemos por cuenta propia o ajena. Siempre tratamos de aprovechar al máximo la jornada laboral y realizar nuestras tareas de forma eficiente. Sin embargo, a veces no lo conseguimos. Para ser más eficaces hay una serie de técnicas que podemos poner en marcha y que, sin añadir más horas a nuestra jornada laboral ni tener que hacer esfuerzos extra, nos van a permitir ser más productivos. Estas son cinco prácticas que se pueden llevar a cabo para lograr este objetivo.

1.- Transformar el desorden en orden

Nos atrevemos a decir que los términos “orden” y “productividad” son hermanos siameses. Es fundamental que seamos capaces de mantener nuestro puesto de trabajo limpio, sin cosas inútiles. Cada objeto tiene que tener su sitio, y siempre tiene que ser el mismo. Esto nos va a ayudar a no perder tiempo cada vez que busquemos algo que necesitamos.

Este orden no tiene que ver solo con el entorno de trabajo; debe hacerse extensible al contenido del ordenador. Hay que guardar, y solo lo verdaderamente necesario, las cosas en carpetas de fácil acceso. Los ordenadores en cuyos escritorios hay decenas de documentos sin organizar son un gran obstáculo para ser productivos.

«Es fundamental que seamos capaces de mantener nuestro puesto de trabajo limpio» (Foto: E&J)

2.- Trazar un plan de trabajo

La improvisación es mala amiga de la eficacia y la productividad. La acumulación de imprevistos a lo largo de la jornada termina por interferir en nuestro trabajo. Sabemos que muchas veces es difícil decir “no” a ciertas peticiones en el trabajo, pero hay que intentar hacerlo, porque si no pasamos de estar centrados en nuestro plan a estar dispersos en los planes de los demás.

Para conseguirlo, es importante focalizar la atención en una tarea y, cuando se finalice, comenzar con otra, procurando siempre colocar lo verdaderamente importante por encima de lo urgente.

3.- Definir objetivos claros y alcanzables

Las personas productivas se marcan unos objetivos que quieren conseguir. Para ello, es conveniente registrar la actividad por periodos de tiempo porque, si no lo hacemos así, esta lista de propósitos se termina convirtiendo en un compendio de buenas e inútiles intenciones.

Por ello, se hace imprescindible una gestión de la agenda que ajuste los objetivos a la realidad. Hay que planificar las metas a conseguir y controlar los tiempos con los que cuentan para cada actividad. Lo ideal es fijar las actuaciones a desarrollar a lo largo de toda la semana y, por supuesto, ceñirnos al plan y procurar que nuestro entorno se adapte. Esto nos ayudará a evitar las peticiones sorpresa a las que nos referíamos antes.

«Se hace imprescindible una gestión de la agenda que ajuste los objetivos a la realidad» (Foto: E&J)

4.- Poner el foco en los proyectos

Una cuestión que nos permite alcanzar mayores cotas de productividad es poner el foco en los proyectos, no en las tareas individuales que hay que desarrollar para llevarlos a cabo. De este modo, podremos cambiar de rumbo si algo no sale según lo esperado y modificar el método de trabajo para mejorarlo.

Por otra parte, para avanzar según lo previsto hay que saber delegar. Para conseguirlo tenemos que ser capaces de confiar labores a otras personas, automatizar procesos, tomar decisiones rápido, pedir ayuda o contratarla.

5.- Trabajar en equipo

El trabajo suele hacerse en equipo. Por ello, de poco sirve trazar un plan si no se ha consensuado con quienes forman parte de un proyecto común, dentro o fuera de la oficina. Esto es tan importante para conseguir resultados como las otras técnicas descritas.

Las nuevas tecnologías, las redes sociales y las telecomunicaciones permiten que el plan se pueda socializar sin barreras de colectivos, idiomáticas o de geografía. Es fundamental contar con una amplia red de contactos o networking que permita llevar a cabo los propósitos de forma fácil y viable.